Miesiąc z e-KRS – praktyczne wskazówki dotyczące funkcjonowania systemu

Już od nieco ponad miesiąca (01.07.2021) wszystkie wnioski o wpis i zmianę wpisu w KRS są przesyłane drogą elektroniczną, przy pomocy Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Czy zmiana usprawniła przygotowywanie wniosków do KRS oraz działanie sądów rejestrowych? O czym należy pamiętać i na co warto zwrócić uwagę przygotowując elektroniczny wniosek do rejestru przedsiębiorców?

Prostsze uzupełnianie wniosków

Wypełnianie wniosku jest bardzo intuicyjne. W zależności od rodzaju wniosku, system krok po kroku wskazuje na niezbędne elementy elektronicznego formularza i automatycznie podpowiada dalsze działania, w tym pola, które w danym kroku należy uzupełnić. Po wypełnieniu wniosku istnieje możliwość sprawdzenia jego poprawności – system umożliwia taką funkcjonalność i podpowiada automatycznie, które pola należy uzupełnić lub poprawić.

Problematyczne załączniki?

Załączniki inne niż akty notarialne powinny zostać dołączone do wniosku w oryginałach (dokumenty elektroniczne oryginalnie podpisane odpowiednim podpisem elektronicznym) albo poświadczonych przez notariusza lub profesjonalnego pełnomocnika kopiach (skanach dokumentów papierowych). Konieczne jest więc odpowiednie przygotowanie plików do załączenia. Jeżeli składamy skany niepoświadczone, konieczne będzie wysłanie do sądu wersji papierowych tych dokumentów w oryginałach.

Od strony technicznej warto zwrócić uwagę na ilość znaków w nazwach plików, które załączamy do wniosku – system ogranicza nazwę pliku do 50 znaków. Ponadto, po załadowaniu plików do systemu nie ma możliwości podglądu pliku, stąd ważne jest, aby wcześniej np. odpowiednio oznaczyć pliki, które chcemy załączyć do wniosku, aby ograniczyć ryzyko pomyłki lub ewentualnych braków.

W przypadku aktów notarialnych, które zostały wprowadzone do Centralnego Repozytorium Elektronicznych Aktów Notarialnych, nie jest konieczne ich dołączanie w formie skanu. Wystarczy wskazanie numeru aktu w repozytorium – system automatycznie pobierze z niego odpowiedni dokument.

Elektroniczne podpisywanie i opłacanie

Wniosek może zostać podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji, jak również przez ustanowionego w sprawie pełnomocnika. Wymagane jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (ePUAP) lub podpisu osobistego.

Usprawniono również proces opłat, które obecnie można uiścić bezpośrednio w systemie w formie płatności online. Pozostawiono również opcję załączenia potwierdzenia przelewu.

E-postanowienie o wpisie i e-czytelnia akt

Po pozytywnym rozpoznaniu wniosku, sąd rejestrowy standardowo wydaje postanowienie i dokonuje odpowiedniego wpisu. Korespondencja sądowa jest opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym i jest doręczana bezpośrednio w systemie.

Należy także pamiętać, że każdy dokument załączony do wniosku, po wpisie do KRS będzie widoczny w elektronicznym repozytorium akt rejestrowych, gdzie każdy ma możliwość przeglądania akt rejestrowych online.

Zmiana na lepsze?

W perspektywie e-postępowanie rejestrowe powinno usprawnić funkcjonowanie sądów oraz skrócić oczekiwanie na wpis. Wymagać to jednak będzie także przyzwyczajenia się i wyrobienia pewnych nawyków u użytkowników systemu, tak by ograniczyć ewentualne proste błędy techniczne. Na tym etapie, czas przygotowania wniosków oraz terminy oczekiwania na wpis są podobne do tych sprzed elektronizacji postępowań rejestrowych.

Zachęcamy również do zapoznania się z artykułem na naszym blogu, w którym przedstawialiśmy 5 najważniejszych informacji o e-postępowaniu rejestrowym.

Autor: Paulina Szewc

SENIOR ASSOCIATE RADCA PRAWNY paulina.szewc@olesinski.com Więcej

Autor: Magda Wielgus-Mosur

ASSOCIATE DZIAŁ PRAWNY magda.wielgus-mosur@olesinski.com