Co, jak i czym e-podpisać? Digitalizacja dokumentów w przedsiębiorstwie

Choć w pewnych kwestiach ustawodawca „wymusił” digitalizację już jakiś czas temu (np. sporządzanie sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności zgodnie z ustawą o rachunkowości), tak naprawdę dopiero pandemia koronawirusa i przejście wielu przedsiębiorstw na zdalny tryb pracy pokazały, jak przydatne w bieżącej działalności może być wykorzystanie e-podpisów.

Z uwagi na wspomniane wymogi prawne praktycznie wszyscy przedsiębiorcy mają (lub powinni mieć) kwalifikowane podpisy elektronicznie. Zdarza się jednak, że poza konkretnymi sytuacjami, w których użycie podpisu elektronicznego jest wymagane przepisami, nie wykorzystują oni możliwości, jakie daje to narzędzie.

W niniejszym artykule i w kolejnych wpisach na blogu postaramy się przybliżyć podstawowe kwestie związane z praktycznym wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych dla usprawnienia codziennego funkcjonowania w różnych obszarach.

CZYM e-podpisać?

Podpis kwalifikowany – alternatywa dla formy pisemnej

Nie wszyscy jeszcze wiedzą, że za sprawą Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)[1]  – tzw. rozporządzenia eIDAS – w całej Unii Europejskiej zrównano moc kwalifikowanego podpisu elektronicznego i tradycyjnego podpisu na papierze. Oznacza to, że wywierają one taki sam skutek.

Potwierdzają to również polskie przepisy, według których „oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”.

Zgodnie z tą ogólną zasadą, nawet jeśli przepis prawa lub umowa wymaga dokonania czynności w formie pisemnej pod rygorem nieważności, użycie elektronicznego podpisu kwalifikowanego spowoduje, że taka czynność będzie ważna.

Należy przy tym podkreślić, że zasada ta ma zastosowanie tylko do kwalifikowanych podpisów elektronicznych, a nie do wszystkich dostępnych na rynku narzędzi, nazywanych podpisami elektronicznymi.

Dodatkowym plusem jest tutaj możliwość przeprowadzenia procesu podpisywania całkowicie zdalnie, bez konieczności spotykania się czy przesyłania pocztą lub kurierem podpisanych dokumentów, co w dobie pandemii wydaje się szczególnie istotne.

Zawarcie umowy w sposób „dokumentowy”, gdy forma pisemna nie jest wymagana

Użycie podpisu kwalifikowanego jest odpowiednikiem zawarcia umowy w formie pisemnej. Zasadniczo jednak w wielu przypadkach forma pisemna w ogóle nie jest wymagana dla ważności umowy (np. przy umowie o świadczenie usług). Z drugiej strony warto jednak zadbać, by wspólnie podsumować warunki, na które zgodziły się wszystkie strony.

Zwracamy uwagę, że jeśli umowa, zgodnie z przepisami, nie musi mieć formy pisemnej by uznać ją za ważną, jej zawarcie może zostać potwierdzone za pomocą tzw. formy dokumentowej – niekonieczne na papierze.

Czym jest forma dokumentowa? Kodeks Cywilny precyzuje, że „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu [nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z jej treścią], w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.

Dokumentem i formą dokumentową w tym rozumieniu może być np.  wiadomość e-mail – o ile można na tej podstawie wiarygodnie potwierdzić, że wysłała ją właściwa osoba (np. osoba uprawniona do reprezentacji kontrahenta).

Zastosowanie w tym przypadku mogą znaleźć różnego rodzaju podpisy elektroniczne, inne niż podpisy kwalifikowane: podpisy elektroniczne zwykłe i zaawansowane (znajdujące się niżej w „hierarchii” wprowadzonej przez rozporządzenie eIDAS, tj. do których nie jest przypisany taki skutek, jak do podpisów kwalifikowanych).

Dobrym sposobem w odniesieniu do relacji krajowych może być użycie podpisu zaufanego dostępnego przez serwis ePUAP. Biorąc pod uwagę urzędowy charakter platformy i formalną drogę uzyskania, dokładne ustalenie osoby składającej oświadczenie będzie w tej sytuacji bardzo proste i niemal pewne.

CO e-podpisać? Obszary digitalizacji umów   

Zdigitalizować można praktycznie każdy obszar działalności przedsiębiorstwa (a niektóre – choć nie bezpośrednio związane z umowami – nawet trzeba, np. sporządzanie i składanie sprawozdań finansowych). W zależności od pożądanych skutków, odpowiedni rodzaj e-podpisu może być wykorzystywany:

-w stosunkach z kontrahentami,

-w stosunkach z pracownikami i współpracownikami (umowy, oświadczenia, inne dokumenty HR),

-w dokumentacji wewnętrznej,

– a nawet pod pewnymi warunkami przy zawarciu i zmianach umowy spółki.

Korzystając z odpowiednio dobranego e-podpisu, można  w zasadzie zastąpić większość dokumentów papierowych ich elektronicznymi odpowiednikami. Pamiętajmy jedynie, że formy „wyższe” w hierarchii form prawnych niż pisemna – np. forma aktu notarialnego – nie mogą być skutecznie zastąpione jakąkolwiek formą elektroniczną.

JAK e-podpisać? Kilka wskazówek technicznych dla podpisów elektronicznych

Jeśli zależy nam na uzyskaniu skutków równoznacznych z podpisaniem dokumentu na papierze, pamiętajmy że wykorzystany podpis musi być podpisem kwalifikowanym. Zgodnie z tym rozporządzeniem, użycie innych rodzajów podpisów elektronicznych nie kwalifikuje się do uznania za formę elektroniczną równoznaczną z pisemną.

Korzystając z podpisu kwalifikowanego (o ile nie jest wymagane podpisanie dokumentu w konkretnym formacie, jak np. XML), warto działać na plikach PDF, przy użyciu dedykowanej dla tego formatu opcji podpisu PAdES. Pozwoli to, po pierwsze – na łatwe odczytanie treści pliku, po drugie – najpopularniejszy program do odczytu plików PDF, Adobe Acrobat Reader, w swoich najnowszych wersjach posiada funkcję automatycznego rozpoznawania podpisów. Już z poziomu pliku można wówczas sprawdzić, kto złożył podpis i czy jest to podpis kwalifikowany.

Podpisywanie dokumentów za pomocą ePUAP (dopuszczalne dla formy dokumentowej) w wielu przypadkach wiąże się ze zmianą formatu pliku na XML. Taki plik po otwarciu (np. poprzez Internet Explorer) nie będzie zawierał standardowo czytelnej treści dokumentu. Do jego poprawnego otwarcia będzie wymagane  „odkodowanie”, którego  można dokonać tą samą drogą, co złożenie podpisu – w serwisie ePUAP. Tam również można sprawdzić, kto i kiedy dany plik podpisał.

Digitalizacja – złożony proces

O różnych rodzajach e-podpisów i alternatywach dla wykorzystania papierowej dokumentacji można powiedzieć o wiele więcej – wątek ten będziemy przybliżać Państwu na naszym blogu.

Digitalizacja może wymagać odpowiedniego podejścia i zaplanowania: wdrożenia odpowiednich klauzul umownych, zmiany sposobu komunikacji np. z kontrahentami (podpisany elektronicznie dokument umowy trzeba jeszcze w odpowiedni sposób dostarczyć drugiej stronie), przygotowania pracowników oraz, co niezwykle istotne, zapewnienia odpowiedniej archiwizacji. Nieco inne mogą być też niuanse digitalizacji dla różnych obszarów działalności, np. w obszarze HR czy na linii przedsiębiorstwo-kontrahent.

Co istotne, dużą część usprawnień można wprowadzić praktycznie bez jakichkolwiek dalszych inwestycji w narzędzia IT, dodatkowe oprogramowania i związaną z nimi infrastrukturę – wystarczy posiadanie samych kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Jeśli jesteście Państwo zainteresowani tematem e-podpisów i digitalizacji, serdecznie zapraszamy do udziału w naszym bezpłatnym webinarium, które odbędzie się już 10.03.2021 r. o godz. 10:00. Szczegółowe informacje o wydarzeniu oraz zapisy dostępne są TUTAJ.


[1] nr 910/2014 z dnia 23.07.2014 r.

Autor: Paulina Szewc

SENIOR ASSOCIATE RADCA PRAWNY paulina.szewc@olesinski.com Więcej