01 mar Chiny przystąpiły do Konwencji haskiej o Apostille
Po wielu latach oczekiwań Chiny przystąpiły do Konwencji haskiej o Apostille. To dobra wiadomość zarówno dla przedsiębiorców chińskich działających w Polsce, jak i polskich działających w Chinach. Jak przystąpienie Chin do konwencji ułatwi prowadzenie biznesu przedsiębiorcom z obu tych państw? Odpowiadamy.
Czym jest Konwencja haska o Apostille?
Konwencja haska o Apostille powstała w 1961 r. dla ułatwienia procesu weryfikacji autentyczności dokumentów sporządzonych w innym państwie. Taka weryfikacja w kontekście działalności gospodarczej jest często konieczna dla potwierdzenia pochodzenia dokumentów od osób pod nimi podpisanych. Ma to minimalizować powstanie potencjalnego ryzyka posłużenia się niewłaściwymi lub nieautentycznymi dokumentami w obrocie.
Konwencja została przygotowana przez Haską Konferencję Prawa Prywatnego Międzynarodowego. Od momentu jej sporządzenia ratyfikowały ją już 125 państwa, a wśród nich Polska i niedawno Chiny. W związku z niedawnym wejściem w życie konwencji, właściwe jednostki organizacyjne lokalnych chińskich rządów ludowych już zaczęły wystawiać dokumenty Apostille.
W jaki sposób dotychczasowo odbywała się procedura legalizacji chińskich dokumentów w Polsce i polskich w Chinach?
Do momentu wejścia w życie konwencji, procedura legalizacji, czyli przyznania mocy prawnej zagranicznym dokumentom, odbywała się w Chinach w sposób dwuetapowy. Dla jej przejścia konieczne było:
- Przedstawienie sporządzonego dokumentu (np. umowy) w lokalnym Biurze Współpracy Międzynarodowej Lokalnego Prowincjonalnego Rządu Ludowego (z ang. Foreign Affairs Office of Provincial People’s Government, FAO) lub w Departamencie Legalizacji chińskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych w celu dokonania tzw. superlegalizacji.
- Przedstawienie superlegalizowanego dokumentu do legalizacji Konsulowi RP w Chinach w jednej z polskich placówek konsularnych w ChRL (Pekin, Szanghaj, Kanton (Guangzhou), Chengdu). Dokument ten mógł być sporządzony w języku polskim, angielskim lub chińskim.
Niektóre czynności związane z przygotowaniem dokumentów w Chinach mogły (i po wejściu w życie konwencji nadal mogą) również zostać dokonane bezpośrednio przed polskim konsulem, co również usprawnia możliwość wykorzystania takiego dokumentu w Polsce. Takie dokumenty nie muszą być już dodatkowo legalizowane i mogą być bezpośrednio przedkładane w urzędach w Polsce (ma to szczególne znaczenie praktyczne, ponieważ unikamy długiej i biurokratycznej drogi legalizacji).
Dłużej, bo czteroetapowo przedstawiała się sytuacja w kontekście wykorzystywania w Chinach dokumentów sporządzonych w Polsce. Dla przykładu, ścieżka legalizacji polskiego dokumentu w formie aktu notarialnego kształtowała się następująco::
- Uzyskanie poświadczenia dokumentu przez polski sąd okręgowy właściwy miejscowo dla siedziby notariusza, który sporządził akt notarialny.
- Złożenie wniosku o legalizację (superlegalizację) dokumentu do Referatu ds. Legalizacji MSZ w Warszawie przy wykorzystaniu formularza opublikowanego na stronie rządowej.
- Przedstawienie dokumentu do legalizacji w Ambasadzie Chin (w praktyce: w Chińskim Centrum Wizowym w Warszawie).
- Przysięgłe przetłumaczenie dokumentu na język chiński.
Jakie ułatwienia wprowadziła konwencja?
Zgodnie z zapisami konwencji zalegalizowanie dokumentu – zarówno w Polsce, jak i w Chinach – stało się o wiele prostsze i przede wszystkim tańsze.
Dla uzyskania legalizacji dokumentu wystarczające jest obecnie zwrócenie się do właściwych krajowych organów lub instytucji – pominięta została zatem konieczność angażowania polskiego konsula lub Chińskiej Ambasady w Polsce.
Konwencja haska o Apostille znacznie skróciła czas oczekiwania na posłużenie się zagranicznym dokumentem i umożliwiła posłużenie się nim ponosząc niższe koszty. Zgodnie z tabelą opłat ustaloną dla polskich konsulatów w Chinach koszt legalizacji jednego dokumentu wynosił 221 yuanów, czyli około 110 zł, zgodnie zaś z tabelą ustaloną przez Chińskie Centrum Wizowe – 446 zł. Obecnie, za legalizację dokumentu przy wykorzystaniu procedury opartej na Konwencji o Apostille w Polsce zapłacimy 60 zł, zaś w Chinach 100 yuanów (ok. 55 zł)[1].
W jakich sytuacjach skorzystanie z klauzuli apostille będzie przydatne?
Skorzystanie z szybkiej legalizacji dokumentów zagranicznych umożliwi sprawną realizację tych obowiązków, które wymagają złożenia określonych dokumentów przed polskimi lub chińskimi organami lub sądami. Dzięki procedurze konwencyjnej zagraniczna spółka o wiele szybciej wykaże istnienie swoich wspólników, co umożliwi jej założenie spółki w Polsce lub w Chinach lub otworzenie konta w banku. Dla przedsiębiorców chińskich uproszczeniem będzie z pewnością możliwość nabycia lub zbycia udziałów spółki polskiej bez konieczności stawienia się przed polskim notariuszem lub polskim konsulem w Chinach. Przedsiębiorcy polscy odczują zaś znaczącą różnicę w kosztach związanych z chińską rejestracją spółki.
W Olesiński i Wspólnicy doradzamy chińskim firmom wchodzącym na polski rynek oraz rozwijającym swoją działalność w Polsce. Wspieramy także przedsiębiorstwa planujące ekspansję na rynek chiński. Więcej znajda Państwo na naszej stronie o Asia Desk.
[1] PL: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/apostille
CN: http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/fjzms/