12 lut Należyta staranność kluczem do bezpieczeństwa
Zgodnie z projektem ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, spółka może zostać pociągnięta do odpowiedzialności w przypadku, gdy dojdzie do popełnienia przestępstwa lub przestępstwa skarbowego:
- przez organ podmiotu zbiorowego lub jego członków w związku z działalnością spółki,
- pozostającego w bezpośrednim związku z działalnością spółki, jeżeli zostało popełnione przez:
– osobę uprawnioną do reprezentacji, podejmowania decyzji lub sprawowania nadzoru,
– osobę dopuszczoną do działania w strukturach spółki – wskutek nadużycia uprawnień,
– pracownika spółki, w związku ze świadczeniem pracy. - z którego spółka osiągnęła korzyść majątkową (chociażby pośrednio) popełnionego przez kontrahenta lub jego pracownika, jeśli czyn ten pozostaje w związku z wykonaniem umowy zawartej ze spółką oraz jeżeli osoby w strukturze spółki mogły się dowiedzieć, że będą oni usiłowali popełnić lub popełnili przestępstwo, albo jeżeli wiedzieli o nieprawidłowościach w organizacji kontrahenta.
Warunkiem przypisania spółce odpowiedzialności będzie wykazanie co najmniej braku należytej staranności ze strony podmiotu zbiorowego w wyborze osoby (sprawcy przestępstwa), która działała w imieniu podmiotu zbiorowego lub w wykonaniu umowy z nim zawartej bądź winy w nadzorze nad tą osobą. Może ono zostać przypisane również w przypadku istnienia nieprawidłowości w organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie przestępstwa (tzw. „winy w organizacji”).
Ustawa nie wskazuje, jak należy rozumieć należytą staranność, chociaż od tego, czy jej dochowano w konkretnym przypadku może zależeć czy i jaka sankcja karna zostanie zastosowana wobec spółki.
Co istotne, ciężar dowodu zachowania należytej staranności spoczywać będzie na podmiocie zbiorowym – to właśnie spółka będzie musiała wykazać, że mimo popełnienia przestępstwa w zakresie prowadzonej przez nią działalności, dochowano reguł ostrożności wymaganych w danych okolicznościach. Takie dowodzenie może być o tyle trudne, że ustawa nie wprowadza wprost listy dokumentów (procedur, wytycznych) czy konkretnych działań, których podjęcie zapewni zwolnienie z odpowiedzialności przedsiębiorcy.
Kluczem do zwiększenia bezpieczeństwa nie tylko spółki, ale i jej menedżerów jest zatem wdrożenie efektywnych mechanizmów zarządzania, w tym m.in. zapobiegania nieprawidłowościom oraz odpowiedniej reakcji na nie.
Podmiot zbiorowy będzie mógł zwolnić się z odpowiedzialności za „winę w organizacji”, jeśli wykaże, że w spółce m.in.:
- określono zakres odpowiedzialności organów podmiotu zbiorowego, jego komórek organizacyjnych, pracowników lub osób uprawnionych do działania w jego imieniu lub interesie (nie dotyczy mikroprzedsiębiorców);
- zostały określone zasady postępowania na wypadek zagrożenia popełnienia czynu zabronionego lub skutków niezachowania reguł ostrożności (nie dotyczy mikroprzedsiębiorców);
- została określona osoba (compliance oficer) lub komórka organizacyjna, nadzorująca przestrzeganie przepisów i zasad regulujących działalność podmiotu, który jest co najmniej średnim przedsiębiorcą;
- organ podmiotu lub osoba uprawniona do jego reprezentacji, podejmowania w jego imieniu decyzji lub sprawowania nadzoru, w związku z działaniem w interesie lub na rzecz tego podmiotu, nie wiedział i przy zachowaniu należytej staranności nie mógł się dowiedzieć o nieprawidłowości w organizacji, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie czynu zabronionego.
Dodatkowo zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed odpowiedzialnością powinno polegać również na kompleksowym zabezpieczeniu procesu rekrutacyjnego i ocen okresowych pracowników oraz wprowadzeniu mechanizmów wyboru kontrahentów i nadzoru nad nimi (z perspektywy możliwości przypisania „winy w wyborze” oraz „winy w nadzorze”).
Same procedury jednak to nie wszystko – aby ich wykonywanie było skuteczne, spółka powinna również przeprowadzać cykliczne działania informacyjno-szkoleniowe w zakresie stosowania wypracowanych mechanizmów.
W praktyce przygotowanie do wymogów ustawy wymagać może wdrożenia kompleksowego systemu compliance (jeżeli spółka takiego nie posiada) lub przeprowadzenia audytu obecnie obowiązujących procedur i dostosowania ich do wymogów ustawy.
Autor: Anna Łużniak
Autor: Justyna Papież-Łogin
SENIOR ASSOCIATE | ADWOKAT | OW LEGAL