18 lis O czym należy pamiętać przy zgłoszeniu dotyczącym IOD przez pełnomocnika?
Zgłoszenie o wyznaczeniu, zmianie danych lub odwołaniu inspektora ochrony danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych u danego podmiotu wydaje się z pozoru prostą i oczywistą kwestią. Wiele organizacji powierza dokonanie tych czynności pełnomocnikom. Niestety, nie zawsze pamięta się o spełnieniu szeregu warunków, które są niezbędne do prawidłowego dokonania zgłoszenia o wyznaczeniu, zmianie danych lub odwołaniu IOD.
Żeby takie zgłoszenie, dokonywane za pośrednictwem pełnomocnika do UODO, było skuteczne warto pamiętać o kilku kwestiach, które poruszamy w tym krótkim artykule.
Pełnomocnictwo w formie elektronicznej
Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych, pełnomocnictwo powinno mieć formę elektroniczną, tj. powinno zostać opatrzone podpisem zatwierdzonym przez profil zaufany ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę, która występuje w roli mocodawcy. Dokument podpisany własnoręcznie i zeskanowany nie jest uznany za prawidłową formę pełnomocnictwa.
Osobami uprawnionymi do udzielenia pełnomocnictwa są te, które zostały wskazane do reprezentacji zgodnie z informacjami zawartymi w Krajowym Rejestrze Sądowym.
UODO nie narzuca konkretnego wzoru formularza pełnomocnictwa, może ono być w ogólnej formie i upoważniać do jednej lub kilku czynności dokonywanych przed UODO.
Należy pamiętać, że w przypadku korzystania z pomocy pełnomocnika przy dokonywaniu ww. zgłoszenia do PUODO, pełnomocnik jest zobowiązany do weryfikacji prawidłowości składanego zawiadomienia – w przypadku jakichkolwiek braków, konieczne będzie ponowne przesłanie zgłoszenia wraz z wymaganymi załącznikami.
Prawidłowe dokonanie opłaty skarbowej
Warto wziąć pod uwagę, że przy dokonywaniu zgłoszenia o wyznaczeniu, zmianie danych lub odwołaniu IOD za pośrednictwem pełnomocnika konieczne jest uiszczenie opłaty skarbowej:
- Opłaty należy dokonać na rachunek bankowy Centrum Obsługi Podatnika.
- W tytule przelewu należy podać konkretną informację, tj. „Prezes UODO – opłata za pełnomocnictwo udzielone [imię i nazwisko osoby, której udzielane jest pełnomocnictwo] w dniu [pełna data] r.”
- Dowód uiszczenia opłaty musi zostać dołączony do zgłoszenia oraz pełnomocnictwa.
Jak wskazuje UODO, należy też pamiętać, że wraz z ponownym zgłoszeniem i przedstawieniem do niego prawidłowego dokumentu pełnomocnictwa, konieczne będzie ponowne wniesienie opłaty skarbowej.
Wyjątki przy dokonywaniu zgłoszenia dotyczącego IOD
Przy dokonywaniu zgłoszenia do UODO o wyznaczeniu, zmianie danych lub odwołaniu IOD przewiduje się także kilka wyjątków:
- brak konieczności dokonywania opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, jeżeli mocodawcą jest np. jednostka budżetowa czy organizacja pożytku publicznego (art. 7 pkt. 1–5 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej);
- brak konieczności przesyłania pełnomocnictwa, w przypadku gdy ustanowiony pełnomocnik został ujawniony w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
