06 wrz Cyfrowa (r)ewolucja w Niemczech
Sierpień 2022 roku minął w Niemczech pod znakiem istotnych zmian dla spółek i osób prowadzących biznes. Wszystko za sprawą unijnej dyrektywy1, która wymusiła konieczność implementacji do niemieckiego prawa rozwiązań umożliwiających cyfryzację procesu rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH) oraz elektronicznego potwierdzania tożsamości uczestników obrotu gospodarczego.
W Polsce funkcjonuje już część rozwiązań przewidzianych dyrektywą, m. in. możliwość założenia spółki w pełni przez Internet. W odniesieniu zaś do innych (jak możliwości przeniesienia siedziby z jednego państwa członkowskiego do drugiego państwa członkowskiego bez przeprowadzenia likwidacji spółki, wprowadzenie jednolitych ram prawnych dla przekształceń i podziałów poprzez wykorzystanie narzędzi cyfrowych) – trwają prace legislacyjne (projekt UC123). Według informacji opublikowanych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów2 projekt przepisów wdrażających ma zostać przedstawiony w III kwartale 2022 r.
Najważniejsze zmiany w kierunku cyfryzacji w Niemczech
Jak podaje niemieckie Federalne Ministerstwo Sprawiedliwości3 oraz Bundesanzeiger Verlag4, najważniejsze wprowadzone ustawą zmiany to m.in.:
- Umożliwienie założenia spółki z o.o. (GmbH) oraz uproszczonej spółki z o.o. (UG) przez internet;
- Zmiana przepisów dotyczących ujawniania informacji z rejestru przedsiębiorców oraz opłat za ich udostępnienie;
- Wprowadzenie rozwiązań usprawniających transgraniczną wymianę informacji o oddziałach oraz o osobach zarządzających przedsiębiorstwami, które są pozbawione prawa pełnienia funkcji w organach zarządzających;
- Zmiany w zakresie publikacji sprawozdań finansowych spółek oraz innych dokumentów korporacyjnych podlegających upublicznieniu.
Spółka on-line i e-notariusz
Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie możliwości założenia za pośrednictwem Internetu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH) oraz jednego z jej podtypów „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt – UG)”. Wprowadzone rozwiązania systemowe pozwalają na podjęcie działań korporacyjnych niezbędnych do założenia spółki w pełni online. Mowa m.in. o uchwałach wspólników czy wybraniu pierwszego składu zarządu.
Wprowadzono również rozwiązania ułatwiające poświadczanie przez notariuszy dokumentów rejestrowych spółek kapitałowych, które są niezbędne do wpisania podmiotu w odpowiednim rejestrze. Procedura poświadczenia odbywa się zdalnie. Notariusz łączy się za pośrednictwem platformy online (udostępnionej przez Federalną Izbę Notarialną (Bundesnotarkammer)) i elektronicznie potwierdza dokumenty i oświadczenia. Z tej czynności sporządza e-protokół w formie dokumentu elektronicznego.
Ponadto, udział w elektronicznej czynności notarialnej będzie możliwy nie tylko dla obywateli Niemiec –weryfikacja tożsamości będzie możliwa nie tylko w oparciu o niemiecki e-dowód osobisty (e-ID), ale także „środek identyfikacji elektronicznej wydany przez inne państwo członkowskie Unii Europejskiej zgodny z rozporządzeniem eIDAS”5. (do którego prawdopodobnie zalicza się także np. polski kwalifikowany podpis elektroniczny).
Rejestr handlowy bez opłat
Istotną zmianą, także dla polskich przedsiębiorców, jest zniesienie przez niemieckiego ustawodawcę opłat za wydanie elektronicznego odpisu z rejestru handlowego (Handelsregister) tj. niemieckiego odpowiednika odpisu z KRS. Zniesienie opłat dotyczy nie tylko odpisów spółek osobowych i kapitałowych, ale także odpisów z rejestru stowarzyszeń, spółek partnerskich (dotyczących wolnych zawodów) i spółdzielni.
Możliwość nieodpłatnego pobrania odpisu dostępna jest zarówno z poziomu rządowego portalu rejestru przedsiębiorców, jak i bezpośrednio z rejestru handlowego.
Transgraniczna wymiana informacji
Wprowadzone niedawno przepisy przewidują również dalsze ułatwienia w zakresie transgranicznej wymiany informacji na temat zagranicznych oddziałów przedsiębiorstw oraz zakazów nałożonych na osoby zarządzające przedsiębiorstwami.
Pierwsza ze zmian przewiduje m. in., że oddział niemieckiego przedsiębiorstwa zarejestrowany w innym państwie członkowskim UE lub państwie strefy EOG, będzie od teraz wpisywany do niemieckiego rejestru handlowego (także poprzez rejestrację online).
Druga ze zmian dotyczy natomiast wymiany informacji na temat osób, na które nałożono prawny zakaz piastowania funkcji w organach zarządzających (zakaz o którym mowa art. 18 § 2 polskiego Kodeksu spółek handlowych6).
Wprowadzona nowelizacja ma ułatwić rozpatrywanie krajowych przeszkód w powoływaniu na stanowiska zarządcze w innych państwach członkowskich UE/EOG, a z drugiej strony ułatwić w Niemczech rozpatrywanie przeszkód w powoływaniu na stanowiska lub odpowiadających im informacji z tych państw. Zmiana ta ułatwi również polskim podmiotom zasięganie informacji o osobach objętych zakazem w Niemczech, co może wpłynąć przyspieszenie procesów decyzyjnych w spółkach.
E-sprawozdania finansowe także za Odrą
Istotną zmianą jest również ujednolicenie formatu publikacji sprawozdań finansowych niemieckich przedsiębiorstw. Jako podstawowy format sprawozdania finansowego wprowadzono format XML – funkcjonujący w Polsce od blisko 4 lat.
Niemieckie przepisy są jednak bardziej liberalne niż ich polskie odpowiedniki. W dalszym ciągu możliwe jest bowiem składanie dokumentów finansowych w innych formatach, takich jak Word, PDF, Excel. Dokumenty złożone w tych formatach zostaną przetworzone na format XML przez organ publikacyjny. Takie rozwiązanie przydałoby się również w polskim systemie.
Wraz ze zmianą formatu sprawozdań zmieniono również miejsce publikacji dokumentów. Dokumenty finansowe przedsiębiorców za rok 2022 będą podlegały publikacji w rejestrze przedsiębiorców (Unternehmensregister), zamiast w dotychczasowym Monitorze Federalnym (Bundesanzeiger). Roczne sprawozdania finansowe, wszystkie inne dokumenty księgowe oraz sprawozdania spółek z rokiem obrotowym rozpoczynającym się przed 1 stycznia 2022 r. mają być nadal ujawniane w Monitorze Federalnym. Z uwagi na fakt, iż obie instytucje zarządzane są przez jeden podmiot (Bundesanzeiger Verlag GmbH) stworzono dedykowaną platformę publikacyjną, która w prosty sposób umożliwia publikacje wymaganych dokumentów i informacji do właściwych rejestrów.
