28 kw. Jak w praktyce przygotować się na kontrolę

Przez ostatnich kilka tygodni opisywaliśmy najczęstsze problemy i pytania związane z uzyskaniem i rozliczeniem dofinansowania z FGŚP czy też subwencji z PFR. Wątpliwości jest wiele, a kontrole dopiero przed firmami. Jak przygotować się na wizytę kontrolujących? Czy można już teraz podjąć jakieś działania?

Po roku od uzyskania pierwszych środków pomocowych często trudno przypomnieć sobie szczegóły i okoliczności konkretnych decyzji. Za rok czy za dwa – kiedy kontrola może zapukać do drzwi przedsiębiorstwa – sytuacja będzie jeszcze trudniejsza. Im szybciej zaczniemy weryfikować pewne kwestie i przygotowywać dokumenty – tym lepiej. 

Już teraz zachęcamy więc do przeprowadzenia wewnętrznego audytu uzyskanej pomocy i odpowiedzenia sobie na kilka podstawowych pytań.

Czy mogłem uzyskać wsparcie?

Najważniejsze pytanie, to czy na pewno nasze przedsiębiorstwo było uprawnione do uzyskania konkretnego środka pomocowego. Przykładowo warto zweryfikować, czy na pewno dobrze obliczyliśmy wymagany spadek obrotów, czy uwzględniliśmy odpowiednie kwoty, czy spadek obrotów miał związek z COVID-19. Sugerujemy też zarchiwizować dokumenty, które będą to udowadniać.

Dodatkowo w przypadku dofinansowań z FGŚP dobrze odtworzyć metodologię, jaką przyjęliśmy przy wyliczaniu wynagrodzeń pracowników, które stanowiły podstawę do uzyskania dofinansowania. Czy uwzględnialiśmy tylko wynagrodzenie zasadnicze? Czy uwzględnialiśmy jakieś dodatki lub premie? Czy były to premie regulaminowe czy uznaniowe? Kontrolujący mogą o to pytać, chcąc ustalić, czy nie zawyżaliśmy kwoty pomocy – warto być na to przygotowanym i posiadać odpowiednie dowody.

Istotne jest też sprawdzenie, czy wszystkie składane oświadczenia były zgodne z prawdą. Urzędy zapowiadają, że będą weryfikować, czy porozumienie będące podstawą wprowadzenia obniżonego wymiaru czasu pracy lub przestoju zostało prawidłowo zawarte. Szczególnie ważnym punktem jest również sprawdzenie, czy prawidłowo dokonaliśmy wyboru przedstawicieli pracowników (czy zachowany został tryb przyjęty u pracodawcy, a jeśli powołujemy się na trudności z przeprowadzeniem wyborów – to czy te trudności faktycznie występowały i były uzasadnione).

W przypadku subwencji z Tarczy finansowej (PFR 1.0) bardzo istotne jest prawidłowe i skrupulatne sprawdzenie statusu przedsiębiorstwa. Szczególnie, że jak już pisaliśmy, treść regulaminu mówiąca o tym, wg jakich przepisów należy weryfikować status uległa zmianie.

Czy dobrze wykorzystałem i rozliczyłem środki ?

Kolejnym krokiem jest zweryfikowanie, czy środki wydane zostały zgodnie z przeznaczeniem tzn.:

• w przypadku PFR: czy były to koszty prowadzonej działalności,
• w przypadku FGŚP: na wynagrodzenia pracowników i czy mamy na to jakiekolwiek dowody.

W zakresie FGŚP formularze i zasady rozliczeń zmieniały się kilkukrotnie – urzędy zmieniały stanowisko co do sposobu rozliczeń przestoju, wynagrodzenia chorobowego itp. Koniecznie należy sprawdzić, czy przygotowane rozliczenie było prawidłowe.

Nawet jeśli nasza firma przeszła wstępną weryfikację wniosku z FGŚP pozytywnie, nie powinno to uśpić czujności. W ramach wstępnej weryfikacji sprawdzano jedynie stricte techniczne kwestie (czy środki zwrócone zgadzają się z zadeklarowaną kwotą do zwrotu, czy przedłożono wszystkie wymagane dokumenty). Dopiero w dalszym kroku mogą być sprawdzane szczegóły – przykładowo sposób ustalenia wysokości wynagrodzeń, które były podstawą rozliczenia, czy pracownicy faktycznie przebywali na przestoju, czy w przypadku odwołania przestoju/ obniżonego etatu środki zostały zwrócone, czy nie doszło do przedwczesnego rozwiązania umowy o pracę z przyczyn leżących po stronie pracownika? Czy wypełnialiśmy obowiązek informacyjny? Te wszystkie punkty (oraz pozostałe, o których pisaliśmy we wcześniejszych artykułach z cyklu) powinny zostać sprawdzone oraz odpowiednio udokumentowane.

Łączenie środków pomocowych

Jak już wspominaliśmy, możliwe było łączenie ze sobą różnych środków pomocowych, ale nie można tego robić całkowicie dowolnie.

Przede wszystkim warto przygotować na potrzeby wewnętrzne listę otrzymanych środków pomocowych oraz zweryfikować, czy były one udzielane jako pomoc publiczna. Jeśli tak, konieczne jest zweryfikowanie, czy nie naruszyliśmy zasad otrzymania tej pomocy.

Przede wszystkim w przypadku pomocy publicznej, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy na poziomie przedsiębiorstwa (a zatem także podmiotów powiązanych) nie doszło do przekroczenia limitów. Konieczne jest też sprawdzenie, czy prawidłowo skorzystaliśmy z kliku środków pomocowych (przykładowo uzyskanie pomocy do wynagrodzeń z FGŚP i dodatkowo wsparcia do wynagrodzeń z innego źródła – tak, że przedsiębiorca niejako dostał kwotę wyższą, niż wydatkował powinno wzbudzić nasze wątpliwości – szerzej pisaliśmy o tym w osobnym wpisie: Łączenie różnych form wsparcia – możliwości oraz limity).

Aspekty techniczne

Jeśli już zweryfikowaliśmy najważniejsze kwestie, zalecamy przygotowanie  jednego folderu/ teczki, w którym będą przechowywane wszystkie dokumenty związane z pomocą. Chodzi tu nie tylko o wnioski czy formularze rozliczeniowe – ale również wszystkie poboczne dokumenty i dowody. Jeśli na etapie wnioskowania czy rozliczenia dotacji korespondowaliśmy z urzędem na dany temat – koniecznie zarchiwizujmy te e-maile. Jeśli opieraliśmy nasze decyzje na podstawie publikowanych przez urzędy informacji – zapiszmy print screeny z tych stron. Jeśli prowadziliśmy rozmowy telefoniczne – przygotujmy notatkę wewnętrzną.

Aktualnie wiele sytuacji wydaje się jasnych, z biegiem czasu może być coraz trudniej odtworzyć pewne fakty czy odnaleźć na skrzynce pocztowej dokumenty/ e-maile. Co więcej, pracownicy odpowiedzialni za uzyskanie czy rozliczenie dotacji w krytycznym momencie kontroli mogą znajdować się na urlopie/ zwolnieniu lekarskim czy nawet już nie pracować w firmie. Im lepiej przygotujemy się do kontroli – tym większe szanse, że wyjedziemy z niej zwycięsko.

**

Tym wpisem kończymy serię wpisów GotOWi na kontrole. Mamy nadzieję, że przekazaliśmy Państwu przydatne informacje, które pomogą w przygotowaniu się do kontroli.  W razie pytań zapraszamy do kontaktu z autorami artykułów.