e-Doręczenia oficjalnie przesunięte

Już od 1 października 2024 roku pierwsze podmioty będą zobowiązane do założenia i używania skrzynki do e-Doręczeń. Ma ona w przyszłości zastąpić komunikację tradycyjną między podmiotami publicznymi i prywatnymi.

Na czym polegają e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa, dzięki której możliwe jest wysyłanie i odbieranie elektronicznej korespondencji. Elektroniczny „list” przesłany za pośrednictwem skrzynki do e-Doręczeń jest równoważny z przesyłką poleconą. Dotyczy to nie tylko korespondencji do urzędów, sądów czy innych instytucji publicznych. e-Doręczenia będą mieć zastosowanie również w relacjach między podmiotami prywatnymi (np. między spółkami) – warunkiem jest posiadanie adresu doręczeń elektronicznych (dalej: ADE).

e-Doręczenia to tzw. usługa zaufania (jak np. podpis zaufany). Wynika to między innymi z tego, że zaufany dostawca tej usługi (obecnie Poczta Polska) potwierdza wymianę danych, zabezpiecza dokumenty tak, żeby nikt nie mógł w nie ingerować oraz identyfikuje nadawcę i odbiorcę. Jednocześnie system wytwarza wszelkie niezbędne dowody, w tym potwierdzenia nadania oraz odbioru dla całego procesu.

e-doręczenia wkrótce obowiązkowe

Nowe terminy, te same zasady

Przesunięcie terminu jest spowodowane przede wszystkim brakiem gotowości operatora wyznaczonego (Poczty Polskiej). Z tego powodu nie ma technicznej niemożliwości wdrożenia e-Doręczeń. Podobnie, podmioty publiczne, które miały jako pierwsze korzystać z doręczeń elektronicznych, nie zostały odpowiednio przygotowane na nadchodzącą zmianę.

Co to oznacza dla spółek?

Zasady funkcjonowania skrzynek i obowiązki do wykonania przez podmioty publiczne i prywatne (zabezpieczenie obszarów HR, RODO, administracji) mają się nie zmienić. Będzie na to po prostu więcej czasu.

Jeżeli ktoś założył już skrzynkę do e-Doręczeń, to do czasu wdrożenia będzie ona „martwa” – nie będzie na nią nic przychodzić.

Spółki zyskały więcej czasu na przygotowanie. Warto nie zwlekać i już teraz zweryfikować w organizacjach obieg dokumentacji, zastanowić się jakie działy zaangażować w elektroniczną wymianę pism, kto będzie pełnił funkcję administratora oraz przygotować dokumentację (RODO/HR) związaną z nowymi obowiązkami.

Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?

ADE jest nadawany indywidualnie użytkownikowi e-Doręczeń i nie może zmienić właściciela. Nie jest to adres e-mail, a ciąg znaków, który umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata.

Do korzystania z e-Doręczeń konieczne jest posiadanie ADE, a wniosek o jego nadanie można złożyć na rządowej stronie internetowej. Po nadaniu dostępu do skrzynki należy się w niej uwierzytelnić przy użyciu środka identyfikacji elektronicznej, np. profilu zaufanego.

We wniosku trzeba wskazać administratora skrzynki. Jest to osoba uprawniona do aktywacji ADE oraz do zarządzania skrzynką.

Jakie są plusy i minusy związane z e-Doręczeniami?

Do plusów bez wątpienia należy bardzo wysoki standard bezpieczeństwa przesyłanej korespondencji – m.in. jest zabezpieczona przed zmianami, mamy pewność od kogo pochodzi i do kogo ją wysyłamy.

Z e-Doręczeń można korzystać w zasadzie w każdej chwili z dowolnego urządzenia, dzięki czemu można ominąć długie kolejki na poczcie.

Dodatkowo e-Doręczenia są częścią szerszej idei paperless. W związku z tym ograniczamy zużycie papieru, co ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne.

Minusem e-Doręczeń może być fakt, że będą obligatoryjne dla wszystkich podmiotów. Jedynie osoby fizyczne będą mogły wybrać, czy chcą korzystać z e-skrzynki.

E-doręczenia z pewnością będą wyzwaniem dla dużych spółek. Będą musiały powierzyć konkretnej osobie (administratorowi) dostęp do całej korespondencji, w tym także tej zawierającej wrażliwe dane (np. z ZUS).

Kluczowe terminy

Od 01.10.2024 r. obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych  mają nowe podmioty wpisywane w KRS (np. spółki, stowarzyszenia, fundacje) i zawody zaufania publicznego.

Podmioty wpisane do KRS przed 01.10.2024 r. są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń od 01.01.2025 r.

Adres do doręczeń elektronicznych warto jednak założyć przed 01.10.2024 r. Nastąpi wtedy automatyczne przekazanie informacji o adresie do e-Doręczeń do KRS, czyli podmiot nie będzie musiał samodzielnie aktualizować tych danych w rejestrze. Trzeba pamiętać, że wcześniejsze założenie adresu do e-Doręczeń wiąże się z wcześniejszym dostarczaniem e-korespondencji od innych zobowiązanych podmiotów.

Od 01.10.2024 r. organy administracji rządowej, ZUS i NFZ rozpoczną elektroniczne dostarczanie pism. Z biegiem czasu coraz więcej instytucji publicznych będzie korzystało z e-Doręczeń. Jako ostatnie, od 01.10.2029 r. do e-systemu mają dołączyć sądy, komornicy, prokuratura czy policja.

Od 01.01.2025 r. przedsiębiorcy zakładający w CEIDG jednoosobową działalność gospodarczą będą zobowiązani podać dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń[PRB1] .

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą przed 01.01.2025 r., przy zmianie wpisu w CEIDG, w okresie od 01.07.2025 r. do 30.09.2026 r., będą zobowiązane podać dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń.

W pozostałych przypadkach osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG mają obowiązek założenia adresu do e-Doręczeń do 01.10.2026 r.

W przypadku problemów lub pytań związanych z korzystaniem z e-Doręczeń zachęcamy do kontaktu z autorami.

Autor: Magdalena Kordas

MANAGER | RADCA PRAWNY | OW LEGAL magdalena.kordas@olesinski.com Więcej

Autor: Aleksy Zięba

ASSOCIATE aleksy.zieba@olesinski.com