31 mar Kontrola dofinansowania z FGŚP: czy wypełniono wszystkie obowiązki i poprawnie rozliczono środki?

W dobie pandemii wielu przedsiębiorców złożyło wnioski o dofinansowanie do wynagrodzeń i składek pracowników objętych przestojem lub obniżonym wymiarem czasu (na podstawie art. 15g tzw. Tarczy antykryzysowej) albo pracowników nieobjętych przestojem lub obniżonym wymiarem czasu (na podstawie art. 15gg Tarczy).

Zapraszamy do lektury dzisiejszego wpisu z cyklu „gotOWi na kontrolę”, w którym przedstawimy najważniejsze obowiązki związane z otrzymanym dofinansowaniem oraz jego rozliczeniem. W ramach przygotowania do kontroli, zalecamy sprawdzenie krok po kroku, czy wszystkie z omawianych punktów mogą Państwo z powodzeniem oznaczyć jako „wykonane”.

Czy utrzymano miejsca pracy, na które pobierano dofinansowanie?

Pierwszy obowiązek wynika z charakteru obu dofinansowań jako przeznaczonych na rzecz „ochrony miejsc pracy” i dotyczy nierozwiązywania umów o pracę (lub innych, w przypadku dofinansowań dla osób niebędących pracownikami) z przyczyn niedotyczących pracownika przez okres pobierania świadczeń. Skoro pracodawca otrzymuje pomoc w finansowaniu wynagrodzeń i składek dla Kowalskiego, to gwarantuje, że będzie chronił jego miejsce pracy w okresie, kiedy tę pomoc pobiera.

Zakaz nie dotyczy sytuacji zakończenia współpracy na innych podstawach i z innych przyczyn niż niedotyczące pracownika – przykładowo dozwolone będzie wręczenie dyscyplinarki lub wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika. A co z porozumieniami? Zasadniczo nie ma przeszkód, żeby pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę na podstawie porozumienia, o ile nie nastąpi to z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Bardzo często podpisując porozumienia przedsiębiorcy nie wskazują jednak, z jakiej przyczyny zostały one zawarte – warto więc już teraz (nawet po czasie) zadbać o dowody potwierdzające, z jakich powodów doszło do rozwiązania umowy (wniosek pracownika, wewnętrzna korespondencja etc.).

Co w przypadku złamania zakazu? W przypadku dofinansowań z art. 15g Tarczy antykryzysowej, pracodawca zwróci dofinansowanie, które otrzymał na tego pracownika w całości wraz z odsetkami. W przypadku art. 15gg, konsekwencje są o wiele bardziej dotkliwe, bo zwrot obejmie całość otrzymanej pomocy (na wszystkich objętych danym wnioskiem pracowników) i odsetki.

Przestrzeganie zakazu będzie weryfikowane na etapie rozliczenia (przez złożenie odpowiednich oświadczeń) oraz może być sprawdzone podczas kontroli (przykładowo organ może poprosić nas o przekazanie świadectw pracy pracowników objętych dofinansowaniem).

Czy cyklicznie przekazywano obowiązki informacyjne do Urzędu?

Kolejnym obowiązkiem pracodawców korzystających z dofinansowań jest informowanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy (WUP) o każdej okoliczności mającej wpływ na wysokość świadczeń – w terminie 7 dni roboczych (w przypadku art. 15g) lub kalendarzowych (w przypadku art. 15gg) – liczonym od momentu dowiedzenia się o danej okoliczności.

Początkowo pojawiało się wiele wątpliwości dotyczących zakresu oraz formy obowiązku informacyjnego, które często podsycali także Urzędnicy WUP, sugerując ograniczenie tylko do najważniejszych zmiana. Aktualnie także Urzędy potwierdzają, że należy informować o wszystkich okolicznościach mających wpływ na wysokość dofinansowania, m.in. okresach zasiłkowych, L4, urlopach bezpłatnych czy zakończeniu stosunku pracy.

Waga tego obowiązku wyjaśniła się wraz z pojawieniem się pierwszych procedur rozliczeniowych. Formularz wprost przewiduje oświadczenie pracodawcy, że terminowo realizował obowiązki informacyjnie. To, czy oświadczenie jest zgodne z prawdą, może natomiast zweryfikować potencjalna kontrola.

Oczywiście można zadać sobie pytanie – jakie konsekwencje może mieć niespełnienie obowiązku informacyjnego w terminie? W naszej ocenie nie powinno powodować to konieczności zwrotu dofinansowania. W przypadku jednak innych uchybień, urzędy mogą wykorzystać brak spełnienia obowiązku informacyjnego na niekorzyść pracodawcy (przykładowo przy weryfikacji stanu faktycznego).

Czy prawidłowo uzupełniono „kalkulator rozliczeniowy”?

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy złożenie rozliczenia i zwrot wyliczonej kwoty niewykorzystanego świadczenia, w terminie 30 dni od dnia zakończenia okresu pobierania świadczeń.

Dokumentem pozwalającym na określenie wysokości zwrotu jest przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii „kalkulator rozliczeniowy”. Jego uzupełnienie polega na wpisaniu danych wyeksportowanych z systemów kadrowo-płacowych. Jest to jednak pozornie proste zadanie – w praktyce uzupełnienie kalkulatora może budzić szereg wątpliwości.

Pamiętajmy, że to dokument, który powinniśmy wypełnić bardzo skrupulatnie – czasami nawet pomyłka w pierwszej zakładce potrafi zaburzyć całość wyliczenia kwoty należnego dofinansowania (błędne uzupełnienie „danych” wpływa na wartość kwot do zwrotu).

Czy zawsze należało  się dofinansowanie do składek ZUS?

W kalkulatorze rozliczeniowym co do każdego pracownika należy wskazać, czy w danym okresie był objęty zwolnieniem ze składek ZUS. Co istotne, mogą pojawić się sytuacje, gdy ta sytuacja zmieni się w toku korzystania z dofinansowania – przykładowo w przypadku osób, które w trakcie roku kalendarzowego przekroczyły próg 30-krotności składek na ZUS. Od tego momentu składki nie będą odprowadzane, zatem dalsze korzystanie z dofinansowania do składek nie byłoby należne.

Problemy pojawić mogą się także w przypadku, gdy dofinansowanie nie było jedyną pomocą, z której przedsiębiorca skorzystał w obszarze oskładkowania wynagrodzeń. Zgodnie z kontrowersyjnym stanowiskiem Ministerstwa, w razie skorzystania ze zwolnienia z opłacania składek ZUS (w całości lub nawet w części) przez okres 3 miesięcy, przedsiębiorca nie jest on uprawniony do dofinansowania do składek w ramach 15g / 15gg.

Czy prawidłowo wskazano dofinansowywane składki wynagrodzenia brutto?

To, ile dofinansowania otrzymamy na danego pracownika, zależy w dużej mierze od kwoty wynagrodzenia brutto, jaką zadeklarujemy w kalkulatorze rozliczeniowym. Wielu pracodawców zastanawiało się, jakie składniki wynagrodzenia może w tym zakresie uwzględnić – tak aby uzyskać możliwie wysoką kwotę dofinansowania, pozostając przy tym w zgodzie z przepisami i wytycznymi Ministerstwa.

Niestety, w wielu przypadkach kwota nie mogła być wprost przepisana z „paska płac”. Zgodnie z ministerialną instrukcją, należy uwzględnić stałe elementy wynagrodzenia, takie jak wynagrodzenie zasadnicze, chorobowe czy premie regulaminowe o charakterze stałym. Nie uwzględniamy dodatków, uzależnionych od spełnienia przez pracownika dodatkowych przesłanek / zadań.

A co z wynagrodzeniem urlopowym? Możemy je uwzględnić w przypadku art. 15gg i obniżonego wymiaru czasu pracy. W przypadku przestoju ekonomicznego, aktualne stanowisko Ministerstwa nie pozwala na wliczenie urlopu do okresu dofinansowania – mimo, iż wcześniejsze wytyczne Urzędów i interpretacja przepisów mogą prowadzić do innych wniosków.

Ostrożnie podejść należy także do kwestii godzin nadliczbowych – w szczególności tam, gdzie na podstawie art. 15g Tarczy wprowadziliśmy obniżony wymiar czasu pracy, czyli pośrednio deklarowaliśmy niższe zapotrzebowanie na pracę pracowników objętych wnioskiem.

Prawidłowe wskazanie kwoty wynagrodzenia brutto będzie, w naszej ocenie, jednym z głównych punktów kontrolnych – od tego składnika zależeć będzie przecież wysokość dofinansowania. Dlatego już teraz warto zastanowić się, jakie składniki (i dlaczego) wzięto pod uwagę przy wniosku i rozliczeniu.

Czy wraz z rozliczeniem przedłożono odpowiednie załączniki?

Procedura rozliczeniowa przewiduje także konkretny szereg dowodów = dokumentów, które należy dołączyć do formularza. Wśród nich są m.in. zbiorcze potwierdzenia dokonania przelewu z tytułu składek ZUS i PIT za każdy miesiąc otrzymania wsparcia.

Wydaje się to proste, ale może powodować praktyczne problemy, w szczególności tam, gdzie wynagrodzenia pracowników wypłacane są z przesunięciem, tj. do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dofinansowane wynagrodzenie zostało wypracowane.

W takim przypadku składki i podatek opłacane są stosunkowo później, bo dopiero kolejnego miesiąca – i to właśnie te przelewy powinny być załącznikiem do rozliczenia. Co istotne, może się wtedy zdarzyć, że ustawowy termin ich płatności przypadać będzie nawet 2 miesiące po okresie dofinansowania, tj. po terminie na złożenie rozliczenia – co rozliczający przedsiębiorca również powinien odpowiednio zabezpieczyć.

Jak widać, mimo iż skupiliśmy się dziś tylko na tych najczęściej spotykanych „potknięciach” i wątpliwościach przedsiębiorców – jest ich sporo i niektóre wydają się zupełnie nieoczywiste.

Skutki nieprawidłowości? Mogą być różne i zależeć będą od okoliczności konkretnego przypadku. Być może w części wystarczy dodatkowe wyjaśnienie lub przedłożenie brakującego dokumentu dla Urzędu. Jednak nie można wykluczyć sytuacji, gdzie konsekwencje będą surowsze, np. zwrot całości dofinansowania wraz z odsetkami.

Dlatego tak ważna jest znajomość niuansów związanych z dofinansowaniem, z którego Państwo skorzystali i gotowość do odpowiedzi na ewentualne pytania organów.