Uzgodnienia współadministratorów – jak je udostępniać?

Administratorzy, którzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych stają się współadministratorami (np. wspólne prowadzenie w ramach grupy kapitałowej bazy kandydatów do pracy, wspólny system CRM). W takiej sytuacji są oni na gruncie przepisów RODO zobligowani, aby w drodze wspólnych uzgodnień w przejrzysty sposób ustalić zakresy swojej odpowiedzialności, dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO. Szczególnie istotne jest przy tym uwzględnienie wykonywania obowiązków informacyjnych względem osób, których dane są przetwarzane (art. 13 i 14 RODO).

Przepisy nie precyzują formy tych uzgodnień. Powszechnie przyjmuje się, że powinny one zostać należycie udokumentowane. W praktyce najczęściej zdarza się, że relacja między współadministratorami jest regulowana w drodze pisemnej umowy o współadministrowanie, która może stanowić zarówno odrębny dokument, jak i być częścią innego dokumentu, np. ogólnej umowy o współpracy danych podmiotów.

Zasadnicza treść uzgodnień

Współadministratorzy muszą pamiętać, że poza obowiązkiem uregulowania swojej relacji w drodze wspólnych uzgodnień, RODO przewiduje, że zasadnicza treść tych uzgodnień powinna zostać udostępniona podmiotom, których dane osobowe są przetwarzane.

Przyjmuje się, że zasadniczymi elementami uzgodnień są te, które umożliwiają osobie, której dane dotyczą, dowiedzieć się o okolicznościach przetwarzania jej danych osobowych przez współadministratorów oraz zasadach realizacji przysługujących jej praw. Wydaje się, że zasadniczą treścią będą w szczególności kwestie podziału obowiązków między współadministratorów, a także punkty kontaktowe dla podmiotów danych, jeżeli współadministratorzy zdecydowali się na ich wyznaczenie.

Z uwagi na to, że pojęcie zasadniczej treści uzgodnień jest pojęciem mało precyzyjnym, już na etapie zawierania umowy warto ustalić elementy stanowiące zasadniczą treść, przeznaczoną do udostępniania. Pozwoli to uniknąć ryzyka ujawnienia informacji, które nie powinny być udostępniane (np. dokładne informacje o stosowanych zabezpieczeniach danych, czy też inne rozwiązania techniczne, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa).

Forma udostępnienia zasadniczej treść uzgodnień

Poglądy odnośnie udostępniania zasadniczej treści uzgodnień nie są jednoznaczne. Wynika to przede wszystkim z tego, że przepisy nie precyzują w jakie formie ma ono nastąpić.

W doktrynie prezentowane jest stanowisko, zgodnie z którym uzgodnienia powinny być udostępniane jedynie na żądanie osoby, której dane są przetwarzanie. Taki wniosek wynika z tego, że przepisy regulujące zakres obowiązku informacyjnego, który ma zostać spełniony niejako automatycznie (niezależnie od aktywności podmiotu danych) (art. 13 i 14 RODO), nie przewidują konieczności przekazywania treści uzgodnień współadministratorów.

Powyższe stanowisko może budzić jednak spore wątpliwości. Podczas interpretacji przepisów RODO należy bowiem pamiętać o ogólnych zasadach dotyczących przetwarzania danych osobowych, które przewidują, że dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą. W konsekwencji wydaje się, że realizacja ww. zasady wymaga, aby podmiot danych wiedział, na jakich zasadach dochodzi do współadministrowania jego danymi i miał dostęp do zasadniczej treści uzgodnień bez konieczności kierowania specjalnego żądania o udostępnienie tych informacji.

Wydaje się, że słusznym i najłatwiejszym rozwiązaniem jest udostępnianie zasadniczej treści uzgodnień przy okazji realizacji obowiązku informacyjnego. Przykładowo, jeżeli obowiązek informacyjny jest realizowany przez poszczególnych współadministratorów poprzez umieszczenie stosowanych informacji na stronie internetowej, np. w formie Polityki Prywatności, to informacje o współadministrowaniu, w tym zasadnicza treść uzgodnień, również powinny się tam znaleźć. Takie podejście zapewni rzetelność i przejrzystość przetwarzania względem osób, których dane osobowe są przetwarzane.

Korzyści dla współadministratorów

Udostepnienie zasadniczej treści umowy o współadministrowanie w ramach realizacji obowiązku informacyjnego może przynieść współadministratorom korzyści.

Powinni oni bowiem pamiętać, że w świetle przepisów RODO, osoby, których dane są przetwarzane, mogą realizować swoje prawa wobec każdego ze współadministratorów, niezależnie od ich uzgodnień. Oznacza to, że podmiot danych ma możliwość skierowania np. żądania usunięcia danych do wybranego administratora, który będzie musiał podjąć określone działania, mimo iż zgodnie z umową o współadministrowanie za realizację praw podmiotów danych odpowiada drugi ze współadministratorów.

Udostępnienie zasadniczej treści uzgodnień współadministratorów, w tym zasad realizacji praw podmiotów danych, w ramach realizacji obowiązku informacyjnego, może spowodować, że osoby, których dane są przetwarzane będą realizowały swoje prawa w sposób przewidziany w umowie o współadministrowanie, a nie w sposób dowolny. Takie działanie byłoby sporym ułatwieniem dla podmiotów współadministrujących danymi.

Autor: Bartosz Kolarz

CONSULTANT
DZIAŁ PRAWNY

bartosz.kolarz@olesinski.com