24 wrz Dwie nowe interpretacje w zakresie PIT, które dotyczą działów kadr
W ciągu ostatnich kilku dni opublikowane zostały dwie długo wyczekiwane interpretacje ogólne Ministra Finansów w zakresie PIT, dotyczące:
1) zastosowania tzw. 50% kosztów autorskich oraz
2) podatkowego ujęcia kosztów eksploatacyjnych samochodów służbowych wykorzystywanych przez pracowników do celów prywatnych.
W poniższym artykule analizujemy kluczowe elementy opublikowanych interpretacji pod kątem ich praktycznych skutków – zarówno w zakresie podatków, jak i prawa pracy.
Warunki zastosowania 50% kosztów autorskich
Zdaniem Ministra Finansów podstawowymi warunkami dla zastosowania kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 22 ust. 9 ustawy o PIT (50% kosztów autorskich) jest:
1) powstanie w ramach stosunku pracy utworu będącego przedmiotem prawa autorskiego (tj. oryginalny wytworu o indywidualnym charakterze, także w postaci nieukończonej), który zostaje przejęty przez pracodawcę;
2) dysponowanie obiektywnymi dowodami potwierdzającymi stworzenie przez pracownika utworu – takim dowodem może być również wspólne oświadczenie pracodawcy i pracownika o wykonaniu utworu, o ile określa ono jaki utwór powstał;
3) wyraźne wyodrębnienie honorarium autorskiego od innych składników wynagrodzenia pracownika.
Zasady dokumentowania utworów
Uzyskanie przychodu z praw autorskich i jego wysokość wymaga odpowiedniego udokumentowania, przy czym nie ma żadnych uniwersalnych zasad dokumentowania prac stanowiących przedmiot prawa autorskiego i zgodnie z interpretacją ogólną może to zostać wykazane za pomocą każdego prawnie dopuszczalnego dowodu.
Pracodawca i pracownik mogą przykładowo prowadzić elektroniczną ewidencję powstających i stworzonych utworów, w której pracodawca potwierdza przyjęcie danego utworu. Powstanie utworu może zostać również udokumentowane w formie oświadczenia, z którego powinno wynikać, jaki konkretnie utwór powstał lub powstaje – bowiem złożenie oświadczenia o samym wykonywaniu pracy twórczej jest w ocenie Ministra Finansów niewystarczające.
Wysokość honorarium i sposób jego kalkulacji
Interpretacja ogólna potwierdza, że ustalenie wysokości honorarium leży w zakresie swobody kontraktowej stron umowy i żadne powszechnie obowiązujące przepisy nie regulują zasad ustalania wysokości honorarium autorskiego – musi być ono jednak wyraźnie wyodrębnione, ponieważ 50% kosztów autorskich nie stosuje się do całego przychodu ze stosunku pracy.
Z tego względu należy wyodrębnić w ramach wynagrodzenia honorarium oraz pozostałe składniki wynagrodzenia, co może wynikać z samej umowy lub innych regulacji, np. regulaminu wynagradzania. Strony mogą w umowie wprost wskazać kwotę honorarium lub wysokość honorarium określić procentowo: zarówno w stosunku do ogólnej kwoty wynagrodzenia, jak i w stosunku do czasu pracy. Istotne jest jednak, aby honorarium było powiązane z konkretnym utworem lub utworami określonymi rodzajowo.
Minister Finansów wskazał warunki dla określenia wartości honorarium autorskiego na podstawie czasu pracy powiązanego z konkretnym stworzonym bądź tworzonym utworem:
- na stworzenie konkretnego dzieła musi zostać poświęcony ściśle określony czas pracy;
- czas pracy twórczej musi zostać zarejestrowany w ewidencji / bazie prowadzonej w formie elektronicznej albo w oświadczeniu składanym pracodawcy za określony okres pracy;
- czas pracy twórczej musi zostać zaakceptowany przez pracodawcę;
- wszystkie utwory stworzone przez twórcę muszą być utrwalane lub rejestrowane w tej samej ewidencji, bazie albo być wymienione w oświadczeniu.
Nauczyciele akademiccy
Minister Finansów rozwiał również wątpliwości w zakresie stosowania 50% kosztów autorskich dla nauczycieli akademickich, co było przedmiotem licznych wniosków o interpretację indywidualną – przysługują one do całości wynagrodzenia z pominięciem wynagrodzenia wypłacanego podczas urlopu dla poratowania zdrowia.
Rola płatnika
Co istotne, w interpretacji ogólnej poruszono również kwestię obowiązków płatnika w zakresie 50% kosztów autorskich. Minister Finansów podkreślił, że wypłacenie honorarium lub jego części za dany utwór może również nastąpić przed powstaniem utworu – w takiej sytuacji do określonej części należnego honorarium pracodawca ma również prawo zastosować 50% koszty autorskie.
Zdaniem Ministra Finansów w stosunku do wynagrodzenia pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym albo zwolnieniu lekarskim również istnieje możliwość zastosowania 50% kosztów, jako forma wypłaty wynagrodzenia na poczet utworu, który dopiero powstanie.
Interpretacja ogólna wyjaśnia także kwestię postępowania w sytuacji, gdy zaliczki na podatek od części wynagrodzenia były ustalane z zastosowaniem 50% kosztów uzyskania przychodów, a żaden utwór ostatecznie nie powstał (również w postaci nieukończonej). Minister Finansów wskazał, że w takim przypadku pracodawca i inny podmiot wypłacający część należnego honorarium nie ma obowiązku korygowania kwot wpłaconych zaliczek, bowiem w danym okresie wpłacał je w prawidłowej wysokości (licząc, że zamawiany utwór powstanie) – to na podatniku (pracowniku) spoczywa obowiązek prawidłowego ustalenia wysokości należnego podatku PIT.
Koszty eksploatacyjne samochodów służbowych wykorzystywanych przez pracowników do celów prywatnych
Zasady ustalania przychodów pracowników wykorzystujących samochody służbowe do celów prywatnych były przedmiotem sporów z organami podatkowymi od momentu wprowadzenia tej regulacji do ustawy o PIT w 2015 roku.
Spory dotyczyły zakresu zryczałtowanego przychodu pracownika z tytułu korzystania z samochodu służbowego określonego w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, a dokładniej tego, co powinien on właściwie obejmować. Organy podatkowe wskazywały m.in., że koszty paliwa zakupionego przez pracodawcę nie mieszczą się w zryczałtowanym przychodzie – w opozycji do tego stanowiska ugruntowała się linia orzecznicza NSA, uznająca, że w ramach zryczałtowanego przychodu mieszczą się nie tylko ogólne koszty związane z utrzymywaniem samochodu przez pracodawcę, ale również koszty zakupionego paliwa.
Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 21 września potwierdził, że koszty paliwa finansowane przez pracodawcę, udostępniającego pracownikowi samochód służbowy do wykorzystywania do celów prywatnych, mieszczą się w zryczałtowanym przychodzie, o którym mowa w art. 12 ust. 2a ustawy PIT. W wydanej interpretacji Minister Finansów doprecyzował, że:
- koszty paliwa oraz
- koszty ubezpieczenia, przeglądu oraz koszt związany z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, który pracodawca jako właściciel samochodu musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym,
zawierają się w zryczałtowanym przychodzie, doliczanym pracownikom z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych.
Z drugiej strony interpretacja ogólna wskazuje, że za świadczenia objęte kwotą zryczałtowanego przychodu nie mogą być uznane wszelkie inne pochodne koszty związane z podróżą udostępnionym samochodem (np. opłaty parkingowe, czy opłaty za przejazd autostradą).
Ułatwienie dla firm
Wydane interpretacje ogólne należy oceniać jako spóźnione, ale pozytywne dla podatników rozwiązanie długoletnich sporów na linii podatnicy-fiskus. Stanowisko Ministra Finansów zarówno w zakresie 50% kosztów autorskich, jak i kosztów eksploatacji samochodów służbowych, znacząco ułatwi firmom wywiązywanie się z obowiązków płatnika podatku PIT poprzez m.in. brak konieczności ewidencjonowania kosztów paliwa czy każdorazowego wyceniania utworów pracowników.
Poza kwestiami na przyszłość, istotne jest również dokonanie audytu dotychczasowego sposobu rozliczania tych kwestii przez podatników, będących wynikiem uzyskanych interpretacji indywidualnych (o ile były), pod kątem treści interpretacji ogólnych.
