Whistlink – zgłoszenie od sygnalisty może uchronić od problemów

Temat sygnalistów powraca zarówno na polskim, jak i międzynarodowym gruncie za sprawą wchodzącej niebawem w życie unijnej dyrektywy, gwarantującej ochronę dla zgłaszających nieprawidłowości. O roli sygnalistów robi się coraz głośniej, również ze względu na kolejne afery na rynkach finansowych.

Duże pieniądze podłożem głośnych afer

O skandalu związanym z niemieckim fintechem Wirecard usłyszeliśmy, kiedy kilka miesięcy temu do opinii publicznej trafiła informacja o braku 1,9 mld euro w bilansie spółki. Czy prawie dwa miliardy mogły ot tak rozpłynąć się w powietrzu?

Choć temat jest świeży, pojawia się coraz więcej informacji potwierdzających, że o nieprawidłowościach w działaniach spółki wiedziano od dawna. Medialny szum wokół Wirecard wywołały kolejne publikacje „Financial Times”, w których spółkę oskarżano m.in. o pranie pieniędzy, oszustwa i manipulacje. W tym samym czasie audytor firmy – EY – w komunikatach potwierdzał jej wiarygodność.

Jak można się było spodziewać, w efekcie nagłośnienia brakujących miliardów na kontach Wirecard, firma utraciła notowania i klientów – co najprawdopodobniej doprowadzi do jej całkowitego upadku.

W poszukiwaniu wielkich afer finansowych nie musimy jednak wychodzić poza nasze granice – jedna z głośniejszych dotyczy działalności firmy GetBack. O bagatelizowanych sygnałach płynących m.in. z zewnątrz firmy najgłośniej było pod koniec ubiegłego roku.

Zarządzanie zgłoszeniami sygnalistów mogło uchronić firmy

Poza dużymi pieniędzmi w tle, te dwie sprawy mają jeszcze jeden wspólny mianownik – są nim sygnaliści. Według pojawiających się informacji, sygnały o nieprawidłowościach spływały już znacznie wcześniej, zarówno do organów wewnętrznych firm, jak i do odpowiednich instytucji państwowych. Według raportu KPMG informacja o nieprawidłowościach w Wirecard pojawiła się już kilka lat temu i pochodziła od jej pracownika (sygnalisty). Natomiast według raportu NIK ostrzeżenia dotyczące działalności GetBack również trafiały wcześniej do KNF.

Przymykanie oczu na kolejne nieprawidłowości i ignorowanie napływających zgłoszeń tylko przesunęły skandale w czasie. Wybuchły niczym bomba z opóźnionym zapłonem. Przeprowadzenie w odpowiednim momencie skutecznego postępowania wyjaśniającego mogłoby pomóc zapobiec aktualnym konsekwencjom wspomnianych afer.

Whistlink uzupełnieniem systemu compliance

W jaki sposób można zapobiegać tego typu skandalom? Podstawą powinno być wdrożenie skutecznego systemu compliance, zarówno w instytucjach publicznych, jak i prywatnych. Ucząc się na opisanych wcześniej przykładach, warto skupić się na egzekwowaniu zasady zera tolerancji dla jakichkolwiek działań przestępczych wewnątrz instytucji. Dzięki promocji kultury compliance jako nieodłącznego elementu firmy, powinno udać się odczarować błędne, jednak wciąż powszechne w Polsce skojarzenie, że sygnalista to po prostu donosiciel.

Odpowiadając na płynące z rynku sygnały, połączyliśmy siły z firmą Deviniti, dostawcą rozwiązań IT  i stworzyliśmy Whistlink – proste narzędzie, które wspomaga w procesie zgłaszania nieprawidłowości oraz przeprowadzania postępowań wyjaśniających.

Whistlink umożliwia sygnalistom zgłaszanie dostrzeżonych naruszeń na kilka dostępnych sposobów – również całkowicie anonimowo. Zgłaszający nieprawidłowości nie muszą się zatem obawiać ewentualnych konsekwencji, jakie mogłyby wynikać z dokonanych zgłoszeń. To istotne, ponieważ sygnalistami nie są jedynie pracownicy, to również współpracownicy danej instytucji czy osoby trzecie, posiadające wiedzę o występujących nieprawidłowościach. Dodatkowo Whistlink ułatwia prowadzenie postępowań wyjaśniających, zlecanie zadań w tym zakresie określonym osobom i gromadzenie informacji uzyskanych w ramach prowadzonych postępowań. Sygnalista otrzymuje również informację o statusie podjętych działań, kiedy zakończy się postępowanie wyjaśniające w sprawie, której dotyczy jego zgłoszenie.

Warto pamiętać, że posiadanie procedur i mechanizmów pozwalających na zgłaszanie nieprawidłowości stanie się niebawem dla wielu firm jednym z obowiązków. Oswajanie pracowników i współpracowników z kulturą compliance oraz jej wewnętrzna promocja powinny rozpocząć się już teraz. Z pewnością ułatwi to wcześniejsze wykrycie nieprawidłowości, a może nawet zapobiegnie kolejnym wielkim aferom w przyszłości.

Autor: Justyna Papież

SENIOR ASSOCIATE DZIAŁ PRAWNY justyna.papiez@olesinski.com