Co warto wiedzieć o AI w HR i nowelizacji ustawy o związkach zawodowych?

Coraz częstsze przypadki wdrożeń systemów AI w HR – ale nie tylko – budzą obawy pracowników i związków zawodowych. Mnóstwo jest niepokoju o „odbieranie pracy” ludziom przez sztuczną inteligencję. Pracodawcy mierzą się przez to z kolejnymi wyzwaniami. Z jednej strony mowa m.in. o konieczności odpowiedzi na liczne pytania zaniepokojonych pracowników. A z drugiej – z potrzebą dostosowania funkcjonowania firmy do przepisów, które regulują wdrażanie i działanie sztucznej inteligencji w przedsiębiorstwie. Najważniejsze informacje w tym temacie – z perspektywy biznesu -podsumowaliśmy poniżej.

Nowelizacja ustawy o związkach zawodowych

Dlaczego ten temat właśnie teraz zyskał na znaczeniu? Ponieważ w czerwcu tego roku do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o związkach zawodowych[1]. Ma on umożliwić organizacjom związkowym uzyskanie od pracodawcy informacji o “parametrach, zasadach i instrukcjach, na których opierają się algorytmy lub systemy sztucznej inteligencji, które mają wpływ na podejmowanie decyzji”. Chodzi przy tym o decyzje oddziałujące na warunki pracy i płacy, na dostęp do zatrudnienia i jego utrzymanie. Mowa w tym również o tych, które są podejmowane wskutek profilowania pracowników.

Proponowane przepisy mają odpowiedzieć na ryzyka płynące z AI w HR – w tym w szczególności z nadzorowania pracy ludzkiej przez sztuczną inteligencję. Nie są one jednak pozbawione wad, a te dotyczą m.in.:

  • posługiwania się nieprecyzyjną terminologią AI (niespójną z tą stosowaną w unijnych aktach prawnych – co może skutkować wątpliwościami interpretacyjnymi na etapie dostosowywania się przez przedsiębiorców do wymogów nowego prawa),
  • nieuwzględnienie zjawiska nieprzejrzystości sztucznej inteligencji, tzw. black box (które w praktyce utrudnia pracodawcy wyjawianie zasad algorytmicznego zarządzania w obszarze HR),
  • uzasadnionych obaw o ujawnienie tajemnic przedsiębiorstwa, informacji chronionych prawami własności intelektualnej pracodawcy lub innych wrażliwych danych biznesowych.

Dotychczasowe przepisy i odpowiedzialność karna

Aktualnie obowiązująca treści ustawy o związkach zawodowych już dzisiaj teoretycznie pozwala organizacjom związkowym żądać informacji od pracodawcy w zakresie wykorzystania AI w HR. Chodzi oczywiście o sytuacje, gdy sztuczna inteligencja stosowana jest wobec pracowników. Jest to jednak tylko jedna z jej interpretacji.

Trzeba przy tym pamiętać, że niewypełnienie obowiązków względem związków zawodowych może wiązać się z odpowiedzialnością (zapłatą grzywny albo karą ograniczenia wolności). Z tego względu kluczowe pozostaje monitorowanie przebiegu procesu legislacyjnego nad projektem ustawy.

AI w HR – nie zapominajmy o przepisach unijnych

Niezależnie od losów krajowej nowelizacji trzeba pamiętać, że istnieją również unijne przepisy zobowiązujące pracodawcę do wyjawiania informacji o wykorzystywaniu sztucznej inteligencji względem pracowników. Stosowanie systemów AI w HR wchodzi w zakres zastosowania unijnego Aktu w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act)[2]. Ta kompleksowa regulacja odnosi się również do dostępu do informacji o sposobie funkcjonowania takich systemów w firmie.

Systemy AI wysokiego ryzyka

Zastosowania budzące największy niepokój wśród pracowników i związków zawodowych są regulowane jako systemy AI wysokiego ryzyka. Chodzi o te systemy, które wykorzystywane są do:

  • ewaluacji CV w toku rekrutacji,
  • podejmowania decyzji wpływających na warunki pracy, np. o przydzielaniu zadań pracownikom, awansie lub rozwiązaniu stosunku pracy,
  • monitorowania lub oceny wydajności i zachowania pracowników.

Wynika to z faktu, że mogą one w znacznym stopniu wpływać na przyszłe perspektywy zawodowe, źródła utrzymania pracowników oraz ich prawa pracownicze.

Systemy AI wysokiego ryzyka - AI w HR

Obowiązki pracodawców korzystających z systemów AI wysokiego ryzyka

W konsekwencji Akt w sprawie sztucznej inteligencji wprowadza dla dostawców rozwiązań AI kolejne obowiązki. Dotyczą one przejrzystości systemów AI w HR oraz udostępniania szeregu informacji podmiotom stosującym te systemy w praktyce. Pracodawca może podlegać tym obowiązkom, jeżeli sam opracował tego typu system lub gdy zlecił jego opracowanie na zewnątrz.

Jeśli pracodawca stosuje system wysokiego ryzyka w obszarze HR, to musi powiadomić o tym pracowników, których to dotyczy, oraz ich przedstawicieli. A to z kolei musi się odbyć zgodnie z wytycznymi, zaprezentowanymi na grafice poniżej.

Informowanie pracowników i ich przedstawicieli

Akt w sprawie sztucznej inteligencji przyznaje również indywidualne prawo każdego pracownika do uzyskania od pracodawcy jasnego i merytorycznego wyjaśnienia roli systemów AI w procedurze podejmowania decyzji kadrowej. Dotyczy to jednak tylko sytuacji, gdy taka decyzja wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób oddziałuje na tę osobę na tyle znacząco, że uważa ona, iż ma to niepożądany wpływ na jej zdrowie, bezpieczeństwo lub prawa podstawowe.

Akt w sprawie sztucznej inteligencji nie wszedł jeszcze w życie, ale jego naturalnym „przedłużeniem” w omawianym zakresie jest (obowiązujący od lat) krajowy przepis art. 28 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych. W naszej ocenie – dzięki szerokiemu zakresowi zastosowania – może on być już dzisiaj wykorzystywany przez organizacje związkowe do żądania informacji o funkcjonowaniu systemów AI w przedsiębiorstwie i ich wpływie na politykę kadrową lub ewaluację efektywności pracy.

A co z innymi przepisami?

Motywy AI Act wskazują, że prawodawca europejski chciał zapewnić, aby zharmonizowane przepisy dotyczące AI ułatwiały skuteczną realizację ochrony danych osobowych. Bezsprzecznie zatem AI Act odsyła w tym miejscu do przepisów RODO.

Ochrona pracowników jest w analizowanym zakresie wzmacniana przede wszystkim przez art. 22 RODO. A ten mówi o tym, że podmiot danych ma prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych (w tym profilowaniu), o ile wywołuje to wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa. Przepis może znaleźć zastosowanie do wspomnianych przypadków, gdy praca w przedsiębiorstwie jest nadzorowana przez AI.

Wyjątki od zakazu

Wspomniany artykuł przewiduje wyjątki od przedstawionego zakazu. Bez nich zakazywałby m.in. decydowania o awansach pracowniczych w wyniku wykorzystywania AI w HR. Obowiązkiem pracodawcy jest jednak ustalenie odpowiedniej podstawy prawnej dla zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec pracowników oraz wdrożenie właściwego katalogu środków ochrony praw i interesów pracownika. Mowa tu o:

  • poinformowaniu pracownika o byciu podmiotem zautomatyzowanego procesu podejmowania decyzji przy wykorzystaniu AI – w tym w odniesieniu do decyzji kadrowych,
  • zapewnieniu pracownikowi realizacji prawa do uzyskania interwencji ludzkiej przy podejmowaniu wobec niego decyzji,
  • umożliwieniu pracownikowi wyrażenia własnego zdania,
  • wyjaśnieniu zapadłej decyzji,
  • opracowaniu procedury jej kwestionowania.
AI w HR a RODO

Wdrożenie i wykorzystywanie AI w HR wymaga przygotowania

Pomimo funkcjonowania w polskim i unijnym porządku prawnym przepisów regulujących prawa pracownicze w przypadku stosowania AI w HR, pracodawcy nie mają przed sobą prostego zadania. Samodzielne odkodowanie pełnego obrazu regulacji prawnych w tym zakresie nie jest łatwe.

Chętnie wesprzemy Państwa w procesie zapewniania zgodności wdrożeń AI w HR – ale nie tylko w tym obszarze. Zadbamy o to, nie zapominając o nadchodzących nowelizacjach. Mowa tutaj nie tylko o omówionym projekcie zmiany ustawy o związkach zawodowych, ale także o będącej na ostatniej prostej unijnej dyrektywie w sprawie poprawy warunków pracy za pośrednictwem platform internetowych.

W kwietniu 2024 r. jej treść przyjął Parlament Europejski, teraz czekamy tylko na sfinalizowanie procesu legislacyjnego. Państwa członkowskie będą miały dwa lata na wprowadzenie nowych przepisów. Wśród nich znajdą się m.in. obowiązki dotyczące przejrzystości przy wykorzystywaniu sztucznej inteligencji w miejscu pracy.

Jeśli potrzebują Państwo pomocy lub mają pytania do tematu AI w HR lub innego, związanego ze sztuczną inteligencją – zachęcamy do kontaktu.

Zapis na Nawigator HR

[1] Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2022 poz. 854)

[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ustanowienia zharmonizowanych przepisów dotyczących sztucznej inteligencji oraz zmiany rozporządzeń (WE) nr 300/2008, (UE) nr 167/2013, (UE) nr 168/2013, (UE) 2018/858, (UE) 2018/1139 i (UE) 2019/2144 oraz dyrektyw 2014/90/UE, (UE) 2016/797 i (UE) 2020/1828 (akt w sprawie sztucznej inteligencji) w wersji przyjętej w dniu 14 maja 2024 r., 2021/0106(COD), PE-CONS 24/24

Autor: Maria Dymitruk

COUNSEL | RADCA PRAWNY | OW LEGAL maria.dymitruk@olesinski.com

Autor: Jakub Jurowicz

ASSOCIATE | OW LEGAL jakub.jurowicz@olesinski.com