Co warto wiedzieć o zwolnieniach grupowych z użyciem nowych technologii?

Głośne zwolnienie grupowe z lutego 2024 r. sprawiło, że część pracowników i pracodawców zaczęła się zastanawiać nad tym, czy takie działanie jest zgodne z prawem. We wspomnianym przypadku doszło do poinformowania pracowników o rozwiązaniu stosunków pracy poprzez zawierające wypowiedzenia wiadomości e-mail i spotkanie online z pracodawcą. Grupowe zwolnienie z użyciem nowych technologii jest oczywiście możliwe. Trzeba jednak przestrzegać kilku formalnych zasad. Omówimy je wraz z dobrymi praktykami, które również warto rozważyć w takim przypadku.

Zwolnienia grupowe – od ilu osób?

O zwolnieniu grupowym mówimy, jeśli pracodawca zatrudniający minimum 20 pracowników wypowie umowę o pracę lub rozwiąże ją na podstawie porozumienia z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie 30 dni co najmniej z:

  1. 10 pracownikami, gdy zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
  2. 10% pracowników, gdy zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników,
  3. 30 pracownikami, gdy zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.

Do obliczeń w ramach powyższych przedziałów włącza się także przypadki rozwiązania stosunków pracy z inicjatywy pracodawcy na mocy porozumienia stron, jeżeli dotyczy to co najmniej 5 pracowników.

Podstawowe zasady zasady zwolnień grupowych – formalne

Jako że zwolnienia grupowe dotyczą sporej części załogi w odniesieniu do skali zatrudnienia u pracodawcy oraz następują z przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca ma w ich przypadku więcej obowiązków do wypełnienia. Ich celem jest zagwarantowanie przejrzystości procedury zwolnień. Do najważniejszych z nich należą:

  1. określone ustawowo terminy przeprowadzania poszczególnych kroków w ramach zwolnienia,
  2. obowiązkowe zawiadomienie urzędu pracy o przyczynach zwolnień grupowych,
  3. obowiązek współpracy ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, w tym zawarcie porozumienia, w którym określa się zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia,
  4. wskazanie kryteriów doboru pracowników do zwolnienia, jeżeli dane stanowisko zajmują w firmie inni pracownicy niż tylko zwalniani,
  5. przestrzeganie zasad w przypadku pracowników szczególnie chronionych przed rozwiązaniem stosunku pracy,
  6. obowiązkowe odprawy pieniężne dla zwalnianych pracowników,
  7. obowiązek zatrudnienia zwolnionego pracownika w razie ponownego zatrudniania pracowników w tej samej grupie zawodowej,
  8. obowiązkowe zawiadomienie urzędu pracy o zawarciu porozumienia z ZZ/przedstawicielami pracowników.

Szczegółowe wymogi formalne są również przewidziane co do treści samego wypowiedzenia. Przyczyna wskazana w dokumencie musi być prawdziwa oraz konkretna (w przypadku zwolnień grupowych, nie dotyczy zwalnianego pracownika, ale okoliczności po stronie pracodawcy). W razie redukcji zatrudnienia konieczne jest także wskazanie kryteriów doboru pracowników do zwolnienia.

Spełnienie powyższych oraz pozostałych przewidzianych przez przepisy wymogów jest konieczne. Nie zależy to ani od formy sporządzonego wypowiedzenia umowy z konkretnym pracownikiem (pisemna bądź elektroniczna), ani sposobu poinformowania pracownika o wypowiedzeniu.

Zdalne informowanie o wypowiedzeniu

Doręczanie pracownikom wypowiedzeń umów o pracę za pośrednictwem narzędzi elektronicznych stało się bardziej powszechne od czasów pandemii COVID-19. Dopuszczalność rozwiązywania stosunków pracy w tym trybie nie jest kwestionowana.

Taka forma wydaje się szczególnie atrakcyjna w przypadku zwolnień grupowych, kiedy pracodawca wypowiada umowy większej liczbie pracowników z jednakowej przyczyny. Doręczenie dokumentów online jest w końcu znacznie szybsze. Dla pracodawców taka forma może być również łatwiejsza z uwagi na mniejszą bezpośredniość kontaktu ze zwalnianym pracownikiem, a takżebardziej praktyczna z uwagi na coraz powszechniejszą pracę zdalną.

Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawców obowiązku przeprowadzenia ze zwalnianym pracownikiem indywidualnej rozmowy. Wypowiedzenie nie musi być osobiście wręczone wraz z szerokim omówieniem okoliczności, które zadecydowały o rozwiązaniu stosunku pracy.

Także w przypadku zwolnień grupowych, przepisy nie przewidują konieczności przeprowadzenia indywidualnej rozmowy z każdym zwalnianym pracownikiem. Jeżeli tylko wymogi formalne w zakresie procedury zwolnień grupowych, a także treści, formy oraz zasad doręczenia wypowiedzeń zostaną spełnione – sama informacja o rozwiązaniu może zostać przekazana podczas zbiorowego spotkania online. Dla pracowników taka formuła może być wręcz bardziej przejrzysta – skoro przyczyna zwolnienia dotyczy pracodawcy i jest wspólna dla wszystkich zwalnianych, zbiorczy komunikat zapewnia spójność i jednolite uzasadnienie przyczyny rozwiązania umowy o pracę, a także odpowiedzi na dodatkowe pytania pracowników.

Dodatkowa, indywidualna rozmowa jest jednak czynnikiem, który pozwala czasem nieco ograniczyć ryzyko odwołania się pracownika do sądu pracy od otrzymanego wypowiedzenia. Często daje szansę na wyjaśnienie wątpliwości dotyczących przyczyn zwolnienia a w przypadku zwolnień grupowych może ułatwić wyjaśnienie kryteriów doboru danego pracownika do zwolnienia.

Kluczowe korzyści zdalnego informowania o wypowiedzeniu umowy o pracę - dla pracodawcy

Jakie wymogi powinno spełniać wypowiedzenie w formie elektronicznej?

Tak jak w przypadku zwolnień indywidualnych, pracodawcy, niezależnie od samej treści wypowiedzenia, powinni zwrócić szczególną uwagę na dopełnienie wymogów w zakresie formy wręczanego dokumentu. W przypadku formy elektronicznej są to między innymi:

  1. podpisanie wypowiedzenia zgodnie z zasadami reprezentacji u pracodawcy lub przez należycie upoważnioną osobę,
  2. podpisanie wypowiedzenia za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (spełniającego wymogi przepisów, co nie jest oczywiste w przypadku części dostępnych na rynku podpisów),
  3. skuteczne doręczenie pracownikowi dokumentu elektronicznego, najczęściej w formie wiadomości e-mail wysłanej na właściwy adres. 

O czym pamiętać planując spotkanie derekrutacyjne online?

Planując spotkanie, podczas którego pracownicy zostaną poinformowani o rozwiązaniu z nimi stosunków pracy, warto trzymać się kilku zasad. Dzięki nim proces będzie skuteczny, zgodny z prawem oraz przeprowadzony z szacunkiem dla zwalnianych. Do wymogów bądź dobrych praktyk w tym zakresie należą m.in.:

  1. przeprowadzenie spotkania w godzinach pracy zwalnianych pracowników i w dniu, w którym pracownik pracował lub był do dyspozycji pracodawcy (wymóg formalny),
  2. krótkie omówienie przyczyn przeprowadzania zwolnień grupowych, w tym wskazanie, że następują one z przyczyn niedotyczących pracowników,
  3. zapewnienie, że pracodawca przeprowadza zwolnienia grupowe z zachowaniem przewidzianej przez przepisy procedury, jak również wypłaci należne pracownikom odprawy,
  4. wysyłka wiadomości zawierających wypowiedzenia podczas trwania spotkania,
  5. do rozważenia także przeznaczenie czasu na możliwość zadawania pytań przez pracowników, co może pozwolić na ograniczenie ryzyka odwołania się od wypowiedzeń do sądu pracy.

Powyższe informacje obejmują jedynie część kluczowych zagadnień. Procedura zwolnień grupowych jest uregulowana bardzo szczegółowo oraz jest zależna od okoliczności danego przypadku. Jeśli więc potrzebują Państwo wsparcia w zakresie przeprowadzenia zwolnień grupowych lub indywidualnych, w sposób tradycyjny lub online – jesteśmy do dyspozycji.

Autor: Agnieszka Szary

SENIOR ASSOCIATE | RADCA PRAWNY | OW LEGAL agnieszka.szary@olesinski.com