Prezenty świąteczne dla pracowników a podatek

Prezenty i upominki, choć kojarzą nam się z czymś przyjemnym i wyczekiwanym, mogą stanowić niemiłą niespodziankę. Dlatego każdy pracodawca, który planuje w tym roku obdarować swoich pracowników, powinien odpowiednio wcześniej zbadać wiążące się z tym ryzyka podatkowe.

Jak obdarować pracownika?

Zasadą jest, że od wszelkich świadczeń pieniężnych lub rzeczowych otrzymywanych od pracodawcy, pracownik jest zobowiązany zapłacić podatek dochodowy. Urząd Skarbowy może się upomnieć o należny podatek, jeśli:

  • pracownik zgodził się na świadczenie (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),
  • świadczenie jest w interesie pracownika i przyniosło mu korzyść,
  • uzyskana korzyść jest wymierna i możliwa do przypisania indywidualnemu pracownikowi.

Od czasu wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2014 roku[1], pracodawcy drobiazgowo analizują każde świadczenie pod kątem spełnienia powyższych przesłanek.

W przypadku świadczeń rzeczowych, takich jak prezenty świąteczne dla pracowników czy inne okazjonalne upominki, możemy jednak mówić o pewnym wyjątku.

Prezent świąteczny dla pracownika zwolniony z podatku?

Upominki świąteczne mogą być w pewnych sytuacjach traktowane jako darowizna, podlegająca przepisom podatku od spadków i darowizn. Dla darowizn wyłączone są przepisy ustawy PIT (art. 2 ust. 1 pkt 3 PIT). Jeżeli zatem nie mamy do czynienia z przychodem w rozumieniu ustawy PIT, prezenty nie będą podlegać również oskładkowaniu. Znaczenie będzie miała jednak konstrukcja naszego upominku, w tym nawet jego nazwa.

prezenty dla pracowników_darowizna

Oczywiście granica między tym, kiedy świadczenie stanowi dowód wdzięczności, a kiedy staje się motywatorem do lepszej pracy, jest bardzo umowna.

Pracownik nie zapłaci podatku od darowizny – ale do pewnej kwoty

Przy spełnieniu określonych warunków prezenty świąteczne dla pracowników nie będą opodatkowane także podatkiem od darowizn. Będzie to miało miejsce, gdy wartość rynkowa prezentów otrzymanych od pracodawcy w danym roku i w ciągu poprzedzających go 5 lat, nie będzie wykraczać ponad ustalony ustawowo limit dla osób niespokrewnionych. W roku 2023 limit ten został zwiększony do  5 733 złotych.

Wartość rzeczy ustala się na moment obdarowania. Nie ma potrzeby uwzględniania żadnych wskaźników inflacyjnych.

Co istotne limit jest liczony osobno dla każdego darczyńcy. Prezenty pochodzące od innych spółek z grupy powinny być więc liczone osobno. Nie można zapominać, o tym, że darowizna dla pracownika nie generuje dla niego opodatkowanego dochodu, ale równocześnie nie jest uznawana za koszt dla pracodawcy, więc nie można rozliczyć jej w kosztach.  

podatek od darowizn_limit 2023

Prezenty z ZFŚS

Innym sposobem wręczania prezentów świątecznych pracownikom jest przyznawanie ich w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Te jednak muszą uwzględniać indywidualną sytuację finansową pracowników oraz być skierowane tylko do beneficjentów określonych w regulaminie ZFŚS. Dodatkowo należy w nim doprecyzować, w jaki sposób pracodawca będzie różnicował wartość upominków, przyjmując za kryteria sytuację rodzinną, materialną i osobistą uprawnionych. Jeszcze tylko w tym roku – do 31 grudnia 2023 r. – limit zwolnienia podatkowego świadczeń z ZFŚS w skali roku wynosi 2 000 złotych.

O czym jeszcze pamiętać przygotowując prezenty świąteczne dla pracowników?

Poza kwestiami dotyczącymi opodatkowania i oskładkowania, przy wręczaniu upominków trzeba też pamiętać o równym traktowaniu pracowników. Należy zachować szczególną czujność w przypadku dużych różnic w wartości prezentów dla różnych pracowników lub obdarowywania wyłącznie wybranej grupy. Gdyby wartość prezentu świątecznego dla pracownika odpowiadała wyższym widełkom płacowym, mogłaby podważać założenie darowizny o braku związku świadczenia ze stosunkiem pracy i braku funkcji motywującej. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad wewnętrzną polityką przyznawania prezentów pracownikom.

Wątpliwości związane ze spotkaniem świątecznym dla pracowników

Czy pracownicy mogą przyjść na świąteczne spotkanie firmowe bez obawy, że będzie się to wiązało z obowiązkiem podatkowym? Tak długo, jak firmowa wigilia służy integracji pracowników, pracownicy mogą odetchnąć i cieszyć się świąteczną atmosferą.

Jako opodatkowany przychód pracownika kwalifikuje się nieodpłatne świadczenie, z którego skorzystał on wyłącznie z własnej woli i udzielone w jego interesie. Wigilia pracownicza ma integrować pracowników i sprzyjać dobrej atmosferze w pracy – organizowana jest więc w interesie pracodawcy. Nie powinna być świadczeniem indywidualnie skierowanym do konkretnego pracownika i nie można określić konkretnej kwoty przychodu, jaki pracownik uzyskuje biorąc w niej udział. Nie ma więc potrzeby odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu.

W przypadku wątpliwości związanych z prezentami świątecznymi dla pracowników w ujęciu podatkowym, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem.


[1] Wyrok z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13)

Autor: Marta Hausmann-Kostka

SENIOR MANAGER | RADCA PRAWNY | OW LEGAL marta.hausmann@olesinski.com Więcej

Autor: Katarzyna Martyn

ASSOCIATE | OW LEGAL katarzyna.martyna@olesinski.com