15 sty Plan działań i analiza stanu BHP w firmie na 2024 r.

Bezpieczeństwo i higiena pracy to nie tylko gaszenie pożarów, ale także długoterminowe zadania i realizacja obowiązków wynikających z przepisów. Dlatego na początku roku warto dokonać analizy stanu BHP w firmie i opracować skoordynowany plan działania. W takim projekcie ważną rolę pełni dział HR.

Krok pierwszy: zapisz w kalendarzu ważne terminy związane z BHP

15 stycznia 2024 r. – przedłożenie do  właściwego  okręgowego inspektora pracy  informacji o występujących w zakładzie pracy substancji, mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym.

31 stycznia 2024 r. – przedłożenie do ZUS sprawozdania dotyczącego wypadków przy pracy na formularzu ZUS IWA.

15 lutego 2024 r. – ostateczny termin na złożenie sprawozdania o warunkach pracy Z-10 do Głównego Urzędu Statystycznego (sprawozdanie przekazują podmioty, w których pracownicy wykonują pracę w warunkach zagrożenia czynnikami szkodliwymi i niebezpiecznym dla zdrowia oraz wszystkie podmioty wytypowane do przekazania tego typu informacji).

15 lutego 2024 r. – przedłożenie do właściwego wojewódzkiego inspektora sanitarnego informacji o ilościach wykorzystywanych lub dostarczanych do zakładu produktów będących prekursorami narkotyków kat. 2 lub 3.

28 lutego 2024 r. – przedłożenie do wojewódzkiego inspektora transportu drogowego sprawozdania ADR, czyli rocznego sprawozdania z działalności w zakresie przewozu towarów niebezpiecznych oraz czynności z nim związanych za 2023 rok (dla zakładu, który jest uczestnikiem takiego przewozu).

Kalendarz terminów związanych z BHP na 2024 r. – zapisz lub wydrukuj, aby mieć zawsze pod ręką. Pobierz plik >

Od czego zacząć planowanie działań BHP w firmie?

Aktualizacja danych w rejestrach

Nowy rok warto zacząć od uzupełnienia i zamknięcia wszystkich rejestrów za poprzedni rok, m.in. rejestru wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych. Większość z tych rejestrów zaktualizuje służba BHP, często we współpracy z innymi działami w firmie. Natomiast do działu HR będzie należała weryfikacja rejestru zaświadczeń lekarskich o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy, a często też rejestru szkoleń w dziedzinie BHP.

Aktualizacja danych w rejestrach jest ważna, ponieważ umożliwi przekazanie odpowiednich danych potrzebnych do sporządzenia sprawozdania ZUS IWA oraz Z-10. Pozwoli też na przygotowanie się do przeprowadzenia analizy stanu BHP w firmie.

Analiza stanu BHP w firmie

Kolejną kwestią, którą warto zaplanować już na styczeń jest przeprowadzenie analizy stanu BHP w firmie. Obowiązek ten należy do służby BHP, która co najmniej raz w roku musi przygotować i przedstawić pracodawcy okresowe analizy stanu BHP.

Analiza powinna zawierać propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych, które będą zapobiegać zagrożeniu życia i zdrowia pracowników oraz poprawią warunki pracy. Przepisy nie narzucają terminu na sporządzenie takiej analizy, ustala go pracodawca lub służba BHP.

Do sporządzenia analizy stanu BHP warto przystąpić od razu po aktualizacji wyżej wymienionych rejestrów. Zebranie wszystkich danych, ich analiza i w końcu przedłożenie wraz z rekomendacjami przedsięwzięć zarządowi firmy trwa klika dni, tygodni, a nawet miesięcy (w zależności od wielkości firmy, zagrożeń w niej występujących, liczby wypadków przy pracy itd.).

Pomiary czynników szkodliwych i uciążliwych

Początek roku to również dobry moment na zaplanowanie pomiarów czynników szkodliwych i/lub uciążliwych w środowisku pracy, tak aby dotrzymać terminów na ich przeprowadzenie wynikających z przepisów.

Powołanie komisji BHP

Jeśli pracodawca zatrudnia więcej niż 250 pracowników, to w zakładzie pracy powinna zostać powołana komisja BHP. Komisja powinna zbierać się raz na kwartał, aby analizować stan BHP w firmie. Już na początku roku warto zaplanować przynajmniej pierwsze spotkanie – a najlepiej od razu harmonogram czterech spotkań na cały rok.

Działania BHP w ciągu roku

Na kolejne miesiące warto zaplanować działania, które poprawią stan BHP w firmie. To, czym warto się zająć wyniknie m.in. z analizy stanu BHP przeprowadzonej przez służbę BHP, wyników pomiarów środowiska pracy, a także z ewentualnych zmian w przepisach prawa pracy i BHP, które warto monitorować na bieżąco.

Więcej o planie kontroli PIP na 2024 r. pisaliśmy w artykule „Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała plan działań na rok 2024”.

Standardowe działania podejmowane w obszarze BHP w ciągu roku to m.in. aktualizacja oceny ryzyka zawodowego, wewnętrznych wykazów i procedur, instrukcji BHP, skierowań na badania profilaktyczne dla pracowników. Działania te, w zależności od specyfiki funkcjonowania firmy, będą wykonywać nie tylko pracownicy BHP, ale także pracownicy działu HR czy pracownicy innych działów np. przełożeni.

Plan BHP na drugą połowę roku

Od czerwca do sierpnia, kiedy w firmie jest nieco „luźniej” z uwagi na sezon urlopowy, warto zaplanować „półroczny” przegląd BHP. W jego ramach kluczowe jest podsumowanie dotychczas podjętych działań i inicjatyw. Podczas przeglądu zalecamy kontrolę stanu BHP w firmie i gruntowną weryfikację nieaktualizowanej w ciągu roku dokumentacji BHP, a w tym:

• regulaminu pracy wraz z załącznikami (m.in. weryfikacja wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i karmiących dziecko piersią, kwestii dotyczących młodocianych),
• instrukcji BHP ogólnych i szczegółowych,
• prowadzonych rejestrów i wykazów,
• ocen ryzyka zawodowego,
• przeglądów technicznych maszyn i urządzeń,
• kart szkoleń BHP i zaświadczeń lekarskich o braku przeciwwskazań do pracy,
• umów i zasad współpracy z firmami zewnętrznymi, które świadczą usługi na terenie zakładu pracy.

Zadania BHP, szczególnie te o charakterze promocyjnym i szkoleniowym, można skoordynować z ważnymi datami:

Okolice powyższych dat to dobry moment na różnego rodzaju akcje i wydarzenia promujące bezpieczeństwo i ergonomię w miejscu pracy, a także szeroko pojęty wellbeing pracowników (np. konsultacje z psychologiem, fizjoterapeutą czy edukacja żywieniowa).

Z kolei grudzień to dobry moment na zaplanowanie budżetu na kolejny rok. Można w nim zawrzeć środki m.in. na większe inwestycje mające poprawić bezpieczeństwo w miejscu pracy i szkolenia zewnętrze i wewnętrzne w dziedzinie BHP.

Nie wszystko da się zaplanować

Pamiętaj, że nie wszystkie działania BHP da się zaplanować. W ciągu roku mogą wystąpić zdarzenia nagłe, które będą wymagały podejmowania dodatkowych, często natychmiastowych działań. Należą do nich przede wszystkim wypadki przy pracy oraz kontrole różnych organów, w tym PIP. Korekta harmonogramu zaplanowanego na dany rok może być nieunikniona.

Wspieramy działy HR w zakresie planowania i realizacji założonych celów związanych z obszarem bezpieczeństwa i higieny pracy – zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem.