Zgromadzenie Wspólników możliwe online. ZZW w sp. z o.o.

Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych[1] miała miejsce w marcu ubiegłego roku, jednak wiele podmiotów nadal nie uchwaliło regulaminu Zdalnych Zgromadzeń Wspólników. Wprowadzona nowelą zmiana przepisu ułatwiła wspólnikom realizowanie Zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, bez modyfikacji tej kwestii w umowie spółki, o ile dotychczasowe brzmienie nie wyłączało tej możliwości.

Założycie spółek tuż przed planowanym Zgromadzeniem często pytają, co zrobić jeśli nie będą mogli być na nim obecni (i nie powołali pełnomocnika). Wyjaśniamy poniżej.

Jeżeli w spółce nie został uchwalony Regulamin ZZW, to rekomenduje się podjęcie uchwały bez odbycia Zgromadzenia – oczywiście pod pewnymi warunkami. Jednak opcja ta nie rozwiązuje w pełni problemu.

Uchwały bez odbycia Zgromadzenia

Bez odbycia Zgromadzenia wspólników mogą zostać podjęte uchwały tylko w przypadku, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być uchwalone albo na głosowanie pisemne.

Zarówno zgoda na postanowienie, jak i głosowanie pisemne stanowią odstępstwo od ogólnej zasady podejmowania uchwał wspólników na Zgromadzeniu[2].

I. Zgoda na postanowienie – procedura

Organ uprawniony do zwoływania Zgromadzeń (najczęściej zarząd) zobowiązany jest przesłać wszystkim wspólnikom jednobrzmiący projekt uchwały poddanej głosowaniu w tym trybie.

Warunkami podjęcia uchwały jest:

  1. wyrażenie zgody przez wszystkich wspólników (jeżeli głosu nie oddał choćby jeden wspólnik – warunek nie zostanie spełniony);
  2. wyrażenie przez każdego wspólnika zgody na podjęcie uchwały w formie pisemnej (najczęściej wyrażana poprzez złożenie przez wspólnika podpisu pod przesłaną mu treścią głosowanej uchwały).

II. Głosowanie Pisemne

Podjęcie uchwały w trybie głosowania pisemnego podobnie, jak w przypadku zgody na postanowienie – wymaga pisemnej zgody wszystkich wspólników spółki.

Następnie wspólnicy, z zastrzeżeniem terminu do oddania głosu w praktyce, podpisują się w tzw. „trybie obiegowym” na dokumencie, pod treścią przyszłej uchwały;

Wyjątki od podjęcia uchwał bez odbycia Zgromadzenia

W niektórych przypadkach* wspólnicy nie będą mogli podjąć uchwał bez odbycia Zgromadzenia, o których pisaliśmy powyżej. Dzieje się tak wtedy, gdy:

  • KSH wymaga zwołania Zgromadzenia Wspólników – np. w celu zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego czy podjęcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki;
  • wymagane jest przeprowadzenie głosowania tajnego – np. odwołanie członków organów spółki (wyłączenie to nie dotyczy jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością);
  • wymagana jest obecność notariusza – np. zmiana umowy spółki;

Jak widać, podjęcie uchwał bez Zgromadzenia nie jest zatem takie proste. Wyjątki, o których mowa powyżej znacznie ograniczają elastyczność działania oraz możliwość szybkiego podejmowania pewnych decyzji przez wspólników.

Warto zastanowić się, czy przeprowadzanie Zgromadzeń w trybie online nie jest łatwiejszym rozwiązaniem.

Regulamin ZZW

Zgromadzenia w trybie online wydają się być wygodniejszą możliwością podejmowania decyzji w spółce, w stosunku do wspomnianych uchwał bez odbycia Zgromadzenia – zwłaszcza, kiedy będzie potrzeba działania „tu i teraz”.

Należy jednak pamiętać o warunku przyjęcia przez Radę Nadzorczą, (a w przypadku jej braku – Wspólników) regulaminu ZZW, który zapewni bezpieczeństwo i poprawność podejmowania decyzji w zdalnej formie.

Co powinno znaleźć się w regulaminie Zdalnych Zgromadzeń Wspólników?

Powinien on ustalać m.in.:

  1. formę uczestniczenia w zgromadzeniu (określenie systemów, urządzeń, aplikacji itp. umożliwiających przeprowadzenie zdalnych zgromadzeń);
  2. sposób uwierzytelnienia tożsamości wspólnika biorącego udział w zgromadzeniu (przy uwzględnieniu dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym);
  3. sposób w jaki wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu, wypowiadać się i wykonywać prawo głosu;
  4. warunki zapewnienia bezpieczeństwa zgromadzenia (hasło, login itp.);
  5. sposób zgłaszania sprzeciwów do podejmowanych uchwał na zgromadzeniu.

Zwołanie Zgromadzeń online

ZZW można zwołać w dwojaki sposób:

  1. tradycyjny – przy pomocy listów poleconych lub przesyłek nadanych kurierem, wysyłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem planowanego zgromadzenia;
  2. za pomocą poczty elektronicznej (o ile wspólnik wcześniej wyraził zgodę na piśmie wskazując jednocześnie adres e-mail, na jaki ma być wysłane zaproszenie).[3]

Zwołujący (najczęściej Zarząd) postanawia o udziale w Zgromadzeniu w trybie online.

Znowelizowany przepis nie wyłącza możliwości odbycia Zgromadzenia bez formalnego zwołania[4], o ile wspólnicy reprezentujący 100% kapitału zakładowego będą obecni na takim zgromadzeniu.

Głosowanie tajne a Zdalne Zgromadzenia Wspólników

Komentowany przepis nie zwalnia z obowiązku zachowania tajności głosowania. Uchwalając zatem Regulamin ZZW, Rada Nadzorcza (albo Wspólnicy) powinni pamiętać o wprowadzeniu odpowiednich mechanizmów zabezpieczających tajność głosowania, o którym mowa powyżej, zwłaszcza w sytuacji, gdy wymaga tego przepis KSH.

Udział pełnomocnika na Zdalnym Zgromadzeniu Wspólników

Na Zgromadzeniu online dopuszcza się udział pełnomocnika, jednak również w tym celu, rekomenduje się wprowadzenie odpowiednich postanowień w Regulaminie ZZW, które zapewnią weryfikację jego tożsamości.

Pełnomocnictwo do głosowania na ZZW powinno zostać sporządzone na piśmie, pod rygorem nieważności (o ile dana czynność pełnomocnika nie wymaga zachowania surowszej formy). Natomiast dokument pełnomocnictwa (choćby jego skan) powinien być dołączony do protokołu zgromadzenia online, a także powinien zostać przekazany spółce.

Naszym zdaniem komentowana forma przeprowadzania Zgromadzeń będzie coraz częściej wykorzystywana przez Wspólników choćby z uwagi na fakt, że umożliwia podjęcie decyzji w spółce „na już”.  Pamiętajmy zatem o obowiązku uchwalenia Regulaminu ZZW, który umożliwi wspólnikom zdalną formę Zgromadzeń. W przypadku jakichkolwiek pytań zapraszamy do kontaktu.


[1] Art. 2341 ksh, Dz.U. z 2020 r. poz. 568 zm.

[2] Pozostałe to: wykonywania przez jedynego wspólnika spółki jednoosobowej uprawnień przysługujących zgromadzeniu wspólników stosownie do art. 156 ksh oraz podejmowanie uchwał przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym spółki, w sytuacji gdy umowa spółki została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, a więc w trybie z art. 2401 ksh.

[3] Art. 238 ksh;

[4] Art. 240 ksh;

Autor: Patrycja Wakuluk

Patrycja Wakuluk ASSOCIATE VC / M&A DEPARTMENT