Zasady kontroli trzeźwości pracowników a ochrona danych osobowych

Kontrola trzeźwości pracowników to temat, do którego firmy powinny podchodzić ze szczególną skrupulatnością, przede wszystkim w aspekcie ochrony danych osobowych. Zagadnienie dotychczas niewyczerpująco uregulowane w przepisach ma zostać uszczegółowione w nowelizacji Kodeksu pracy, co da pracodawcom nowe możliwości. Jak jest teraz? Co się zmieni? Odpowiadamy na te oraz inne pytania w cyklu „Nowy KP w pytaniach i odpowiedziach”.

Jak wyglądają aktualne zasady kontroli trzeźwości pracowników ? 

W bardzo bezpiecznym podejściu, obecnie pracodawca nie ma możliwości przeprowadzenia weryfikacji trzeźwości pracownika bez jego zgody (wyrażonej z jego inicjatywy). W przeciwnym wypadku naraża się na ryzyko naruszenia zasad ochrony danych osobowych. Jeśli ma wątpliwości co do trzeźwości pracownika i ten nie wyraża zgody na wykonanie badania, pracodawca jest zmuszony wezwać uprawniony organ (np. Policję), która je przeprowadzi.

Tę interpretację opublikowano 27 czerwca 2019 r na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z komunikatem, według Prezesa UODO nie ma podstawy prawnej, która umożliwiłaby pracodawcom samodzielną kontrolę pracowników alkomatem. Związane jest to z tym, że zgodnie z art. 221b Kodeksu pracy, dane szczególnych kategorii pracodawca może przetwarzać, gdy pracownik bądź kandydat do pracy wyrazi na to zgodę i z własnej inicjatywy je przekaże. Zdaniem Prezesa UODO informacja o nietrzeźwości pracownika jest informacją o stanie zdrowia, a zatem stanowi dane szczególnych kategorii.

Takie stanowisko Prezesa UODO jest krytykowane przez ekspertów z dziedziny prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. Wskazują oni, że incydentalne znajdowanie się pod wpływem alkoholu nie jest informacją świadczącą o stanie zdrowia człowieka. Stanowisko Prezesa UODO stanowi także znaczne utrudnienie dla pracodawców, którzy chcąc zbadać stan trzeźwości pracownika, aby zapewnić bezpieczeństwo w zakładzie pracy, mogą narazić się na ryzyko naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych.

Z jednej strony pracodawca ma prawny obowiązek zapobiegania sytuacji, w której osoba świadczy pracę w stanie po użyciu alkoholu lub spożywa ten alkohol w czasie pracy. Z drugiej, interpretacja przepisu ogranicza praktyczny wachlarz działań do kontroli Policji, z czego faktycznie pracodawcy najczęściej nie korzystają. Konieczność wzywania Policji, aby potwierdzić trzeźwość pracownika, jest rozwiązaniem nieadekwatnym do realiów – choćby ze względu na fakt standardowego czasu oczekiwania lub też w ogóle odmowy przyjazdu.

Jak w praktyce wygląda kontrola trzeźwości pracowników?

Choć obecnie brakuje kompleksowych przepisów, w praktyce funkcjonują wypracowane rozwiązania, które w granicach prawa pozwalają na zachowanie bezpieczeństwa zakładu pracy.

W przypadku podejrzenia nietrzeźwości pracownika pracodawcy mogą m.in.: korzystać z nagrań z monitoringu czy bazować na informacjach o podejrzanym zachowaniu pracownika, wskazującym na pozostawanie pod wpływem alkoholu lub zapachu wskazującym na spożywanie alkoholu. Może to stanowić podstawę do odsunięcia pracownika od pracy i wyciągania wobec niego dalszych konsekwencji. Nie są to jednak rozwiązania zawsze użyteczne, nie znajdują zastosowania we wszystkich przypadkach. Tym samym brak jest rozwiązań kompleksowych oraz zabezpieczających wszystkie sytuacje, w których może znaleźć się pracodawca.

Kontrola trzeźwości pracowników a nowelizacja KP

Procedowany obecnie projekt nowelizacji Kodeksu pracy ma rozwiązać powyższe problemy poprzez umożliwienie pracodawcom prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników. Wymaga to także ustawowego uregulowania zasad przetwarzania danych osobowych.

1. Jakie zgodnie z projektem będą nowe zasady i okresy przetwarzania danych związanych z kontrolą trzeźwości?

Pracodawcy będą uprawnieni do samodzielnego przeprowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników. Zgodnie z projektem, pracodawcy będą uprawnieni do przetwarzania wskazanych w ustawie danych osobowych związanych z kontrolą trzeźwości w pracy:

  1. przez okres 12 miesięcy od dnia ich zebrania (zasada), albo
  2. do czasu uznania kary porządkowej za niebyłą, jeżeli taka została nałożona z uwagi na obecność alkoholu w organizmie, albo
  3. do czasu prawomocnego zakończenia postępowania w którym te informacje mogą stanowić lub stanowią dowód, jeżeli takie postępowanie zostało wszczęte, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub otrzymał wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania.

Pracodawcy będą mogli przechowywać te informacje w aktach osobowych pracownika. Po upływie dozwolonego okresu mają one zostać usunięte.

Organizacje zrzeszające pracodawców wskazywały przy tym w toku prac nad projektem, że zaproponowane w projekcie okresy przetwarzania są zbyt krótkie.

Jakie dane pracodawcy będą mogli przetwarzać?

Zgodnie z obecnym brzmieniem projektu, pracodawcy będą mogli przetwarzać informacje o:

  • dacie, godzinie i minucie badania trzeźwości oraz
  • jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości (a zatem wyłącznie o wyniku wskazującym, że zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo obecność w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3).

Przetwarzanie tych danych będzie przy tym możliwe wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony określonych w ustawie dóbr – tj. życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.

W uzasadnieniu projektu wskazano, że przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe. Nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika oraz nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika. Zdaniem projektodawcy, konieczność przechowywania przez pracodawcę informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika doprowadziłaby do znacznego rozbudowania akt osobowych, gdyż kontrola trzeźwości w pracy może być przeprowadzana wielokrotnie w ciągu roku.

Takie rozwiązanie spotkało się ze sprzeciwem organizacji społecznych na etapie konsultacji publicznych, zostało ono jednak podtrzymane.

2. Jakie dokumenty powinni przygotować pracodawcy? Czy konieczne są zmiany dotychczasowej dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych?

Zasady weryfikacji trzeźwości powinny być uregulowane w sposób jasny i niebudzący wątpliwości w wewnętrznych dokumentach pracodawcy. Muszą obejmować zarówno kwestie wynikające z prawa pracy, jak i ochrony danych osobowych.

Pracodawca może upoważnić wybrane osoby do przeprowadzenia w jego imieniu kontroli trzeźwości pracowników. Takie osoby powinny zostać upoważnione do przetwarzania związanych z tym danych osobowych oraz zostać zobowiązane do zachowania ich  w tajemnicy. 

W związku z wprowadzeniem kontroli trzeźwości w pracy konieczne jest także przygotowanie lub zaktualizowanie klauzuli informacyjnej w zakresie nowego procesu przetwarzania danych osobowych pracowników.

W przypadku korzystania z uprawnienia kontroli trzeźwości, co wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników w dodatkowym zakresie i celu, niezbędne jest zaktualizowanie rejestru czynności przetwarzania.

Z uwagi na charakter nowych uprawnień przyznanych pracodawcom, nie można wykluczyć konieczności  przeprowadzenia analizy ryzyka oraz zbadanie zagrożeń dla procesu przetwarzania. Pracodawcy powinni także, w zależności od wyników analizy ryzyka, rozważyć przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych. Wreszcie, ewentualna decyzja o przetwarzaniu danych osobowych dotyczących trzeźwości pracowników powinna znaleźć odzwierciedlenie w zasadach retencji danych funkcjonujących u pracodawcy jako administratora oraz w procesach regulujących zasady postępowania w przypadku zaistnienia lub podejrzenia zaistnienia naruszenia ochrony danych osobowych.

3. Czy i na jakich zasadach możliwe jest powierzenie przeprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników podmiotowi trzeciemu? Jakie kroki należy wtedy podjąć z perspektywy ochrony danych osobowych?

Pracodawca może powierzyć przeprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników także podmiotowi zewnętrznemu, np. zewnętrznej firmie ochroniarskiej.  

Takie powierzenie będzie wiązać się z koniecznością zawarcia z podmiotem przetwarzającym dane osobowe umowy powierzenia przetwarzania danych. Zanim to nastąpi należy zweryfikować, czy kontrahent spełnia warunki bezpieczeństwa.

Ze względu na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia pracowników (danych szczególnych kategorii), a w konsekwencji, wyższe ryzyko naruszenia praw i wolności osób w przypadku naruszenia, standardem powinno być  zastosowanie procedury oceny wyboru podmiotu przetwarzającego, która wykaże, czy podmiot przetwarzający zapewnia bezpieczeństwo powierzonych mu danych.

Projekt zmian w Kodeksie pracy dotyczących kontroli trzeźwości przyznaje pracodawcom szereg nowych uprawnień, co jest krokiem w dobrą stronę. Należy przy tym pamiętać, że jeżeli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie kontroli trzeźwości w zakładzie pracy, na pewno będzie musiał zapoznać się z zasadami ochrony danych osobowych związanych z kontrolą oraz przygotować odpowiednią dokumentację.

Autor: Ludmiła Łuczak

SENIOR MANAGER | RADCA PRAWNY | OW LEGAL ludmila.luczak@olesinski.com Więcej

Autor: Agnieszka Szary

SENIOR ASSOCIATE | RADCA PRAWNY | OW LEGAL agnieszka.szary@olesinski.com