17 lut Kto może dokonać zgłoszenia spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych?

Dzisiejszy wpis – drugi z naszej serii o Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych– poświęcony będzie tematyce osób uprawnionych do zgłoszenia spółki do rejestru.

Choć może wydawać się, że jest to ostatnia rzecz w całym procesie,  warto przyjrzeć się tej kwestii już na samym początku, aby ustalić swoje możliwości działania: po pierwsze w kontekście daty, w której zostanie przekazane pierwsze zgłoszenie[1], a po drugie – wybrania i przygotowania odpowiednich podpisów elektronicznych, które są wymagane do złożenia zgłoszenia.[2]

Osoba uprawniona do zgłoszenia spółki

Zgodnie z ustawą AML/CFT[3], zgłoszenia do rejestru dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Chodzi oczywiście o reprezentację w rozumieniu przepisów kodeksu spółek handlowych, przyjętą w danej spółce.

Konieczne jest więc stosowanie się do reguł reprezentacji ujawnionych w KRS i ustawa nie przewiduje w tym zakresie wyjątków.

W przypadku reprezentacji jednoosobowej, nawet jeśli zarząd składa się z 10 osób – 1 podpis będzie w zupełności wystarczający. Analogicznie, choć pewnie mniej korzystnie, działa to w drugą stronę: nie ma sposobu na obejście wymogów łącznej reprezentacji kilku osób i brak choćby jednego podpisu spowoduje, że zgłoszenie będzie nieprawidłowe.

Pełnomocnik nie pomoże

Omawiany powyżej katalog ma charakter zamknięty – oznacza to, że w celu podpisania zgłoszenia do rejestru, nie może być ustanowiony pełnomocnik. Wskazuje na to również Ministerstwo Finansów w publikowanych na stronie internetowej Q&A.[4]

W tym kontekście pojawiły się też głosy (z którymi od początku polemizowaliśmy), że do kręgu osób uprawnionych nie można zaliczyć prokurentów, gdyż zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa.

Jak to w końcu jest z prokurentem?

W naszej ocenie brak możliwości udzielenia pełnomocnictwa do zgłoszenia nie może być odczytywany jako zakaz działania przez prokurenta.

Faktycznie, definicja prokury wskazuje, że jest to rodzaj pełnomocnictwa, jednak nie można zapominać o nadanym jej w praktyce przymiotniku „szczególny”. Są więc istotne różnice pomiędzy tymi dwiema instytucjami. Prokurent musi zostać ujawniony w KRS i jest on uprawniony do reprezentowania spółki w sposób wynikający z rodzaju prokury bez dodatkowych upoważnień do poszczególnych czynności.

Nasze stanowisko zostało potwierdzone we wspomnianych już wyżej Q&A Ministerstwa Finansów[5], dlatego odpowiedź na pytanie zadane w śródtytule na szczęście jest z całą pewnością twierdząca. Zgłoszenie może podpisać prokurent, zarówno jako jeden z reprezentantów przy reprezentacji łącznej, jak też samodzielnie (jednoosobowo) w przypadku prokury samoistnej.

Nie bez kozery piszę tutaj „na szczęście”. Z doświadczenia wiemy, że takie rozumienie przepisów jest ułatwieniem chociażby dla spółek z kapitałem zagranicznym. CRBR jest kolejnym systemem, który działa tylko w języku polskim, a w wielu takich spółkach w zarządzie zasiadają osoby z zagranicznych centrali, nieznające języka. Czynności w ramach bieżącej działalności są wówczas podejmowane przez prokurentów będących na miejscu i aktualizowanie wpisów w CRBR może być jedną z nich.

Numer PESEL nie jest konieczny

Uspokajamy – wbrew pojawiającym się co jakiś czas pogłoskom, że numer PESEL jest niezbędny do podpisania zgłoszenia do CRBR, cudzoziemcy mogą również dokonać zgłoszenia.

Numer PESEL jest wymagany wyłącznie do utworzenia profilu ePUAP, za pomoc którego składany jest tzw. podpis zaufany.

Natomiast drugą opcją podpisania jest narzędzie komercyjne, kwalifikowany podpis elektroniczny, i w tym przypadku – wiemy z praktyki – nie wszystkie jednostki certyfikujące wymagają posiadania numeru PESEL. Taki podpis kwalifikowany (bez zakodowanego w nim PESELU) jest jak najbardziej prawidłowy i z powodzeniem może być stosowany zarówno przy CRBR, jak też przy podpisywaniu sprawozdań finansowych.

Podpisujesz – odpowiadasz

W całym tym zamieszaniu, warto pamiętać jednak o bardzo istotnej kwestii związanej z podpisaniem zgłoszenia, którą jest przypisanie osobom podpisującym odpowiedzialności za prawdziwość danych przekazanych do rejestru.

Zgodnie z ustawą AML/CFT, osoba która podpisuje zgłoszenie ma obowiązek  zaakceptowania klauzuli o treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”.

W konsekwencji w przypadku błędnych danych osoba podpisująca może być pociągnięta do odpowiedzialności karnej za przestępstwo krzywoprzysięstwa. Karą może być nawet pozbawienie wolności do lat 8.

Ponadto, osoba podpisująca ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do rejestru nieprawdziwych danych. Jest to bezpośrednia odpowiedzialność tej osoby – podmiot poszkodowany może zgłaszać swoje roszczenia i nawet pozwać o zapłatę w postępowaniu sądowym bezpośrednio osoby, które podpisały zgłoszenie.

Wprawdzie z obecnej perspektywy (gdy przepis nie jest jeszcze w praktyce stosowany) wydaje się, że roszczenia odszkodowawcze w związku z nieprawidłowym wpisem do rejestru będą po pierwsze naprawdę skrajnymi (niecodziennymi) sytuacjami, a po drugie – będą stosunkowo trudne do udowodnienia. Jednak dopiero praktyka pokaże, kto i w jakim zakresie będzie z tej instytucji korzystać i jak będzie wyglądać linia orzecznicza sądów.

W związku z powyższym, wybór osoby podpisującej zgłoszenie nie jest jedynie kwestią techniczną, a ma istotne znaczenie dla rozkładu ryzyk związanych z prowadzoną działalnością dla osób reprezentujących spółkę.

***

Już teraz zapraszam na kolejny wpis, który ukaże się na naszym blogu w następny poniedziałek – a w nim garść ciekawostek na temat rejestrów beneficjentów rzeczywistych w innych krajach UE.

 

[1] Chodzi o dostępność danej osoby / osób w danym dniu i prawidłowe wskazanie tzw. daty zdarzenia.

[2] Wymagany jest ważny podpis kwalifikowany z prawidłowymi ustawieniami lub podpis zaufany [EPUAP].

[3] Ustawa z dnia 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

[4] https://www.gov.pl/web/finanse/zgloszenie-informacji-do-centralnego-rejestru-beneficjentow-rzeczywistych

[5] jw.