ZFŚS: Czy pracodawca może zażądać PIT-u małżonka?

W ostatnim czasie pracodawcy mierzyli się z obowiązkowym audytem danych osobowych zgromadzonych na potrzeby Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Pierwszy audyt powinien zostać przeprowadzony do końca 2019 r., o czym informowaliśmy m.in. w naszym newsletterze.

Zadaniem pracodawców było przede wszystkim usunięcie danych osobowych (dokumentów), których przechowywanie nie jest niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone. W praktyce dotyczyło to nie tylko dokumentacji, co do której upłynął już okres przedawnienia roszczeń, lecz także tej, która już w momencie zebrania nie była niezbędna do przyznania świadczenia.

 

Na jakiej podstawie decydować o przyznaniu świadczenia?

W świetle ustawy o ZFŚS, przyznanie świadczenia pozostaje uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Z powyższym nie może być sprzeczny nawet przyjęty przez pracodawcę Regulamin ZFŚS.

Aby ocenić możliwość przyznania świadczenia a tym samym sytuację osoby uprawnionej, pracodawca otrzymuje od niej szereg danych osobowych, często dotyczących nie tylko jej samej, ale także innych członków rodziny. Czy z perspektywy ochrony danych osobowych ma do tego prawo?

 

Tylko oświadczenie?

Podstawę zbierania danych osobowych w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości daje pracodawcom ustawa o ZFŚS. Jednocześnie wyraźnie wskazuje, że udostępnienie tych danych następuje, co do zasady, w formie oświadczenia osoby uprawnionej.

Formą takiego oświadczenia będzie przykładowo wypełniony wniosek o udzielenie świadczenia, w którym osoba uprawniona wskaże (co zdaje się być najpopularniejsze) średni dochód przypadający na członka jej gospodarstwa domowego – obliczając go na podstawie danych o dochodach małżonka, innych członków najbliższej rodziny czy o liczbie dzieci pozostających na utrzymaniu.

 

Pracowniku, udowodnij…

Ustawodawca zauważył jednak, że działanie wyłącznie na podstawie oświadczenia, wymagałoby udzielenia osobie uprawnionej dużego kredytu zaufania.

Dlatego przyjęto, że w zakresie niezbędnym do potwierdzenia danych osobowych pracodawca może żądać ich udokumentowania, w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

W praktyce często zdarza się, że pracodawcy żądają deklaracji PIT małżonka osoby uprawnionej. Zdaniem UODO pracodawca ma jedynie możliwość wglądu do tego dokumentu, ale nie do przechowywania kopii. Uzasadnia, że w dokument zawiera szereg danych, które nie są niezbędne do udzielenia świadczenia, wobec czego pracodawca – zgodnie z wynikającą z RODO zasadą minimalizacji – nie może ich przetwarzać (np. nazwa zakładu pracy czy PESEL małżonka).

Tym samym zgodnie ze stanowiskiem Prezesa UODO – pracodawca zasadniczo nie powinien przechowywać deklaracji PIT małżonka osoby uprawnionej.

Powyższe powinno znaleźć zastosowanie do wszystkich dokumentów, zawierających dane zbędne / nadmiarowe, np. szczegółowej dokumentacji medycznej czy odpisów aktów stanu cywilnego.

 

„Udowadnia” nie tylko pracownik – pracodawca także

Zasady przedstawione przez UODO budzą pewne praktyczne wątpliwości.

Przede wszystkim to, czy świadczenie zostało wypłacone prawidłowo (m.in. czy osoba uprawniona spełniła warunki dla jego przyznania) może być przedmiotem ewentualnej kontroli organów – US i/lub ZUS. Jak zatem prawidłowość swoich działań będzie mógł udowodnić pracodawca, który nie dysponuje kopią dokumentacji?

Pracodawcy, którzy sami „sprawdzali” ZFŚS przy okazji grudniowych audytów szukali w tym zakresie złotego środka.

Rozsądnym praktycznym rozwiązaniem może być potwierdzanie informacji wynikających z przedstawionej deklaracji PIT w oświadczeniu lub protokole okazania, jak również przechowywanie deklaracji PIT z zastrzeżeniem trwałego usunięcia z niej danych nadmiarowych (anonimizacja danych).

Niezależnie od wybranej opcji, ważne, aby w aktach nie pozostały dane osobowe, których pracodawca nie powinien przetwarzać – co kontrolować może kolejny organ: Prezes UODO.

 

Autor: Katarzyna Serwatka

SENIOR CONSULTANT
RADCA PRAWNY

katarzyna.serwatka@olesinski.com

Więcej