Co w Prawie Piszczy | Miejsce pracy pod obserwacją
7605
post-template-default,single,single-post,postid-7605,single-format-standard,cookies-not-set,ajax_fade,page_not_loaded,,wpb-js-composer js-comp-ver-5.4.4,vc_responsive

Miejsce pracy pod obserwacją

W dzisiejszych czasach zewsząd otaczają nas kamery. Zdecydowana większość pracodawców stosuje lub zamierza stosować w zakładzie pracy monitoring wizyjny bądź w inny sposób kontroluje pracowników. Wraz z wejściem w życie RODO wprowadzono do Kodeksu pracy nowe przepisy, nakazujące zmianę treści regulacji wewnętrznych i sposobu stosowania monitoringu przez pracodawców. Przepisy wywołały szereg wątpliwości. Czy stosowanie monitoringu zawsze jest dozwolone? Czy trzeba informować pracowników o montażu kamer? Czy można nagrywać dźwięk? Do czego można wykorzystać nagrania? – to tylko nieliczne pytania, które spędzają sen z powiek pracodawcom.

W dodatku, wobec ekspresowego tempa zmian i braku okresu przejściowego, pracodawcy zostali zobowiązani w zasadzie do natychmiastowego dostosowania się do nowych wymagań. Ponadto, możliwość kontroli czy nałożenia kar w razie nieprawidłowości powoduje kolejne obawy. Prezes UODO uspokaja – pracodawcy powinni przede wszystkim podjąć działania dostosowujące, a na kompleksowe wdrożenie zmian mają czas do końca września 2018 roku. Nie jest to jednak formalne przesunięcie terminu obowiązywania nowych przepisów. Analogiczne zapewnienie nie pojawiło się niestety ze strony np. PIP, która w ramach kontroli również może być zainteresowana sposobem monitorowania pracowników.

Kiedy stosowanie monitoringu jest uzasadnione?

Pracodawca zamierzający wprowadzić w zakładzie pracy monitoring, w pierwszej kolejności powinien zastanowić się, czy jest to uzasadnione. Przykładowo – czy mam mienie, które muszę chronić? Czy mogę osiągnąć ten sam cel za pomocą innych, mniej inwazyjnych metod (np. firma ochroniarska zamiast monitoringu)?

Pracodawca nie ma przy tym dowolności w wyborze celu, dla którego zamierza stosować określoną formę monitoringu. Wiążące są dla niego ograniczenia celów wynikające bezpośrednio z Kodeksu pracy.

Monitoring wizyjny

Stosowanie na terenie zakładu pracy oraz w jego otoczeniu monitoringu wizyjnego jest dopuszczalne
w celu:

– zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,

– ochrony mienia pracodawcy,

– kontroli produkcji,

– zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Wystarczy żeby jedna przesłanka została spełniona żeby pracodawca mógł uzasadnić wprowadzenie monitoringu. Jest to jednocześnie katalog zamknięty, w związku
z czym nie może on samodzielnie ustalić innego przeznaczenia zastosowania monitoringu wizyjnego oraz przetwarzać nagrań pozyskanych w wyniku jego stosowania dla celów z nimi niezwiązanych.

Ze względu na potrzebę zapewnienia poszanowania prywatności pracowników oraz ochrony ich dóbr osobistych, zakresem monitorowania nie mogą być co do zasady objęte pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie, jak również pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej.

Oznaczenie terenu i pomieszczeń objętych monitoringiem

Po pierwsze, osoby monitorowane powinny być tego świadome – pomieszczenia i teren objęte monitoringiem muszą być w sposób widoczny i czytelny oznaczone.

Niezależnie od tego, pełna informacja o monitoringu powinna zostać przekazana pracownikowi na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy. Przy wejściu na teren zakładu powinna być dostępna klauzula informacyjna, obejmująca zwłaszcza dane administratora danych przetwarzanych w wyniku stosowania monitoringu.

Dostęp do nagrań tylko przez 3 miesiące

Największe kontrowersje budzi wprowadzony limit czasowy przetwarzania nagrań uzyskanych
w wyniku stosowania monitoringu wizyjnego. Okres ten nie może przekraczać 3 miesięcy. Wyjątek stanowi sytuacja, w której, nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić taki dowód. Wtedy, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

W praktyce, nagrania mogłyby zostać wykorzystane w sprawach, o których pracodawca w ciągu 3 miesięcy nie ma żadnych wiadomości i które w tym czasie w ogóle nie zostają wszczęte. Stanie się tak na przykład w przypadku wykrycia kradzieży mienia po dłuższym okresie (np. po rocznej inwentaryzacji). W takim przypadku nagranie (często jedyny dowód w sprawie) nie będzie już istniało.

Monitoring poczty elektronicznej pracowników

W Kodeksie pracy, obok monitoringu wizyjnego, wprost uregulowano także zasady stosowania monitoringu poczty elektronicznej pracowników. Również w tym przypadku ustawodawca określił
w sposób zamknięty katalog celów, dla których wprowadzenie tej formy kontroli jest dopuszczalne.

Poczta elektroniczna może być monitorowana dla:

– zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy,

– właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

W jaki sposób oznaczyć monitorowanie pracowniczego maila? Jak bezpiecznie i bez naruszenia tajemnicy korespondencji prowadzić monitoring? To kolejne dylematy pracodawców związane z nowymi regulacjami.

Pozostałe formy monitoringu

Monitoring wizyjny i dostęp do poczty elektronicznej to nie jedyne formy monitoringu. Pracodawcy powinni zweryfikować wszystkie prowadzone przez siebie/planowane do wdrożenia rodzaje monitorowania aktywności pracowników i prawidłowo wdrożyć nowe zasady.

Oprócz aspektów technicznych uwaga na formalności

Nowe przepisy wymagają od pracodawców dostosowania regulacji wewnętrznych (dostosowania układu zbiorowego pracy/regulaminu pracy).

Pracodawca jest ponadto zobowiązany poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu,
w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Na co będą zwracali uwagę inspektorzy w razie ew. kontroli? Na razie nie ma oficjalnych stanowisk/wytycznych Prezesa UODO czy PiP. Na ten moment kluczowe jest, by pracodawcy zweryfikowali jakie rodzaje monitoringu stosują/czy istnieje konieczność wprowadzenia dodatkowych form a następnie dostosowali regulacje wewnątrzzakładowe do nowych wymogów.

Autor: Magdalena Kordas

SENIOR CONSULTANT / APLIKANT RADCOWSKI

magdalena.kordas@olesinski.com

Więcej

Zaproponuj znajomym
Brak komentarzy.

skomentuj