03 lis Jak działać z nowym KSH? 9 najczęstszych, praktycznych pytań o funkcjonowanie rad nadzorczych
Nowy kodeks spółek handlowych wszedł w życie 13 października. To, co u przedsiębiorców budzi najwięcej trudności to odpowiedź na pytanie, jak na nowo ułożyć ład korporacyjny w spółce. Skoro rada nadzorcza może powołać doradcę, zawrzeć z nim umowę, prosić o dostęp do informacji (już nie tylko zarząd, ale i pracowników, dostawców, zleceniobiorców), to rodzi się szereg pytań natury praktycznej. Wybraliśmy te, które najczęściej zadają nam klienci i odpowiadamy na nie poniżej.
Rada nadzorcza – uprawnienia i obowiązki
1. Czy powstał teraz obowiązek powołania w spółkach z o.o. rady nadzorczej?
Nie, nie jest to konieczne. Istnienie rady nadzorczej w spółce z o.o. ma zasadniczo charakter fakultatywny, a staje się obowiązkowe tylko w przypadku, kiedy kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 tys. złotych oraz spółka ma więcej niż dwudziestu pięciu wspólników – czyli nic w tym zakresie nie zmieniło się[1].
2. Jak zgodnie ze znowelizowanym KSH zmieni się rola rady nadzorczej?
Nowelizacja istotnie wzmacnia kompetencje kontrolne rady nadzorczej. Przede wszystkim przyznaje jej prawo żądania udostępnienia określonych informacji dotyczących spółki od jej personelu – pod rygorem odpowiedzialności karnej. Wyposaża również radę w istotne narzędzie, jakim jest możliwość zaangażowania przez nią profesjonalnego doradcy w sytuacjach, w których niezbędne jest pozyskanie informacji eksperckich. W spółkach akcyjnych rola rady nadzorczej zostanie ponadto wzmocniona poprzez nowy obowiązek zarządów, które muszą regularnie składać radzie raport o stanie spółki.
Jednocześnie omawiane przepisy nakładają na radę nadzorczą dwa istotne obowiązki. Po pierwsze, oprócz dotychczasowych obowiązków sprawozdawczych, rada będzie musiała przygotować i przedłożyć zgromadzeniu wspólników (lub WZA) roczne sprawozdanie ze swojej działalności. Jest to dokument o podobnej funkcji, co sprawozdanie zarządu z działalności spółki, lecz mniej sformalizowany. Po drugie, od 13 października rada nadzorcza odpowiada za zaangażowanie biegłego rewidenta do udziału w posiedzeniu rady, na którym rozpatrywane będzie roczne sprawozdanie finansowe spółki (o ile, zgodnie z przepisami, sprawozdanie to podlegać będzie obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta[2]).
Kompetencje kontrolne rady nadzorczej – żądanie informacji dotyczących spółki
3. Od jakich podmiotów w spółce kapitałowej rada nadzorcza może żądać informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki?
Rada nadzorcza może kierować takie żądanie do zarządu, pracowników spółki, prokurentów oraz osób współpracujących ze spółką w sposób regularny na podstawie umowy o dzieło, zlecenie i innych umów o podobnym charakterze – czyli zasadniczo całego personelu spółki. Może również domagać się udzielenia informacji dotyczących spółek zależnych i powiązanych – oczywiście, o ile adresat żądania takie informacje posiada. Jednocześnie rada nadzorcza nie ma ustawowych podstaw, aby analogiczne żądanie kierować bezpośrednio wobec personelu spółek zależnych lub powiązanych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy mamy do czynienia z formalnie utworzoną grupą spółek (na nowych zasadach). Wówczas rada nadzorcza może żądać od zarządu spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek udostępnienia ksiąg i dokumentów oraz udzielenia informacji, ale jedynie w celu sprawowania nadzoru nad realizacją interesu grupy spółek przez spółkę zależną[3].
4. Czy możemy ograniczyć lub wyłączyć w umowie naszej spółki kompetencje rady nadzorczej do żądania informacji dotyczących spółki?
Nie, nie jest możliwe ograniczenie kompetencji rady nadzorczych do żądania informacji dotyczących spółki. Takie postanowienie nie może się pojawić w umowie spółki, ani w statucie[4].
Wyjątkiem jest prosta spółka akcyjna – w art. 300[71] par. 2 k.s.h. przewidziano możliwość wyłączenia lub ograniczenia dodatkowego uprawnienia w zakresie żądania przedstawienia radzie nadzorczej na najbliższym posiedzeniu określonych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień poszczególnym członkom rady nadzorczej.
5. Czy za niedopełnienie obowiązków informacyjnych wobec rady nadzorczej grozi odpowiedzialność karna?
Tak, odpowiedzialność karna grozi za nieprzekazanie radzie nadzorczej żądanych danych w terminie, przekazanie ich niezgodnie ze stanem faktycznym oraz za zatajenie danych wpływających w istotny sposób na ich treść. Przewidziana kara to grzywna w wysokości od 20 tys. do 50 tys. złotych albo kara ograniczenia wolności[5]. W przypadku działania nieumyślnego, kara grzywny wyniesie od 6 tys. do 20 tys. złotych. Powyższa odpowiedzialność dotyczy również członków organów spółki.
Przykładowo, jeśli zarząd nie przekaże radzie lub powołanemu przez radę doradcy[6] wymaganych danych bądź podane dane nie będą zgodne ze stanem faktycznym, członkowie zarządu mogą odpowiadać karnie. Wyjątek dotyczy braku raportowania radzie nadzorczej w spółce akcyjnej na podstawie art. 380[1] k.s.h. (przy czym przypadki przekazania fałszywych danych są objęte odpowiedzialnością karną)[7].
Powyższe czyny ścigane są z urzędu. Oznacza to, że zainicjowanie postępowania karnego nie wymaga złożenia wniosku przez spółkę/radę nadzorczą.
Uwaga: kolejną, bardzo dotkliwą konsekwencją, w przypadku niedopełnienia obowiązków informacyjnych względem rady nadzorczej, może być zakaz pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora albo prokurenta.
6. Co powinno zawierać roczne sprawozdanie z działalności rady nadzorczej?
Sprawozdanie z działalności rady składane jest co roku w formie pisemnej[8]. Minimalna treść sprawozdania jest określona w wymogach formalnych tylko dla rady nadzorczej w spółkach akcyjnych. Spółki z o.o. oraz proste spółki akcyjne są mniej sformalizowane, dlatego wobec nich nie przewidziano wymogów formalnych. W tym wypadku treść sprawozdania RN powinna być uwarunkowana dobrymi praktykami spółki.
6.1. Czy roczne sprawozdanie z działalności rady nadzorczej podlega rejestracji w KRS?
Nie, nie ma takiego obowiązku, tak jak w przypadku pozostałych dokumentów przygotowywanych okresowo przez radę nadzorczą.
7. Rada nadzorcza spółki z o.o. wyraziła zgodę na zawarcie umowy, która w trakcie realizacji okazała się niekorzystna dla interesów spółki. W ocenie zgromadzenia wspólników rada nadzorcza doprowadziła w ten sposób do powstania szkody w majątku spółki. Zgromadzenie wspólników planuje złożyć w imieniu spółki pozew o odszkodowanie przeciwko członkom rady nadzorczej. W jaki sposób działanie członków zarządu będzie oceniał sąd?
Dotychczas brakowało jednolitego orzecznictwa w tym zakresie. Wprowadzona w nowelizacji KSH zasada business judgement rule pozwoli rozwiać wątpliwości i ujednolicić zasady odpowiedzialności członków rady nadzorczej oraz członków zarządu (do tej pory KSH regulował tę zasadę tylko w odniesieniu do członków organów P.S.A.). Co więcej, wspomniane zasady umożliwią członkom organów spółek kapitałowych lepiej przewidzieć, jakie okoliczności zbada sąd w toku postępowania, a także pozwolą przygotować się do obrony.
Ocena sądu nie będzie uzależniona od rezultatów, a od prawidłowości trybu podejmowania decyzji. Oznacza to, że sąd sprawdzi czy:
- członkowie rady nadzorczej zachowali lojalność wobec spółki w procesie decyzyjnym – mowa tu o działaniach, które mogą zostać uznane za zgodne z wartościami firmy, takimi jak interes finansowy, dobre imię, renoma, zdolność do konkurowania na rynku.
- członkowie rady nadzorczej działali w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego – czyli w sytuacji, kiedy szansa przyniesienia korzyści spółce przewyższa ryzyko strat.
- członkowie rady nadzorczej podejmowali decyzje na podstawie adekwatnych informacji, analiz i opinii, niezbędnych na potrzeby dokonania starannej oceny.
Udzielenie pozytywnych odpowiedzi na powyższe pytania oznacza, że sąd najpewniej nie przypisze członkom rady nadzorczej winy za powstałe szkody i tym samym nie pociągnie ich do odpowiedzialności.
Powołanie doradcy rady nadzorczej
8. Czy można ograniczyć lub wyłączyć prawo rady nadzorczej do powołania doradcy i zbadania określonej sprawy na koszt spółki?
Tak – uprawnienia rady nadzorczej można zmodyfikować na poziomie statutu (umowy) we wszystkich spółkach kapitałowych. W zależności od formy prawnej będzie się to różnie odbywać.
W spółkach akcyjnych i P.S.A. prawo rady do zatrudnienia doradcy wynika wprost z przepisów. Ograniczenie lub całkowite pozbawienie możliwości powołania doradcy musi więc zostać zapisane w statucie (w przeciwnym razie rada nadzorcza będzie miała nieograniczoną możliwość korzystania z doradcy).
W spółkach z o.o. uprawnienie do powołania doradcy przez radę musi zostać zawarte w umowie spółki. Jeżeli wspólnicy nie zmienią umowy – rada domyślnie nie ma takiej możliwości.
9. Na czym może w praktyce polegać ograniczenie rady?
Rada nadzorcza może mieć ograniczony dostęp do zasobów finansowych np. poprzez wydzielenie zamkniętego budżetu rocznego/kwartalnego, z którego będzie mogła opłacić powołanego doradcę. W umowie spółki/statucie można zawrzeć upoważnienie dla zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia do wskazania takiego budżetu corocznie/kwartalnie w uchwale.
Innym ograniczeniem będzie zawężenie zakresu tematów/spraw, do których zbadania rada nadzorcza będzie mogła powołać eksperta.
Ograniczyć można także tryb wyboru doradcy poprzez sformalizowanie go – np. wprowadzić konieczność porównania minimum 3 ofert przed wyborem eksperta czy określić minimalne wymagania co do jego kompetencji/wykształcenia.
[1] art. 213 par. 2 k.s.h
[2] art. 219 par. 6 k.s.h
[3] art. 21[7] par. 1 i 2 k.s.h
[4] art. 219 par. 4 k.s.h. odnośnie sp. z o.o. oraz art. 382 par. 4 k.s.h. odnośnie S.A.
[5] art. 587[1] k.s.h.
[6] na podstawie art. 382 par. 4 i 382[1] par. 3 k.s.h. w spółce akcyjnej
[7] na podstawie art. 380[1] k.s.h. (z wyłączeniem oczywiście przypadków przedstawiania fałszywych danych, o których mowa w art. 587 k.s.h.)
[8] art. 219 par. 3 pkt 3 – sp. z o.o., art. 300[69] par. 3 pkt 3 – P.S.A., art. 382 par. 3 pkt 3 k.s.h. – S.A.
