Spotkania online – co z wizerunkiem pracownika? Stanowisko UODO

Wybuch pandemii zmusił pracodawców i pracowników do przystosowania się do nowych procedur, warunków pracy i zasad komunikacji. Wciąż często pracuje się zdalnie lub hybrydowo. Spotkania online w dużej mierze wyparły te bezpośrednie – i być może jeszcze trochę czasu minie, zanim odważniej zaczniemy spotykać się przy kawie, a nie w oku kamery.

Ochrona danych osobowych na spotkaniach online – gdzie zacząć?

Wdrażając zasady dotyczące pracy zdalnej czy spotkań w formie telekonferencji / wideokonferencji, pracodawcy powinni zadbać o zabezpieczenie przetwarzania danych osobowych. W warunkach pandemicznych, pracodawcy często decydowali się na tę formę komunikacji w pośpiechu i zasady ochrony danych mogły zejść na drugi plan. Jednak nawet w takich przypadkach, warto teraz spojrzeć wstecz i ocenić, czy działania podejmowane w firmie były i pozostają legalne – w szczególności, że swoje stanowisko w tym zakresie niedawno opublikował Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Pakiet danych na spotkanie

Na „Zoom”, „Microsoft Teams”, „Skype” czy innych komunikatorach łączymy się na różne spotkania, konferencje oraz szkolenia – w ramach danego zakładu pracy lub z udziałem przedstawicieli podmiotów zewnętrznych. UODO słusznie wskazuje, że w czasie trwania spotkania mogą być przetwarzane takie dane osobowe uczestników, jak: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa pracodawcy, głos oraz wizerunek – który zawsze w praktyce budzi najwięcej wątpliwości.

Czy jako pracodawca mogę przetwarzać te dane?

Uogólniając, odpowiedź brzmi: tak. Przy czym, warunkiem będzie znalezienie właściwej podstawy dla tego przetwarzania.

W zależności od zajmowanego stanowiska, wykorzystanie wizerunku może być elementem nierozerwalnie związanym z realizacją obowiązków służbowych – przykładowo, gdy przewidują one  udział w wystąpieniach, szkoleniach czy w spotkaniach. Wtedy, w ocenie UODO, dozwolone będzie ich przetwarzanie na podstawie niezbędności do wykonania umowy.

W pozostałych przypadkach UODO radzi poszukiwać podstawy przetwarzania w zgodzie. Powinna być ona wyraźna, chociaż jej udzielenie nie jest wymagane w konkretnej formie. W praktyce, co byłoby wygodnym rozwiązaniem, rozważyć można próbę uznania za taką zgodę fakt uczestnictwa w spotkaniu online i wybór połączenia z widokiem wideo lub przy jego braku.

Co istotne, odmowa udzielenia przez pracownika takiej zgody, nie może być podstawą jego niekorzystnego traktowania, ani powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla pracownika – o co w komunikacji z pracownikami powinien zadbać pracodawca, dając im realną możliwość wyboru.

Co z nagraniami?

W praktyce zdarza się, że pracodawcy z różnych powodów decydują się na nagranie i dalsze udostępnianie spotkania – np. jako materiału szkoleniowego dla kolejnych pracowników. Najpopularniejsze aplikacje pozwalają na łatwe nagrywanie spotkań – wtedy ich uczestnicy, zwykle informowani są o fakcie nagrywania i możliwości opuszczenia spotkania w razie braku zgody w tym zakresie.

Korzystający z tej opcji pracodawcy powinni pamiętać o kolejnej ważnej kwestii, jaką jest prawidłowe przechowywanie utrwalonych danych. Dozwolona jest ona przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania. UODO przypomina, że administrator (pracodawca) powinien stworzyć procedury, z których będzie jasno wynikał termin i sposób usuwania danych oraz zasady ich przeglądów.

Relacja z dostawcą aplikacji – uwaga na transfer poza EOG

Ważnym punktem do weryfikacji będą także zasady współpracy z dostawcą aplikacji umożliwiającej przeprowadzanie spotkań online w naszej firmie. Pracodawca – jako administrator – powinien sprawdzić, czy prawidłowo reguluje on powierzenie przetwarzania danych osobowych oraz, czy dostawca planuje przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy – jeżeli tak, powinien obowiązkowo zabezpieczyć ten transfer i przekazać stosowną informację pracownikom.

To najważniejsze kwestie do weryfikacji w kontekście przetwarzania danych osobowych podczas spotkań online, choć oczywiście zagadnienie to jest dużo szersze. W razie potrzeby uzyskania dodatkowych informacji, nasi doradcy pozostają do Państwa dyspozycji.

Autor: Katarzyna Serwatka

SENIOR ASSOCIATE RADCA PRAWNY katarzyna.serwatka@olesinski.com Więcej