Co w Prawie Piszczy | Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych, czyli akta pracownicze po nowemu
7280
post-template-default,single,single-post,postid-7280,single-format-standard,qode-social-login-1.0,qode-restaurant-1.0,ajax_fade,page_not_loaded,,wpb-js-composer js-comp-ver-5.4.4,vc_responsive

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych, czyli akta pracownicze po nowemu

Senat przyjął bez poprawek ustawę dotyczącą skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych. Ustawa czeka już tylko na podpis Prezydenta.

Po staremu

Obecne przepisy nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (pracodawcy). Okres ten jest jednym z najdłuższych w Europie. Przykładowo, czas przechowywania dokumentacji pracowniczej w Czechach wynosi od 3 do 30 lat, w  Niemczech od 6 do 10 lat, natomiast w Danii 5 lat. Wykonanie tego obowiązku – według szacunków – kosztuje przedsiębiorców rocznie ok. 130 mln zł.

Po nowemu

Zgodnie z przegłosowaną ustawą czas przechowywania akt pracowniczych ma ulec skróceniu do 10 lat.  Planowane zmiany nie będą jednak dotyczyć wszystkich pracowników.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

10-letni okres przechowywania akt pracowniczych będzie obowiązywać w odniesieniu do pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Ponadto – zgodnie z przyjętymi zmianami – ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. W tym celu pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach tych będą musiały się znajdować dodatkowo dane dotyczące wypłaconego przychodu, niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. Otrzymane dane ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. To z kolei ułatwi postępowanie przed organami ZUS, ponieważ pracownicy nie będą już musieli udowadniać przed nim historii swojego zatrudnienia.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Skróceniu będzie mógł również ulec okres przechowywania akt pracowniczych pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. W tym celu pracodawcy będą musieli złożyć w ZUS raporty, które zawierać będą dane dotyczące przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata  kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 r.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

Dobrą zmianą nie będą natomiast objęci pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. W ich przypadku okres przechowywania akt pracowniczych pozostanie 50-letni.

Pozostałe zmiany

W ustawie znalazły się również postanowienia dotyczące formy wypłaty wynagrodzenia. Od 1 stycznia 2019 roku zasadą będzie wypłacanie pensji na konto pracownika. Jedynie w przypadku złożenia przez pracownika stosownego wniosku, wypłata będzie dokonywana do rąk własnych. Jest to zatem odwrócenie obecnych, nieco archaicznych reguł.

Ponadto dzięki zmianom pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci elektronicznej. W tym celu pracodawcy będą musieli opatrzyć e-dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co więcej, dotychczasową dokumentację pracowniczą w formie papierowej, pracodawcy będą mogli zamienić na elektroniczną w ten sposób, że zeskanują ją, a następnie opatrzą kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

 

Autorzy:

Aleksandra Zomerska – consultant, t: +48 71 75 00 824, aleksandra.zomerska@olesinski.com

Tomasz Wróblewski – adwokat, manager, t: +48 71 75 00 765,  tomasz.wroblewski@olesinski.com

Autor: Aleksandra Zomerska

PRAWNIK

T: (+48) 71 75 00 824
M: aleksandra.zomerska@olesinski.com

Zaproponuj znajomym
Brak komentarzy.

skomentuj