RODO: pracodawca a związki zawodowe [cz. II: uprawnienia informacyjne]

Związki zawodowe odgrywają szczególną rolę – jako reprezentant interesów pracowników, emerytów, rencistów, bezrobotnych i ich rodzin, biorący aktywny udział w tworzeniu przepisów wewnątrzzakładowych i kontrolujący przestrzeganie prawa pracy oraz zasad BHP przez pracodawców.

Dla realizacji tych zadań, ustawodawca przyznał im szereg uprawnień. Zakładowe i międzyzakładowe organizacje związkowe mogą zwrócić się do pracodawcy z żądaniem udzielenia im niezbędnych informacji, w szczególności dotyczących:

  • warunków pracy i zasad wynagradzania,
  • działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy, związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian;
  • stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia;
  • działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Natomiast pracodawca – co do zasady – zobowiązany jest im tych informacji udzielić, w terminie 30 dni od otrzymania wniosku.[1]

Czy zawsze wszystkie żądane przez związek informacje należy udostępnić? Jeśli nie, to gdzie postawić granicę? Czy związek ma prawo do kontroli wykonywania przez pracodawcę obowiązków wobec konkretnych pracowników oraz uzyskiwania informacji co do warunków ich pracy i płacy, nawet bez ich wiedzy? W szczególności teraz, kiedy w grę wchodzą również przepisy RODO?

Na te pytania odpowiadamy w dzisiejszym wpisie.

Co na to RODO?

Zawsze, gdy informacje przekazywane związkom zawierać będą dane osobowe (np. lista pracowników zatrudnionych przy pracach szczególnie niebezpiecznych), zastosowanie znajdą obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych – w tym RODO.

Co do zasady, pracodawca będzie administratorem tych danych i będzie je udostępniał w  ramach ciążących na nim obowiązków prawnych, tj. wykonywania ustawowych obowiązków informacyjnych wobec związków. Powinno to znaleźć odzwierciedlenie w wewnętrznej dokumentacji RODO i klauzulach informacyjnych, którymi operuje.

Udostępnione dane związek będzie przetwarzał do własnych celów i własnej odpowiedzialności, w związku z czym stanie się ich niezależnym administratorem, na którym spoczywać będą analogiczne obowiązki.

O co może zapytać związek i kiedy trzeba odpowiedzieć?

Uprawnienia związków do uzyskiwania informacji zostały określone przez ustawodawcę stosunkowo szeroko i nieprecyzyjnie. Nie oznacza to jednak, że są one nieograniczone.

Związek może żądać udostępnienia tylko tych informacji, które łączą się z jego działalnością i są niezbędne do jej prowadzenia. Dodatkowo, zgłoszone żądanie należy zawsze ocenić w kontekście ochrony poufności danych i ustalić, czy ujawniając informację działamy w granicach prawa i nie naruszamy praw lub dóbr osobistych jednostki.

Dopiero w przypadku łącznego spełnienia wszystkich ww. warunków, żądaną informację będzie można udostępnić.

Słony koszt pomyłki

Pracodawca dokonując każdorazowo oceny, powinien mieć na względzie, że ma do czynienia z bardzo wrażliwym obszarem.

Nieuzasadniona odmowa udzielenia żądanych informacji może zostać z kolei uznana za utrudnianie działalności związkowej zagrożone grzywną albo karą ograniczenia wolności.[2]

Ile zarabia Kowalski?

W przeszłości (a zdarza się, że również aktualnie!) związki uznawały, że kontrolując prawidłowość wykonywania uzgodnień systemu wynagradzania przez pracodawcę, mają prawo do uzyskiwania informacji o indywidualnym wynagrodzeniu pracownika.

Ostatecznie głos zabrał Sąd Najwyższy i uchwałą z 16.07.1993 r. rozstrzygnął, że uprawnienie do kontrolowania przez związki przestrzegania prawa pracy i zasad wynagradzania pracowników nie uprawnia ich do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia konkretnego pracownika.[3]

Co więcej, ujawnienie takiej informacji bez zgody pracownika może stanowić naruszenie jego dobra osobistego i nieuzasadnione (bez podstawy prawnej i wymaganej zgody) udostępnienie danych osobowych.

Nie zawsze jednak wynagrodzenia to tabu

Z drugiej strony, często pracodawcy, powołując się na ww. uchwałę i przepisy o ochronie danych osobowych, błędnie odmawiają podania związkom jakichkolwiek, nawet ogólnych, informacji o wynagrodzeniach pracowników.

Tymczasem nie powinno ulegać wątpliwości, że związek w obszarze wynagrodzeń może uzyskać dostęp np. do zbiorczego zestawienia wysokości otrzymywanego przez pracowników wynagrodzenia (z podziałem np. na zajmowane stanowiska, płeć lub inne okoliczności). Informacje takie należy przekazać  w odpowiednim stopniu ogólności – tak, by nie można było przypisać konkretnych kwot do określonych osób.

Możliwe jest także – co wyraźnie potwierdził GIODO[4] – pobieranie przez związki informacji o globalnej wysokości składek wpływającej na konto związku oraz wysokości poszczególnych składek (w przypadku, gdy nie są one ustalane jako procent z wynagrodzenia – o czym pisaliśmy szerzej tutaj: https://cowprawiepiszczy.com/2018/09/19/czesc-1-potracanie-skladek-czlonkowskich).

Czy związek powinien się tłumaczyć?

Związek co do zasady nie ma obowiązku uzasadniać swojego żądania, a pracodawca nie ma możliwości prawnego wyegzekwowania uzasadnienia. Przy czym przyjmuje się, że złożenie przez związek wniosku z uzasadnieniem stanowić będzie wyraz dobrych praktyk we wzajemnej współpracy z pracodawcą.

Jeśli w ocenie pracodawcy istnieją przesłanki do odmowy udostępnienia żądanych informacji, dobrym rozwiązaniem. Wykazującym należytą staranność, może być wystąpienie przez pracodawcę do związku o uzasadnienie swojego żądania.

Oczywiście i w takim przypadku związek nie jest zobligowany do wyjaśnienia swoich racji. Nie przedłuży to również terminu na udzielenie odpowiedzi przez pracodawcę.

 

***

Omówiliśmy już kwestię reagowania na żądania udostępnienia informacji skierowane do pracodawcy przez organizację związkową. Czasem to jednak pracodawca zmuszony będzie poprosić związek o ujawnienie mu pewnych informacji o pracowniku – np. w ramach indywidualnych konsultacji spraw dot. stosunku pracy.

Jak dobrze przeprowadzić takie konsultacje i nie narazić się na odpowiedzialność wynikającą z prawa pracy i RODO? O tym już niedługo, w kolejnym wpisie z serii.

[1] Art. 28 ustawy o związkach zawodowych.

[2] Art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy o związkach zawodowych.

[3] Uchwała SN z 16.07.1993 r., sygn. I PZP 28/93, OSNC 1994, Nr 1, poz. 2.

[4] Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 23 sierpnia 2013 r., DOLiS/DEC-859/13, www.giodo.gov.pl, LEX nr 203515.

Autor: Katarzyna Serwatka

SENIOR CONSULTANT
RADCA PRAWNY

katarzyna.serwatka@olesinski.com

Więcej