22 cze e-PUAP – udogodnienie czy utrudnienie?

Kilka słów o e-PUAP

Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (e-PUAP) została wprowadzona w 2005 roku Ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Ma ona na celu udostępnianie obywatelom, przedsiębiorcom oraz instytucjom publicznym podstawowych usług drogą elektroniczną.

W ostatnim czasie wzrasta jednak ilość spraw z udziałem administracji publicznej załatwianych przez przedsiębiorców z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych. Od jakiegoś czasu obowiązują przepisy dotyczące składania Jednolitego Pliku Kontrolnego w zakresie podatku VAT, a od grudnia 2018 przesyłanie tzw. L-4 przez lekarzy do ZUS, który następnie udostępni zwolnienie pracodawcy, będzie odbywać się już wyłącznie przez platformę PUE ZUS.

Najnowsze przepisy regulujące składanie dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS) i zgłaszanie do Urzędu Ochrony Danych informacji o Inspektorze Ochrony Danych (dalej: IOD) wymuszają na przedsiębiorcach użycie e-PUAP.

Z biegiem czasu takich regulacji będzie na pewno coraz więcej, dlatego też już teraz warto rozważyć założenie konta na platformie e-PUAP.

Składanie dokumentów do KRS w formie elektronicznej

Dla zwolenników papierowej formy dokumentów składanie sprawozdań finansowych od marca 2018 roku może okazać się kolejnym utrudnieniem nakładanym na przedsiębiorców przez ustawodawcę.

Od tej bowiem daty każdy podmiot zarejestrowany w KRS obowiązany jest do złożenia sprawozdania w formie elektronicznej. Co więcej, sprawozdania te mają być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP przez osobę (będącą członkiem organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej, syndykiem albo likwidatorem), której numer PESEL widnieje w KRS.

To wszystko za sprawą nowelizacji Ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz.395) oraz Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. Nr 121, poz. 769), która skonkretyzowała obowiązek spółek w tym zakresie.

Biorąc pod uwagę powyższe, nowe przepisy niejako wymuszają na osobach uprawnionych do złożenia sprawozdań utworzenie konta e-PUAP lub uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego i samodzielne przejście procedury sprawozdawczej nieodpłatnego zgłoszenia dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych za pomocą systemu prowadzonego przez Ministra Sprawiedliwości.

Co więcej, warto również wskazać, że nowelizacja okazała się być niepełna, bowiem zupełnie pominęła kwestie związane z pełnieniem funkcji członka zarządu przez osoby nieposiadające PESEL (bardzo często w zarządach polskich spółek zasiadają wyłącznie obcokrajowcy). Wówczas istnieje możliwość wystąpienia o nadanie takiego numeru. W przypadku  niemożności przejścia procedury bezpłatnego złożenia sprawozdań w repozytorium dokumentów finansowych istnieje możliwość złożenia odpłatnego wniosku za pomocą systemu S-24 przez pełnomocnika (opłata od wniosku wynosi 140 złotych).

Co ciekawe, samo zgłoszenie owego sprawozdania jest możliwe przez co najmniej jedną osobę z organu uprawnionego do reprezentacji i bez znaczenia dla prawidłowości zgłoszenia jest tutaj sposób reprezentacji danego podmiotu, który został ujawniony w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Elektroniczne zawiadomienie o powołaniu IOD

Oprócz obowiązku składania sprawozdań finansowych w drodze elektronicznej, w tej samej formie należy zgłosić powołanie Inspektora Ochrony Danych (dalej: „IOD”). Instytucja ta zastępuje Administratora Bezpieczeństwa Informacji, a  została wprowadzona przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. (dalej: „RODO”).

RODO określa, które podmioty mają obowiązek powołania IOD, a także wskazuje, że w pozostałych przypadkach ustanowienie IOD może być dobrowolne.

Zgodnie z nową Ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000), podmiot, który wyznacza inspektora, ma obowiązek poinformowania o tym Prezesa Urzędu Ochrony Danych w ciągu 14 dni od wyznaczenia. Zawiadomienie takie sporządza się we wspomnianej wcześniej postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP. Również w tym przypadku, tak jak przy składaniu sprawozdań finansowych, ustawodawca nie przewiduje żadnej innej formy spełnienia tego obowiązku.

W przypadku zgłoszeń IOD sporym udogodnieniem zdaje się być możliwość dokonania go za pomocą pełnomocnika, jednakże warto wskazać, że pełnomocnictwo również musi być udzielone w formie elektronicznej.

Podsumowanie

Jak widać ostatnie zmiany wprowadzane do polskiego ustawodawstwa idą w kierunku zelektronizowania codziennych czynności podejmowanych w biznesie, dlatego też posługiwanie się profilem e-PUAP czy też posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez kluczowe osoby w spółkach zdaje się być nieuniknione. Mimo że proces przejścia na system elektroniczny jest czasochłonny, warto już teraz poświęcić chwilę na utworzenie profilu e-PUAP, bowiem pozwoli to zaoszczędzić czas w przyszłości.