5 najważniejszych procedur, które warto wdrożyć w firmie

Z procedurami w firmie jest jak z prawem – czasy, gdy wszystko opierało się na niepisanych zwyczajach dawno przeminęły. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien wprowadzić w swojej spółce odpowiednie procedury w spisanej formie. Podpowiadamy, które z nich są najważniejsze i jakie ryzyka niwelują.

Procedura zgłaszania nieprawidłowości

W każdej firmie powinny zostać ustanowione procedury umożliwiające sygnalistom zgłoszenie nadużyć, których są świadkami. To właśnie pracownicy najczęściej ujawniają nieprawidłowości w zakładzie pracy.

Korupcja, ustawianie przetargów, wykorzystywanie mienia pracodawcy do własnych celów, ujawnianie tajemnicy przedsiębiorstwa czy przywłaszczanie mienia spółki – to tylko niektóre z nadużyć, których mogą dopuścić się pracownicy. Niektóre z nich mogą powodować nie tylko wielomilionowe straty, ale także utratę reputacji, która w przeciwieństwie do pieniędzy często okazuje się niemożliwa do odzyskania.

Odpowiednie procedury zgłaszania nieprawidłowości i kanały zgłoszeń mogą okazać się efektywniejsze niż nawet najlepsza kontrola czy audyt – pozwalają wykryć nieprawidłowości na bardzo wczesnym etapie, kiedy pracodawca sam może sobie z nimi poradzić.

Warto również pamiętać, że dla niektórych przedsiębiorców ustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości będzie konieczne. Obowiązek obejmie podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób, a w późniejszym czasie również podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób.

Polityka antykorupcyjna

Kto nie lubi dostawać prezentów? Świętym Mikołajem dla pracowników może okazać się obecny lub potencjalny kontrahent. Różnica jest taka, że kontrahent może działać we własnym interesie, oczekując od pracowników określonego zachowania, niekoniecznie korzystnego dla spółki.

Właśnie dlatego warto uregulować zasady przyjmowania i wręczania korzyści przez pracowników, w tym okazjonalnych upominków. Odpowiednio skonstruowana polityka antykorupcyjna pozwoli wyeliminować sytuacje, w których pracownicy spółki będą przekupywani przez dostawców towarów lub podmioty, które ubiegają się o wykonanie zlecenia dla spółki. Dobrze prosperujące przedsiębiorstwo powinno dobierać kontrahentów przez pryzmat jakości i ceny oferowanych usług i produktów – nie może pozwolić sobie, aby o wyborze kontrahenta decydowały osobiste korzyści.

Procedury antymobbingowe i antydyskryminacyjne

Przeciwdziałanie mobbingowi oraz stosowanie równego traktowania w zatrudnieniu to jedne z  podstawowych obowiązków pracodawcy. Zaniedbanie tego naraża firmę na utratę pracowników, straty wizerunkowe, dezorganizację pracy, a nawet straty finansowe (pracownik, który doświadczył mobbingu lub dyskryminacji może dochodzić od pracodawcy odszkodowania). 

Aby skutecznie budować przestrzeń wolną od dyskryminacji i mobbingu pracodawca powinien wdrożyć odpowiednie procedury antymobbingowe i antydyskryminacyjne. Taki dokument powinien przewidywać tryb rozpoznawania przypadków mobbingu lub dyskryminacji oraz wskazywać podmioty/organy/komisje, które rozpoznają każdy przypadek nadużycia w sposób bezstronny, rzetelny i poufny.

Sama eliminacja mobbingu lub dyskryminacji to nie wszystko – odpowiednio skonstruowana procedura antymobbingowa i antydyskryminacyjna powinna także przewidywać działania, które również pozwolą na zapobieganie ich przypadkom w przyszłości przez odpowiednie działania prewencyjne.

Procedury AML i procedury KYC

Dobre poznanie kontrahenta to nie tylko element budowania relacji biznesowych. To także ważna cześć systemu bezpieczeństwa, pozwalająca na zabezpieczenie spółki przed nawiązaniem stosunków gospodarczych z podmiotami wykorzystywanymi do działalności przestępczej.

Służą temu procedury AML – przeciwdziałające praniu pieniędzy („anti money laundering”) oraz związane z nimi procedury KYC – weryfikacji klienta („know your customer”). Tworzenie procedur AML jest obowiązkowe dla „podmiotów zobowiązanych”. Do grona tych instytucji należą nie tylko instytucje finansowe, takie jak: banki, firmy inwestycyjne, fundusze inwestycyjne czy giełdy kryptowalut, ale również szereg innych, między innymi przedsiębiorcy przyjmujący lub dokonujący płatności za towary w gotówce o wartości co najmniej 10 000 euro. Brak tych procedur to z jednej strony wystawienie spółki na niebezpieczeństwo, a z drugiej narażenie na karę administracyjną nałożoną przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIF).

Niezależnie od tego, czy wdrożenie procedury AML i procedury KYC jest dla spółki obowiązkowe, jej zarząd powinien rozważyć wprowadzenie odpowiedniego trybu weryfikacji partnerów biznesowych. Pozwoli to uniknąć nawiązania współpracy z podmiotami nierzetelnymi, z która może narazić spółkę na szkodę bądź uwikłać ją w postępowanie karne związane z działalnością takiego podmiotu.

Autor: Wojciech Czajkowski

ASSOCIATE | OW LEGAL wojciech.czajkowski@olesinski.com