27 wrz Rygoryzm postępowania dowodowego wobec przedsiębiorców

Dziś w ramach cyklu o sporach gospodarczych przyszedł czas na najistotniejszy dla przyszłego orzeczenia etap postępowania sądowego – postępowanie dowodowe.

Prymat dokumentów

Jak wynika ze statystyk Ministerstwa Sprawiedliwości sprawy gospodarcze zaraz po sprawach upadłościowych i restrukturyzacyjnych trwają najdłużej ze wszystkich prowadzonych kategorii sporów sądowych[1]. Są one oczywiście bardziej skompilowane, jednak w ocenie ustawodawcy istotną przyczyną opóźnień jest powoływanie wielu świadków wobec braku dowodów z dokumentów. Przedsiębiorcy często nie przykładają wagi do spisywania ustnych ustaleń, po czym np. w sporach budowlanych powołują na świadków pracowników, aby udowodnić zakres robót budowlanych. Nowelizacja ma odwrócić ten stan rzeczy. Od listopada dowodem potwierdzającym czynność strony, która skutkuje nabyciem, utratą lub zmianą uprawnienia strony będzie w sporach gospodarczych wyłącznie dokument. Wyjątkiem od tej zasady będzie sytuacja, gdy strona wykaże, że gdy wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych.

Uznano, że przedsiębiorcy jako podmioty prowadzące profesjonalną działalność gospodarczą są świadome ryzyka sporów sądowych, dlatego też w sposób odpowiedzialny powinny dokumentować transakcje i inne zdarzenia. Przy czym należy zaznaczyć, że obowiązek dokumentowania dotyczy czynności własnych podejmowanych przez stronę, a nie jej przeciwnika procesowego czy osoby trzecie.

Warto zauważyć, że pojęcie „dokument” jest dużo szersze od zwyczajowego podpisanego pisma na papierze. Dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. W ten sposób za dowód posłuży wiadomość e-mail, fotografia czy notatka służbowa. Szczególnie ta ostatnia może zyskać na popularności przy dokumentowaniu, że nie doszło do czynności, która wymaga działania obydwu stron np. w notatce zostanie zapisane, że druga strona odmówiła podpisania protokołu. W ten sposób strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych.

Mając na względzie powagę dokumentowania czynności na wypadek sporu, informacja o restrykcyjnym obowiązku dowodowym powinna zostać rozpowszechniona pośród członków zarządu i kadry kierowniczej przedsiębiorstwa, szczególnie należącego do branży budowlanej. Aktualne przyzwyczajenie do ustnych ustaleń między stronami, które potwierdzą w przyszłości świadkowie, w nowym stanie prawnym może uniemożliwić odzyskanie należnych środków finansowych. Przy zdyscyplinowaniu pracowników pomocne może okazać się wdrożenie polityki wewnętrznej z określeniem rodzaju obowiązków dokumentacyjnych przeznaczonych do właściwych kategorii spraw i terminów archiwizacji.

Troska o świadka

Ostatecznie jednak, gdy w sprawie brak jest dowodów lub okazały się niewystarczające do wyjaśnienia faktów istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, sąd przystąpi do przesłuchania świadków. Wskazując jednak potencjalnych świadków, trzeba kierować się dużą ostrożnością. We wszystkich sporach, nie tylko sprawach gospodarczych, nałożono na stronę obowiązek dołożenia starań by osoba ta stawiła się w wyznaczonym czasie i miejscu.  Ma to wykluczyć sytuację, gdy wezwani świadkowie nie pojawiają się przed sądem z uwagi np. na nieodebranie wezwania w terminie albo zmianę miejsca zamieszkania.

Ustawodawca nie sprecyzował zakresu obowiązków, które ma podjąć strona. Wskazano jedynie, że w szczególności powinna zawiadomić świadka o obowiązku, czasie i miejscu stawiennictwa. Biorąc pod uwagę, że sąd wzywa świadka za pośrednictwem listu poleconego, środki podjęte prze stronę powinny być odmienne, np. wiadomości e-mail, sms czy przez media społecznościowe. W praktyce oczekiwania mogą być dalej idące, np. jeśli okaże się, że świadek zgłosi sądowi, że z uwagi na odległe miejsce zamieszkania albo ograniczenia w poruszaniu się potrzebuje wsparcia w dojeździe do sądu. W tym przypadku strona powinna wykazać się inicjatywą.

Powoływanie wątpliwych osób na świadka, z którymi również strona nie może nawiązać kontaktu, w sytuacji, gdy przesłuchanie świadka w postępowaniu gospodarczym jest szczególnym wyjątkiem, może budzić podejrzenia sądu, że strona celowo dąży do przedłużania postępowania. Podobnie, jeśli strona zrezygnuje z zawiadomienia świadka, mimo że zna inne środki komunikacji z nim. Takie postępowanie może doprowadzić do nałożenia na niesumienną stronę zwrotu kosztów niezależnie od wyniku sprawy.

Czas to pieniądz – prekluzja dowodowa

Aby jeszcze bardziej zdyscyplinować przedsiębiorców do należytego dbania o własne interesy zasadą stanie się ograniczony czas do powoływania twierdzeń i dowodów. Powód będzie musiał je przedstawić w pozwie, a pozwany w odpowiedzi na pozew pod rygorem pominięcia spóźnionych dowodów (prekluzja dowodowa). Oczywiście prekluzja dowodowa nie powinna być rozumiana tak ściśle, aby wymagać od powoda przewidywania hipotetycznych wariantów obrony pozwanego i powoływania z góry w pozwie podważających je twierdzeń i dowodów. W tym zakresie dotychczasowe orzecznictwo pozostanie aktualne. W przypadku gdy pozwany podniesie, np. zarzut przedawnienia, powód będzie mógł złożyć dowody przeciwne, powołując się przy tym, że potrzeba ich powołania wynikła później. Jednakże i w takim przypadku należy uważnie pilnować terminu. Strona może złożyć nowe twierdzenia i dowody tylko w ciągu dwóch tygodni od dnia, w którym powołanie stało się możliwe lub wynikła potrzeba ich powołania.

***

Omówione zmiany faktycznie przyczynią się do ograniczenia ilości koniecznych posiedzeń i skrócą czas oczekiwania na wyrok sądu. Jednak szybkość postępowania nie powinna przeważać nad ustaleniem prawdy, dlatego do nowelizacji należy podejść z ograniczonym entuzjazmem.

Decydując się na spór na nowych zasadach, konieczne jest gruntowne przygotowanie strategii i dowodów już na samym początku, by żaden szczegół nie został pominięty w pozwie. Okazja do jego uzupełnienia może się nie trafić.

Jeżeli rygoryzm postępowania dowodowego, który zacznie obowiązywać od 7 listopada 2019 r. wzbudza Państwa niepokój co do możliwości udowodnienia roszczeń wobec nierzetelnych kontrahentów, warto zastanowić się nad przyspieszeniem gromadzenia dowodów i wcześniejszym złożeniem pozwu, aby skorzystać z dotychczasowych regulacji.

[1] https://isws.ms.gov.pl/pl/baza-statystyczna/opracowania-wieloletnie/