Rewolucja w funkcjonowaniu KRS, czyli 5 najważniejszych informacji o e-postępowaniu rejestrowym

Już jutro  zaczną obowiązywać nowe przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, które przewidują elektronizację postępowań prowadzonych w wydziałach KRS. Można chyba pokusić się o stwierdzenie, że zapowiada się prawdziwa rewolucja postępowań rejestrowych.

Nowelizacja pochodzi z roku 2018 i początkowo miała wejść w życie 1.03.2020 r., jednak termin ten kilkukrotnie przesuwano – ostatecznie ma to być 1.07.2021 r.[1]

Jakie są najważniejsze założenia nadchodzących zmian? Poniżej przedstawiamy 5 kluczowych informacji:

1. Wnioski i pisma do KRS przygotowywane i składane wyłącznie elektronicznie

Wszystkie wnioski do KRS dotyczące podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców  będą składane wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Oznacza to, że elektronicznie będą składne zarówno wnioski o rejestrację nowych podmiotów, jak i wnioski o wpis zmian w rejestrze przedsiębiorców wszystkich już istniejących podmiotów, a nie tylko tych utworzonych w S24 i w określonych sytuacjach jak było dotychczas.

Zasada ta będzie odnosiła się również do wniosków innych niż o wpis lub zmianę wpisu,np. wniosku spółki o wyznaczenie biegłego do badania planu przekształcenia / połączenia / podziału czy składanych przez wspólników wniosków o upoważnienie do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Elektroniczny wniosek do KRS oczywiście musi zostać elektronicznie podpisany, zgodnie z reprezentacją lub przez pełnomocnika wnioskodawcy. W grę wchodzi użycie ePUAP, podpisu kwalifikowanego lub podpisu osobistego.

Elektronicznie będą wnoszone także środki zaskarżenia na decyzje sądu rejestrowego. Nie będzie to dotyczyć jedynie środków zaskarżenia rozpatrywanych przez Sąd Najwyższy.

2. Akty notarialne jako załączniki do wniosku

W przypadku konieczności załączenia do wniosku aktu notarialnego, wystarczające będzie podanie numeru tego aktu w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN).

Akty notarialne, których treść wpływa na informacje ujawnione w KRS, są już teraz wprowadzane do CREWAN przez notariuszy, na potwierdzenie czego notariusze wydają zaświadczenie z numerem aktu notarialnego nadanym w CREWAN.  

Po zarejestrowaniu wniosku, dokument zostanie automatycznie pobrany z repozytorium i dołączony do wniosku.

3. Inne załączniki do wniosku

Pozostałe załączniki do wniosku o wpis (inne niż akty notarialne wgrywane przez notariuszy do CREWAN) powinny być dołączone do wniosku w wersji elektronicznej:

  • jako dokumenty elektroniczne (oryginały podpisane odpowiednim podpisem elektronicznym przez uprawnione osoby),

albo

  • jako skany dokumentów papierowych.

Jednak jeśli składane mają być skany dokumentów papierowych, to powinny mieć postać elektronicznych odpisów poświadczonych przez notariusza[2] albo pełnomocnika będącego radcą prawnym lub adwokatem[3].

Jeśli wnioskodawca dołączy zwykłe skany, niebędące odpisami elektronicznymi poświadczonymi przez notariusza lub profesjonalnego pełnomocnika, to będzie miał obowiązek w ciągu 3 dni przesłać do sądu oryginały dokumentów. Jeśli tego nie zrobi, nie można będzie nadać prawidłowego biegu sprawie[4] (czyli wniosek nie zostanie rozpoznany przez sąd).

4. Elektroniczne akta rejestrowe dla przedsiębiorców i e-czytelnia akt

Od 1.07. akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców będą prowadzone w formie elektronicznej. Będą one udostępnione w systemie teleinformatycznym, w tzw. e-czytelni akt. Dokumenty w e-czytelni, podobnie jak tradycyjne akta KRS, będzie mógł przeglądać każdy.

Natomiast akta rejestrowe powstałe przed 1.07. nie będą przetwarzane na wersję elektroniczną. Wszystkie te „starsze” dokumenty w wersji papierowej będą dostępne do wglądu w siedzibie sądu.

5. Obowiązek dla przedsiębiorców, wybór dla pozostałych podmiotów

Jak wskazano wyżej, opisana elektronizacja postępowań przed wydziałami KRS jest obowiązkowa dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców. Jeżeli taki podmiot po dniu 1.07.2021 r. wniesie wniosek w wersji papierowej, sąd zwróci wniosek bez wzywania do uzupełnienia braków[5].

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, ustawodawca przewidział większą swobodę, gdyż wnioski mogą mieć albo postać elektroniczną, albo tradycyjną papierową – według wyboru wnioskodawcy. Akta rejestrowe tych podmiotów będą dalej prowadzone w wersji papierowej.


[1] Dz.U. z 2018 r. poz. 398, ze zmianami z Dz.U. z 2020 r. poz. 288, ze zmianami z Dz.U. z 2021 r. poz. 187

[2] art. 97 § 2 prawo o notariacie – plik z podpisem kwalifikowanym notariusza

[3] art. 125 § 2[1] KPC – skan dokumentu wprowadzony do systemu teleinformatycznego przez profesjonalnego pełnomocnika

[4] Jeżeli wniosek nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, wnioskodawca zostanie wezwany do uzupełnienia go w terminie tygodniowym – pod rygorem zwrotu wniosku. Jeżeli wniosek nie zostanie prawidłowo uzupełniony w terminie, Sąd zwróci wniosek, co oznacza, że nie wywoła on żadnych skutków.

[5] W takiej sytuacji wniosek może być ponownie złożony w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeżeli ponowiony wniosek zostanie złożony prawidłowo, wywołuje on skutek od daty pierwotnego wniesienia.

Autor: Paulina Szewc

SENIOR ASSOCIATE RADCA PRAWNY paulina.szewc@olesinski.com Więcej