Nadchodzi kolejna rewolucja w zasadach sporządzania dokumentów finansowych? Cz. 2 – o nowych zasadach podpisywania sprawozdań

W poprzednim wpisie przedstawiliśmy pierwszą część zmian w ustawie o rachunkowości dotyczącej sporządzania sprawozdań, które wkrótce wejdą w życie na mocy październikowej nowelizacji.[1]

Istotne nowości zostaną wprowadzone także do przepisów regulujących sposób podpisywania sprawozdań. Jakie dokładnie? Zapraszamy do lektury artykułu.

Zasada – podpisy wszystkich członków organu wieloosobowego


Zgodnie z ogólną regułą sprawozdanie finansowe może podpisać osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik danej jednostki, a pozostałe dokumenty finansowe – kierownik jednostki.

Jeśli jednostką zarządza kilku wspólników lub organ wieloosobowy to za „kierownika jednostki” uznawani są wszyscy wspólnicy lub wszyscy członkowie tego organu. Tym samym wszyscy muszą złożyć podpisy na sprawozdaniu. Ewentualnie sygnatariusze mogą złożyć formalną odmowę podpisania sprawozdania.

W przypadku podmiotów z licznym gronem wspólników lub składem organu zarządzającego, bądź też rozsianym terytorialnie po różnych miejscach, wymóg ten powodował niejednokrotnie problemy organizacyjne. Trudność mogła sprawiać także kwestia odpowiedniego złożenia podpisów w danej kolejności z racji stosowania różnych form podpisu elektronicznego na bazie obowiązujących przepisów.

W praktyce obrotu od dawna pojawiają się głosy o konieczności uproszczenia zasad podpisywania sprawozdań finansowych i z działalności. Ustawodawca deklaruje, że omawiana nowelizacja ma spełniać te postulaty. Choć po zmianach powyższa zasada w dalszym ciągu może być stosowana, ustawodawca przewidział także inną możliwość.

Alternatywny sposób podpisywania sprawozdań


Dzięki wprowadzonym zmianom, od 1.01.2022 r. będzie można zastosować prostszy tryb podpisywania sprawozdań finansowych – poza podpisem osoby odpowiedzialnej za księgi rachunkowe danego podmiotu, będzie wystarczył podpis jednego z członków takiego wieloosobowego organu spółki. Warunkiem dla zastosowania tego trybu jest jednak zebranie przez podpisującego sprawozdanie od pozostałych członków organu oświadczeń, w których potwierdzą, że to sprawozdanie spełnia warunki wyznaczone w ustawie o rachunkowości.

Jednocześnie, zamiast ww. oświadczenia, pozostali członkowie organu mogą przedłożyć swoją odmowę złożenia takiego oświadczenia (wymogi opisujemy szerzej w akapicie poniżej). W tym przypadku odmowa ma skutki takie same, jak odmowa podpisania sprawozdania finansowego.

Te same uproszczenia (podpis co najmniej 1 osoby z wieloosobowego organu i oświadczenia/odmowy od wszystkich pozostałych) mogą być stosowane także w odniesieniu do sprawozdań z działalności oraz sprawozdań z płatności na rzecz administracji publicznej.

Powyższe zasady dotyczą podpisywania dokumentów jednostkowych oraz skonsolidowanych.

Oświadczenia o zgodności z przepisami UoR i odmowy złożenia oświadczenia lub podpisania sprawozdania – jak powinny wyglądać?


Zarówno dla oświadczenia, jak i odmowy oświadczenia lub podpisania, przewidziano możliwość złożenia ich w formie elektronicznej z zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

Alternatywnie można będzie sporządzić je także w formie papierowej z własnoręcznym podpisem, co jednak stawia potem wymóg przygotowania elektronicznej kopii tego dokumentu.

Odmowy podpisania sprawozdania lub złożenia oświadczenia o zgodności muszą wskazywać, jakiego sprawozdania dotyczą i że dotyczą jego ostatecznej wersji. W szczególności wyznaczono obowiązek wskazania w oświadczeniu daty i godziny podpisania sprawozdania przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe podmiotu. Odmowy te muszą też zawierać uzasadnienie.

Od 1.06.2022 r. oświadczenia o zgodności oraz odmowy wraz z uzasadnieniem:

  • muszą być dołączane do sprawozdania składanego do Krajowego Rejestru Sądowego,
  • powinny być odpowiednio przechowywane przez podmiot przez co najmniej 5 lat, liczonych od początku kolejnego roku obrotowego po roku zatwierdzenia danego sprawozdania finansowego.

Zmiany już niedługo zweryfikuje praktyka


Czy faktycznie powyższe zasady okażą się właściwą odpowiedzią na potrzeby rynku? Można jedynie powiedzieć, że wykaże to praktyka.

W naszej ocenie zapewnienie pełnej zgodności z tymi zasadami może być jednak w niektórych przypadkach bardziej skomplikowane niż odebranie podpisów na sprawozdaniach od wszystkich członków organów.


[1] Ustawa z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2021 poz. 2106 – większość zmian (w tym wszystkie nowości opisane w pierwszej części naszego wpisu) wchodzi w życie 8.12.2021 r.

Autor: Paulina Szewc

SENIOR ASSOCIATE RADCA PRAWNY paulina.szewc@olesinski.com Więcej

Autor: Jakub Trzciński

DZIAŁ PRAWNY jakub.trzcinski@olesinski.com