Co w Prawie Piszczy | e-sprawozdania finansowe 2018 – podsumowanie
8542
post-template-default,single,single-post,postid-8542,single-format-standard,cookies-not-set,ajax_fade,page_not_loaded,,wpb-js-composer js-comp-ver-5.4.4,vc_responsive

e-sprawozdania finansowe 2018 – podsumowanie

15.07.2019 r. za nami – a wraz z nim dla większości spółek[1] upłynął ustawowy termin na złożenie do Krajowego Rejestru Sądowego dokumentów finansowych, po raz pierwszy sporządzanych i podpisywanych elektronicznie.

Przepisy o e-dokumentach finansowych[2] weszły w życie niemal rok temu (01.10.18), jednak prawdziwą burzę wywołały w okresie 03-07.2019 r. kiedy to przypadały ustawowe terminy związane z przygotowaniem, zatwierdzeniem i złożeniem sprawozdania za 2018 r. W tym czasie w zakresie podpisów elektronicznych i e-sprawozdań doradzaliśmy kilkudziesięciu spółkom.

Jak wypadło „pierwsze starcie” przedsiębiorców z e-sprawozdaniami?

Kłopotliwy XML

Określone przez Ministerstwo Finansów (MF) struktury logiczne sprawozdań sporządzanych zgodnie z ustawą o rachunkowości mają format XML, zastosowany już wcześniej dla schematów JPK.

Podobnie jak w przypadku JPK, stosunkowo szybko pojawiły się programy księgowe pozwalające na wygodne i czytelne tworzenie e-sprawozdań. Również MF udostępniło w tym celu dedykowaną aplikację. Niestety, przy tworzeniu tych narzędzi nie ustrzeżono się błędów.

Najczęstszym uchybieniem było wskazanie w danych identyfikujących jednostkę numeru NIP zamiast numeru KRS – na co zezwalały niektóre programy księgowe, w tym aplikacja MF. Tymczasem podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców powinny posługiwać się tutaj numerem KRS. Jeśli przy wgrywaniu sprawozdania do RDF i S24 numer KRS nie zgadza się z danymi spółki, albo gdy zamiast numeru KRS podany jest NIP – systemy nie pozwalają na dołączenie takiego pliku do zgłoszenia.

Problemy zagranicznych zarządów

Nowe przepisy chyba najbardziej dały się we znaki zagranicznym członkom zarządów.

Struktury logiczne e-sprawozdań zostały przygotowane wyłącznie w języku polskim. Pomijając kwestię „czytelności” plików XML, członek zarządu nieznający jęz. polskiego nie może zapoznać się z dokumentem, pod którym musi złożyć podpis. Również same systemy sądowe służące do składania sprawozdań (RDF i S24) dostępne są jedynie po polsku. Z jednej strony wydaje się to zrozumiałe – to język urzędowy naszego kraju, z drugiej jednak, mając świadomość tego, jak duże jest zaangażowanie cudzoziemców w struktury korporacyjne polskich spółek, warto by przemyśleć udostępnienie rozwiązań pozwalających im świadomie i swobodnie działać na naszym rynku.

Jeżeli taka osoba dodatkowo nie posiada numeru PESEL, właściwie jedyną dostępną opcją podpisania dokumentów jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Wprawdzie istnieje też możliwość uzyskania numeru PESEL i następnie utworzenia profilu zaufanego ePUAP, jednak procedury administracyjne wydłużają cały proces, a sama platforma ePUAP również dostępna jest jedynie po polsku.

Teoretycznie (wg objaśnień MF), do podpisania e-dokumentów finansowych odpowiedni będzie także kwalifikowany podpis elektroniczny uzyskany w innym kraju UE, a nawet spoza UE. Warunkiem jest zgodność z algorytmem XAdES. Niestety w praktyce dokumenty takie były odczytywane jako podpisane podpisem niekwalifikowanym i nie były akceptowane przez systemy sądowe.

Ograniczenia systemów

Okazało się również, że zarówno system RDF, jak i S24 na etapie wgrywania dokumentów posiadają pewne ograniczenia i wymogi techniczne, które wcześniej mogły nie być znane przedsiębiorcom, czy nawet audytorom.

Przykładem jest limit wielkości pojedynczego pliku wgrywanego do systemu (max 5 MB), czy ograniczenia dot. użycia w nazwie pliku znaków specjalnych, takich jak kropka czy myślnik.

Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe – wysyłać do urzędu skarbowego czy nie?

Początkowo wydawało się jasne, że zmiana art. 27 ust. 2 zd. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych[3] zwolniła podatników CIT wpisanych do KRS z obowiązku odrębnego przesyłania właściwemu urzędowi skarbowemu zarówno kopii sprawozdania finansowego wraz ze sprawozdaniem z badania, jak i uchwały zatwierdzającej. Do takiej interpretacji przepisu przychyliło się również MF w opublikowanych objaśnieniach.

W ostatnim czasie w kilku czołowych tytułach prasowych pojawiały się jednak artykuły, w których wskazywano na konieczność przesyłania samej uchwały zatwierdzającej do właściwego US. Według autorów, redakcja przepisu nie pozwala przyjąć, że obowiązek  ten przestał dotyczyć uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania. Zgodnie z tym poglądem, do US nie wysyła się już sprawozdania finansowego i ew. opinii biegłego rewidenta, natomiast powinna zostać przesłana sama uchwała.

Póki co jednak same urzędy skarbowe nie prezentują w tym zakresie jednolitego stanowiska. Niektóre z nich wskazują, że nie ma potrzeby niezależnego przesyłania papierowej wersji uchwały, inne zalecają takie działanie. Niezbędna wydaje się tu interwencja ustawodawcy.

Nadchodzą dalsze zmiany

Już wkrótce pojawią się kolejne zmiany dot. e-sprawozdań finansowych oraz postępowania rejestrowego w ogóle.

Od 1.01.2020 r. możliwe będzie podpisanie dokumentów finansowych przy użyciu podpisu osobistego zapisanego na e-dowodzie osobistym (o szczegółach pisaliśmy w naszym newsletterze tutaj).

Natomiast od 1.03.2020 r. wszystkie wnioski do sądu rejestrowego mają być wnoszone wyłącznie elektronicznie.[4] Znacząco zwiększy się więc wykorzystanie elektronicznych ścieżek składania podpisu.

Podsumowanie

Elektronizacja procedur była nieunikniona i z pewnością potrzebna, jednak zmierzenie się z tymi zmianami po raz pierwszy stanowiło niewątpliwie duże wyzwanie. Naszym zdaniem, ostateczny rachunek – mimo napotkanych po drodze trudności, wątpliwości, problemów technicznych i barier językowych –  wykazuje zysk. Zyskaliśmy doświadczenia, które pozwolą przedsiębiorcom efektywniej podejść do tematu w kolejnych latach.

Tegoroczny okres sprawozdawczy był dla nas cenną lekcją także z innych przyczyn. Obecne realia powodują, że zagadnienia prawne i biznesowe coraz ściślej łączą się z kwestiami informatycznymi / technologicznymi i zmuszają nas, doradców, jak i naszych Klientów do poszerzania kompetencji także poza stricte „nasz przedmiot zainteresowań”. Bardzo wyraźnie przejawiło się to właśnie w projektach dotyczących e-sprawozdań – bez znajomości podstawowych kwestii technicznych, przejście przez cały proces mogło być znacznie utrudnione.

[1] Maksymalny termin ustawowy dotyczący spółek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym

[2] Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2018 poz. 398

[3] Art. 27 ust. 2 zd. 1 uCIT: Podatnicy, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki – także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

[4] Zgodnie z założeniami nowelizacji przyjętej w dniu 26.01.2018 r. – zob. przypis 1.

Autor: Paulina Szewc

CONSULTANT / LEGAL DEPARTMENT

paulina.szewc@olesinski.com

Zaproponuj znajomym
Brak komentarzy.

skomentuj