Home office i hot desking a regulacje wewnętrzne w zakładzie pracy

W marcu 2020 r. duża część pracowników biur zachwyciła się perspektywą pracy z domu, która pozwoliła odzyskać czas i koszty dojazdów i umożliwiła większą elastyczność w zakresie łączenia pracy z czasem prywatnym. Odpowiedzią ze strony firm są zmiany organizacyjne (w tym hot desking i uregulowany home office). W artykule wskazujemy na to, co należy zrobić przed ich wdrożeniem.

Hot desking coraz bardziej hot

Część pracodawców, decydując o wyborze organizacji pracy na kolejne lata, rozważa wprowadzenie polityki tzw. hot deskingu. Jest nim system organizacji biura w sposób, w którym wielu pracowników korzysta z jednego fizycznego stanowiska pracy lub powierzchni w różnych okresach czasu. Firmy już teraz rearanżujaą swoje siedziby, gdzie w miejsce indywidualnych miejsc pracy wprowadza się współdzielone przestrzenie.

Co ciekawe, pracownicy coraz częściej myślą o powrocie do biura. Wielu z nich, w kontrze do hot deskingu, chciałoby (z zachowaniem ograniczeń wynikających z przepisów) wrócić do swoich stacjonarnych indywidualnych miejsc pracy, których w toku zmian organizacyjnych mogli zostać pozbawieni.

Home office w umowie

Okazuje się, że pandemia wymusi na pracodawcach większą dbałość o określenie miejsca pracy w umowie o pracę. Zmotywuje także do stworzenia jasnych reguł korzystania ze współdzielonych powierzchni czy biurek oraz wskazania konkretnych reguł home office. Niestety ustawodawca wbrew zapowiedziom wciąż zwleka z określeniem zasad pracy zdalnej i łączenia jej z pracą w trybie stacjonarnym.. Wymusza to na pracodawcach przygotowanie własnych wewnętrznych reguł obowiązujących w firmach.

Pracodawcy wprowadzający politykę hot desking powinni przemyśleć, jak określać opis stanowiska i miejsce pracy, aby ich dostosowanie do obecnych potrzeb i trendów nie stanowiło zmiany warunków pracy na niekorzyść pracowników. Nie można wykluczyć, że dla niektórych pracowników brak własnego biurka może wiązać się z obniżeniem komfortu wykonywania pracy. Dodatkowo jeśli w firmie może zabraknąć biurek dla wszystkich chętnych do pracy stacjonarnej danego dnia, warto upoważnić przełożonego do rozstrzygnięcia, kto zostaje na home office, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień . Przygotowanie się na różne sytuacje związane z organizacją pracy powinno zawierać także analizę i doprecyzowanie wewnętrznych regulaminów i zapisów umów o pracę. Ponadto pracodawcy powinni pamiętać, aby dać pracownikom komfort wiedzy o tym, jakie warunki pracy w rzeczywistości oferuje firma.

Autor: Anna Chrobot

PARTNER ADWOKAT anna.chrobot@olesinski.com Więcej