20 maj RODO: Pracodawca a związki zawodowe [Cz. IV: Udostępnianie pomieszczeń organizacji związkowej]
Jednymi z głównych celów związków zawodowych jest reprezentowanie i obrona praw pracowników, ich interesów zawodowych i socjalnych. Aby te cele jak najlepiej realizować, w zakładach pracy działają zazwyczaj zakładowe organizacje związkowe. Na co dzień prowadzą konsultacje i inną korespondencję – zarówno z pracodawcą, jak i samymi pracownikami. Gdzie przygotowują te dokumenty i gdzie później je przechowują?
Co do zasady, pomieszczenia te powinien udostępnić pracodawca – który jednocześnie, pod żadnym pozorem, nie może mieć dostępu do poufnych danych przetwarzanych przez organizację. Jak pogodzić to z ochroną danych osobowych? O tym dziś w kolejnym, już ostatnim artykule z serii.
Administrator gościem u administratora
O ile fizycznie istnieje taka możliwość, pracodawca ma obowiązek udostępnić zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania przez nią działalności. Warunki tego udostępnienia strony ustalają w umowie lub w układzie zbiorowym pracy.
Administratorem danych osobowych, przechowywanych w udostępnionych pomieszczeniach, pozostaje wyłącznie organizacja związkowa. Znajdujące się tam dokumenty i pliki komputerowe przepełnione są danymi szczególnej kategorii, obejmującymi przynależność związkową pracowników, do których pracodawca co do zasady nie powinien mieć dostępu.
Dlatego powinien on dochować szczególnej staranności w celu ograniczenia ryzyka nielegalnego przetwarzania danych związkowych przez siebie i swoich pracowników.
Dostęp tylko dla upoważnionych
Pracodawca powinien ustalić zasady dostępu do pomieszczeń udostępnionych organizacji związkowej – najlepszym rozwiązaniem będzie ograniczenie dostępu do osób przez nią upoważnionych. Dobrą praktyką będzie tu dodatkowo polityka kluczy.
Urządzenia techniczne też od pracodawcy
Analogicznie do pomieszczeń, pracodawca powinien również udostępnić niezbędne dla działalności związkowej urządzenia techniczne. W praktyce sprowadza się to najczęściej do udostępnienia telefonu, komputera wraz z dostępem do Internetu, a także drukarki/ kserokopiarki.
Organizacja związkowa powinna z kolei zadbać o odpowiednie zabezpieczenie sprzętu, między innymi poprzez zastosowanie haseł oraz dedykowanych loginów. Ważne, by całość danych nie wędrowała automatycznie na wspólny z pracodawcą serwer – co niestety nie dla wszystkich może być oczywiste (np. w przypadku korzystania z ogólnodostępnego skanera).
Należy zwrócić szczególną uwagę na organizację wydruku dokumentów związkowych, tak by nie dostały się one do rąk osób nieuprawnionych. Dobrym rozwiązaniem wydaje się korzystanie z drukarki dedykowanej, do której nie mają dostępu inni pracownicy.
Monitoring pomieszczeń związkowych? Zakazany
Po zeszłorocznych zmianach, monitoring wizyjny w pomieszczeniach udostępnianych organizacjom związkowym był dopuszczalny, tylko wtedy, jeżeli było to niezbędne do realizacji wskazanych w Kodeksie pracy celów i po uzyskaniu uprzedniej zgody związku.
Od 04.05.2019 r. wprowadzono jednak bezwzględny zakaz ich monitorowania, uzasadniony istnieniem dużego ryzyka naruszenia zasad wolności i niezależności związków zawodowych. Pracodawcy, którzy wcześniej te pomieszczenia monitorowali, musieli usunąć kamery do ostatniej soboty (tj. 18.05.2019 r.).
***
To już ostatnia część przygotowanej przez O&W serii „RODO: Pracodawca a związki zawodowe”.
Przez kilka ostatnich miesięcy, w maksymalnie przystępny sposób, staraliśmy się przekazać Państwu wiedzę z zakresu bezpiecznego i legalnego przepływu danych osobowych pomiędzy pracodawcą, a działającymi u niego organizacjami związkowymi. Wybraliśmy – w naszej ocenie – najważniejsze, ale oczywiście nie wszystkie tematy z tego zakresu.
Jeżeli jeszcze jakieś zagadnienia dotyczące współpracy z organizacjami związkowymi są dla Państwa szczególnie interesujące – zachęcamy do komentowania lub bezpośredniego kontaktu z naszymi doradcami.
Autor: Katarzyna Serwatka
SENIOR ASSOCIATE | RADCA PRAWNY | OW LEGAL
