Zmiany w zasadach doręczeń elektronicznych

Cyfryzacja procesu administracyjnego trwa w najlepsze i coraz więcej spraw urzędowych można załatwić przez Internet. Bez wątpienia jest to duże ułatwienie, jednak cyfryzacja pociąga za sobą sporo wątpliwości. Czy każdy dokument skierowany do organu administracji publicznej za pośrednictwem Internetu stanowi podanie?  Czy organ może wszcząć postępowanie na podstawie wiadomości e-mail doręczonej na jego skrzynkę mailową? Czy dokumenty wysyłane elektronicznie do organu można uznać za złożony w formie pisemnej, a dokument wydany przez organ w drodze elektronicznej jest dokumentem urzędowym? I w końcu – czy wydruk takiego dokumentu można wykorzystać tak samo jak tradycyjny? Zapraszamy do lektury!  

Dostosowanie przepisów prawa do elektronicznej formy załatwiania spraw administracyjnych

5 października 2021 r. (z wyjątkami) weszła w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych. Uregulowała ona zasady doręczeń elektronicznych oraz wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi, w tym organami administracji publicznej. Wejście ustawy w życie nie oznacza, że doręczenia elektroniczne będą stosowane od razu – organy będą miały obowiązek stosowania tej formy doręczeń dopiero od 5 lipca 2022 r., choć przepisy umożliwiają odstąpienie od doręczeń elektronicznych w pewnych sytuacjach.

Zasada pisemności – wnoszenie pism przez stronę

Jedną z zasad załatwiania spraw administracyjnych w toku postępowania administracyjnego jest zasada pisemności. Na mocy wyżej wspomnianej ustawy zmodyfikowano art. 14 Kodeksu postępowania administracyjnego. Odtąd zarówno prowadzenie, jak i załatwienie spraw administracyjnych ma być pisemne, utrwalone w postaci elektronicznej, a ewentualnie papierowej. Dokument w postaci papierowej, jak do tej pory, musi zostać opatrzony własnoręcznym podpisem wnoszącego pismo. Zachowanie postaci elektronicznej natomiast wymaga opatrzenia pisma:

  1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, czyli podpisem składanym za pomocą specjalnego urządzenia, które nabyć można od dostawców kwalifikowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji, albo
  2. podpisem zaufanym, składanym przez Profil Zaufany, który można założyć m.in. przez internetowe konto bankowe, albo
  3. podpisem osobistym. Podpis osobisty może być złożony przez osobę posiadającą dowód osobisty z warstwą elektroniczną (tzw. e-dowód).

a w odniesieniu do organu również kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.

Dokumenty elektroniczne trzeba będzie kierować na adres do doręczeń elektronicznych organu. W przeciwnym razie dokument nie wywoła skutku w postępowaniu administracyjnym. Skierowanie korespondencji mailowej na adres poczty elektronicznej nie będzie równoznaczne z wniesieniem pisma, potwierdzonym przez wygenerowanie Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP).

Wymogów zasady pisemności nie spełnia (a zatem nie jest dokumentem elektronicznym w rozumieniu KPA) dokument podpisany własnoręcznie i zeskanowany.

Zasada pisemności – doręczanie pism przez organy

Dotąd zasadą było, że doręczanie pism przez organy odbywa się tradycyjnie za pośrednictwem poczty, a doręczenie elektroniczne stanowiło raczej wyjątek obarczony dodatkowymi warunkami – w wielu sytuacjach adresat musiał wyrazić zgodę na otrzymanie dokumentu w formie elektronicznej. W aktualnym stanie prawnym pisma będą doręczane co do zasady na adres elektroniczny, chyba, że doręczenie następuje w siedzibie organu. Dopiero jeśli doręczenie elektroniczne jest niemożliwe, organ skorzysta z poczty. Doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych może być uznane za niemożliwe np. wtedy, gdy pismo zostało sporządzone na papierze lub gdy adresat nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych.

Organ może doręczyć wydruk pisma sporządzonego w postaci elektronicznej wraz z informacją o sposobie wystawienia i o fakcie podpisania go odpowiednim podpisem bądź pieczęcią.   Taki wydruk w praktyce będzie miał moc dokumentu urzędowego – w KPA wskazano, że stanowi on dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej.

Przejście na elektroniczną formę załatwiania spraw będzie szczególnie odczuwalna we wszystkich postępowaniach, w których działać będą zawodowi pełnomocnicy (np. adwokat, radca prawny, doradca podatkowy) – przepisy nakładają na nich obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych już od 5 lipca 2022 r.

Wyjątek od zasady pisemności

Jeśli przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi na przeszkodzie, sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (bez podpisu kwalifikowanego, osobistego ani zaufanego).

Należy jednak pamiętać, że przesłanka „interesu strony” ma charakter w dużej mierze uznaniowy – to od organu zależy, czy uzna, że indywidualna sytuacja strony pozwala na zastosowanie przepisu wyłączającego konieczność podpisania dokumentu. Takie uproszczenie może być niemożliwie, jeśli stoi w sprzeczności z przepisem prawa. Przykładowo na podstawie Prawa budowlanego ten wyjątek nie będzie miał zastosowania przy składaniu oświadczenia o prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane.  Organy administracji preferują zachowywać asekuracyjne podejście, dlatego wyjątek ten może mieć w praktyce marginalne znaczenie.

Dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorców

Wszystkie podmioty wpisane przed 5 lipca 2022 r. do rejestru przedsiębiorców KRS (w tym wszystkie spółki handlowe) są zobowiązane założyć adres do doręczeń elektronicznych przed 1 października 2022 r. Podmioty rejestrowane od 5 lipca 2022 r. będą taki adres uzyskiwały od razu. Z kolei przedsiębiorcy wpisani do CEIDG będą musieli uzyskać adres do dnia 30 września 2026 r., a osoby dopiero rozpoczynające działalność po 31 stycznia 2023 r. będą musiały ten obowiązek zrealizować wraz z zarejestrowaniem w CEIDG.

Cyfryzacja postępowania administracyjnego jest bez wątpienia ogromnym krokiem naprzód i przy właściwym wdrożeniu w urzędach administracji publicznej usprawni oraz przyspieszy realizację procesów doręczenia. Ustawa przewiduje też system doręczeń dla osób wykluczonych cyfrowo, który wnioskodawcy projektu nazwali „hybrydowym systemem doręczeń”. Należy więc uznać, że zmiany legislacyjne są pozytywne i przy odpowiednim zastosowaniu będą ułatwieniem zarówno dla organów, jak i stron postępowań administracyjnych.  

Autor: Jerzy Róg

SENIOR ASSOCIATE RADCA PRAWNY jerzy.rog@olesinski.com

Autor: Laura Brajer

ASSOCIATE DZIAŁ PRAWNY laura.brajer@olesinski.com