01 mar Kontrole projektów z funduszy unijnych
W artykule wyjaśnimy:
- Kto może kontrolować projekty z funduszy unijnych?
- Kiedy będą kontrolowane projekty funduszowe?
- Co może być kontrolowane?
- Co wolno kontrolerom?
- Co wolno kontrolowanemu?
- Jak przebiega kontrola projektów z funduszy unijnych?
Powoli dobiegają końca programy finansowane z funduszy UE na lata 2014-2020, takie jak np. Program Operacyjny Inteligentny Rozwój. Beneficjenci coraz częściej składają wnioski o płatność końcową i czekają na rozliczenie ostatnich środków w projektach. Można w tym okresie spodziewać się kontroli na zakończenie realizacji projektów, czy też, po ich rozliczeniu, kontroli trwałości projektów. W artykule poruszamy kilka zagadnień, które mogą okazać się przydatne przy tej okazji.
Kto może kontrolować projekty z funduszy unijnych?
Zgodnie z art. 23 ustawy wdrożeniowej[1], kontrole i audyty projektu mogą przeprowadzać:
- instytucja zarządzająca,
- instytucja pośrednicząca,
- instytucja wdrażająca,
- instytucja audytowa,
- przedstawiciele KE,
- przedstawiciele Europejskiego Trybunału Obrachunkowego,
- inne podmioty uprawnione.
Jak widzimy – katalog jest szeroki, ale i tak nie został przez ustawodawcę zamknięty. Wśród innych podmiotów kontrolujących, warto na pewno wyróżnić Krajową Administrację Skarbową, NIK czy Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Należy nadmienić, że instytucje kontrolujące mogą zlecić usługi związane z kontrolą również innym podmiotom.
Kiedy będą kontrolowane projekty funduszowe?
Potencjalne terminy kontroli projektów funduszowych również możemy odnaleźć w ustawie wdrożeniowej, ale znowu nie jest to regulacja precyzyjna. Kontrole mogą być przeprowadzone do końca okresu określonego zgodnie z art. 140 ust. 1 rozporządzenia ogólnego[2], z zastrzeżeniem przepisów, które mogą przewidywać dłuższy termin na kontrole. Do przepisów takich zaliczamy regulacje dotyczące:
- trwałości projektu,
- pomocy publicznej, o której mowa w art. 107 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
- pomocy de minimis,
- podatku od towarów i usług.
Z powołanych przepisów możemy wywnioskować, że beneficjenci są w skrajnym przypadku narażeni na kontrolę nawet przez kilkanaście lat od zakończenia projektu. Na szczęście w praktyce rzadko zdarzają się kontrole wykraczające poza okres trwałości projektu. Okres taki liczy 3 lub 5 lat od zakończenia realizacji projektu, w zależności od wielkości przedsiębiorcy.
Przykład
Przedsiębiorca otrzymał pomoc publiczną na projekt obejmujący realizację prac rozwojowych w przedsiębiorstwie. Umowa o dofinansowanie została podpisana 20.04.2015 r. Realizacja projektu zakończyła się 30.05.2017 r. Pomoc publiczna została udzielona na podstawie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków i trybu udzielania pomocy publicznej i pomocy de minimis za pośrednictwem Narodowego Centrum Badań i Rozwoju. Ostatnią pomoc na podstawie rozporządzenia udzielono 15.08.2020 r. Dokumentacja dotycząca projektu może być na podstawie przepisów dotyczących pomocy publicznej, kontrolowana przez 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy na podstawie rozporządzenia. Oznacza to, że teoretycznie, ostatnia kontrola na projekcie może pojawić się w sierpniu 2030 r.
Jak wskazaliśmy powyżej, art. 23 ustawy wdrożeniowej nie ułatwia życia beneficjentom. Ustalenie okresu, w którym możliwe są kontrole nie należy niestety do prostych zadań. Dodatkowo, beneficjenci mogą być kontrolowani przez szerokie grono instytucji. Na domiar złego, katalog nie jest zamknięty.
Co może być kontrolowane?
Zgodnie z ustawą wdrożeniową oraz wytycznymi dotyczącymi kontroli[3], w zależności od kontroli, weryfikacji może podlegać fakt, czy:
- wydatki w projektach zostały faktycznie poniesione,
- towary i usługi zostały faktycznie dostarczone,
- wydatki nie były podwójnie finansowane,
- dochowano trwałości projektów,
- prawidłowo przeprowadzono procedury dotyczące udzielania zamówień publicznych czy pomocy publicznej,
- beneficjent dysponuje kompletną dokumentacją dotyczącą wydatków projektowych,
- realizowane/zachowane są cele projektu,
- osiągnięto deklarowane wskaźniki,
- dokonano odpowiedniej promocji projektu.
Przykład
U przedsiębiorcy, który realizował projekt dofinansowany ze środków UE pojawia się kontrola z instytucji, która udzieliła wsparcia. Kontrolerzy mogą dokonać oględzin zakupionych w projekcie maszyn, zażądać dokumentów dokumentujących procedury zakupu, skontrolować stan zatrudnienia na stanowiskach, gdzie wynagrodzenia były dofinansowane z UE czy zrewidować ustawienie tablic pamiątkowych w zakładzie i oznaczenie dofinansowanych ze środków UE stanowisk pracy.
Co wolno kontrolerom?
Ustawa wdrożeniowa, a także wytyczne dotyczące kontroli, przyznają kontrolerom szerokie uprawnienia. Mogą oni żądać dostępu do wszystkich miejsc, w których realizowany był projekt. Należy im również udostępnić związane z projektem systemy teleinformatyczne oraz dokumenty. Co więcej, jeśli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach projektu – należy udostępnić również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją projektu. Kontrolerzy mogą oczywiście żądać wyjaśnień, a także przeprowadzać oględziny, z których sporządza się protokół. Mogą również korzystać z usług zewnętrznych ekspertów.
Co wolno kontrolowanemu?
Uprawnienia kontrolowanego nie są niestety tak rozbudowane, jak te kontrolerów. Może on żądać od kontrolerów okazania pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Może zgłosić również pisemne zastrzeżenia do informacji pokontrolnej w ciągu 14 dni od dnia jej otrzymania, przy czym instytucja kontrolująca może zgodzić się na wydłużenie terminu. Beneficjent może też w każdej chwili wycofać swoje zastrzeżenia.
Jak przebiega kontrola projektów z funduszy unijnych?
Pierwszym krokiem do kontroli projektu jest poinformowanie beneficjenta, kiedy zaczną się czynności kontrolne. Informacja taka jest wysyłana do beneficjenta z odpowiednim wyprzedzeniem. Co ciekawe dokładny termin nie został podany ani w ustawie, ani w Wytycznych – przeważnie reguluje go umowa o dofinansowanie. Na żądanie beneficjenta, rozpoczynając kontrolę kontrolerzy powinni się wylegitymować. Po zakończeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna, do której kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia. Instytucja kontrolująca rozpatruje zastrzeżenia w ciągu 14 dni od ich zgłoszenia. Może w tym czasie przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać dodatkowych wyjaśnień. Po rozpatrzeniu zastrzeżeń, instytucja kontrolująca sporządza ostateczną informację pokontrolną. Zawiera ona termin przekazania instytucji kontrolującej informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub rekomendacji. Realizacja zaleceń i rekomendacji może być dodatkowo zweryfikowana.
Jak widać powyżej, zakres kontroli oraz uprawnienia kontrolerów są dosyć szerokie. Na szczęście sam przebieg kontroli jest określony w miarę precyzyjnie. Przynajmniej w tej sytuacji beneficjenci mają stosunkową jasność co do wiążących ich przepisów. W kolejnym artykule przybliżymy potencjalne konsekwencje kontroli, w przypadku wykrycia nieprawidłowości.
[1] Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020.
[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.
[3] Wytyczne Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020.