Postępowanie rejestrowe staje się paperless

Z roku na rok coraz więcej aspektów pracy sądów podlega cyfryzacji. Zmiany te można powiązać z zyskującą na popularności ideą paperless, czyli takiej organizacji środowiska pracy, która ma na celu wyeliminowanie lub ograniczenie zużycia papieru na rzecz form elektronicznych.

Choć wielu z nas pamięta jeszcze czasy, gdy wszystkie wnioski w postępowaniu rejestrowym musiały być składane na papierowych formularzach (które niestety bywały mało intuicyjne), proces digitalizacji idzie najdalej właśnie w funkcjonowaniu Krajowego Rejestru Sądowego i postępowań rejestrowych. Ze względu na swoją specyfikę, dają one możliwość szerokiego zastosowania różnego rodzaju form i procedur elektronicznych. Niektóre funkcjonują już teraz, inne niebawem wejdą w życie.  

Z jakich elektronicznych procedur możemy korzystać obecnie?

– Złożenie dokumentów finansowych

W tym roku większość spółek już po raz trzeci składa dokumenty finansowe wyłącznie elektronicznie, a po raz drugi również w takiej formie je sporządza. Przedsiębiorcy mają do wyboru 2 sposoby złożenia dokumentów – bezpłatny, zautomatyzowany system pod nazwą „Repozytorium Dokumentów Finansowych” oraz portal Ministerstwa Sprawiedliwości S24, w którym można złożyć elektroniczny wniosek do sądu rejestrowego za standardową opłatą 140 zł.

– Założenie i rejestracja spółki przez Internet

Obecnie możliwe jest zawarcie umowy spółki jawnej, komandytowej i z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet, za pomocą wzorca umowy udostępnionego w portalu S24. Utworzona w ten sposób spółka jest również rejestrowana w KRS na podstawie wniosku składanego online.

Zmiana danych ww. spółek także może być przeprowadzona elektronicznie.

Dla spółek utworzonych w tradycyjny sposób, z wyjątkiem wspomnianych wyżej dokumentów finansowych, wszelkie inne działania, w tym składane wnioski o wpis zmian, muszą mieć formę papierową. Nie oznacza to jednak, że cała dokumentacja dołączana do wniosku musi być papierowa – dokumenty wymagające zwykłej formy pisemnej mogą już teraz być sporządzane w formie równoważnej do formy pisemnej, tj. elektronicznej z podpisem kwalifikowanym i na odpowiednim nośniku przedkładane Sądowi jako załącznik do wniosku.

Jak będzie już niedługo?

Przyjęta na początku 2018 roku nowelizacja ustawy o KRS zakłada, że już wkrótce wszystkie wnioski w postępowaniu rejestrowym dotyczącym przedsiębiorców będą w pełni elektroniczne. Pierwotnie miało to nastąpić 1.03.2020 r., jednak wejście w życie tej zmiany przesunięto do 1.03.2021r.

Od tej daty, niezależnie od tego, w jaki sposób spółka została utworzona, papierowe wnioski o wpis lub zmianę wpisu w KRS nie będą już przyjmowane.

Do elektronicznych formularzy, tak jak dotychczas, konieczne będzie dołączenie załączników, jednak przetworzonych na wersję elektroniczną. Wyjątkiem będą dokumenty sporządzane w formie aktu notarialnego – będą one pobierane przez sądy rejestrowe z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN – system działający od kwietnia 2018 r.). Wnioskodawca w takim przypadku będzie musiał wskazać jedynie numer nadany danemu aktowi w CREWAN, który otrzyma od notariusza. Zwracamy jedynie uwagę, że użyte sformułowanie „akt notarialny” należy interpretować na podstawie przepisów art. 91-95 ustawy Prawo o notariacie, co oznacza, że do CREWAN nie trafiają notarialne poświadczenia podpisów np. pod umową sprzedaży udziałów.

Dodatkowo, od 1.03.2021 r. również akta rejestrowe mają być prowadzone w formie elektronicznej, a przeglądanie ich będzie możliwe przez Internet.

Paperless to dobry kierunek

Powyższe zmiany oceniamy pozytywnie – digitalizacja postępowań rejestrowych  z pewnością może ułatwić przedsiębiorcom bieżącą działalność.

Mamy też nadzieję na dalej idące skutki i rozwój idei paperless wśród polskich przedsiębiorców, dzięki   upowszechnieniu elektronicznych dokumentów korporacyjnych i wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego do ich tworzenia.

Autor: Paulina Szewc

SENIOR ASSOCIATE DZIAŁ PRAWNY paulina.szewc@olesinski.com