Firmowe spotkania integracyjne – tipy dla pracodawców

Trwa sezon imprez i wyjazdów integracyjnych dla pracowników. Ich organizacja może się jednak wiązać z ryzykiem po stronie pracodawcy. Jak zadbać o jego zminimalizowanie już na etapie przygotowywania imprezy czy wyjazdu? Odpowiadamy poniżej.

Umowa z firmą zewnętrzną 

Nie jest zaskoczeniem, że organizując imprezę z wykorzystaniem usług podmiotu zewnętrznego (np. firmy eventowej), kluczowe jest odpowiednie sformułowanie treści umowy. Warto zastrzec w niej, że to dostawcy przysługuje status organizatora imprezy, a więc to on odpowiada za zapewnienie uczestnikom bezpieczeństwa przez cały okres trwania wydarzenia. Organizator powinien także zadbać o spełnienie wszelkich wymogów, w tym prawnych, związanych z jego organizacją (np. przewidzianych dla imprezy masowej, jeżeli wydarzenie spełnia jej warunki). Właściwe zapisy umowy ograniczą odpowiedzialność pracodawcy w tym zakresie. 

O czym jeszcze warto pamiętać zawierając umowę z zewnętrznym podmiotem? Na pewno o postanowieniach na wypadek wystąpienia siły wyższej – na przykład nieodpowiednich warunków atmosferycznych, przy wydarzeniach organizowanych na otwartej przestrzeni. Na możliwość organizacji eventu może mieć wpływ również wejście w życie nowych obostrzeń związanych z pandemią czy żałoba narodowa. Postanowienia umowy powinny określać, co wówczas „stanie się” z imprezą (zmiana terminu lub formy, całkowite odwołanie wydarzenia itd.) oraz czy będzie wiązało się to ze zmianą pierwotnych warunków finansowych. 

Impreza masowa 

Dodatkowe obowiązki mogą dotyczyć organizacji wydarzenia dla ponad 300 osób, w którym uczestniczyć będą nie tylko pracownicy. W tych przypadkach może być mowa o imprezie masowej. Przy jej organizacji należy m.in. uzyskać zezwolenia na jej przeprowadzenie, czy też zapewnić obecność odpowiednich służb w miejscu wydarzenia. Oczywiście w przypadku organizowania imprezy przez firmę zewnętrzną, warto zastrzec w umowie, że to organizator odpowiada za spełnienie powyższych wymogów.  

Termin i forma wydarzenia 

Z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy, ważny jest też termin imprezy. Jeżeli odbywa się ona w godzinach pracy pracowników, a udział w niej jest obowiązkowy, pracodawca jest związany przepisami BHP. Ewentualny wypadek może zostać uznany za wypadek przy pracy. Co więcej, pracodawca może odpowiadać również za szkodę wyrządzoną przez pracownika w miejscu imprezy. Korzystniejsza dla pracodawcy w tym kontekście może okazać się organizacja spotkania integracyjnego poza godzinami pracy, przy dobrowolnym udziale pracowników. Oderwanie spotkania integracyjnego od czasu i miejsca pracy oraz obowiązków pracowniczych pozwoli ograniczyć ryzyko narażenia pracodawcy na taką odpowiedzialność. 

Ochrona danych osobowych i wizerunku uczestników 

Firma zewnętrzna jako organizator imprezy jest odrębnym od pracodawcy administratorem danych osobowych uczestników. Warto umownie zobowiązać organizatora do prowadzenia listy obecności czy stworzenia imiennych identyfikatorów dla uczestników. Jeśli jednak to pracodawca, na potrzeby organizatora, miałby wykonywać te czynności, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych, gdzie pracodawca będzie miał status podmiotu przetwarzającego (procesora). 

Podczas imprezy mogą być wykonywane fotografie lub nagrywany film – jeśli pracodawca chce je wykorzystać np. na swojej stronie na Facebooku czy w gazetce firmowej, musi zadbać o to, aby uczestnicy wyrazili zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku. Niezależnie, pracownicy powinni zostać  poinformowani przez pracodawcę, jako administratora ich danych osobowych, m.in. o celu i podstawach przetwarzania ich danych osobowych oraz o przysługujących im prawach.  

*** 

Nasi doradcy chętnie odpowiedzą na wszelkie pytania dotyczące organizacji imprez integracyjnych dla pracowników, a także udzielą kompleksowego wsparcia w przygotowaniu dokumentów, które pomogą zabezpieczyć Państwa interesy jako pracodawcy oraz wykażą należyte spełnienie obowiązków. 

Autor: Zuzanna Prandecka-Walek

SENIOR ASSOCIATE ADWOKAT zuzanna.prandecka-walek@olesinski.com Więcej

Autor: Ewa Pabian

ASSOCIATE DZIAŁ PRAWNY ewa.pabian.@olesinski.com